ERP-Einführung: Der Ablauf eines ERP-Projekts
Eine ERP-Einführung ist ein komplexes Projekt, das sorgfältige Planung und klare Zielsetzungen erfordert. Typischerweise gliedert sich der Prozess in mehrere Phasen: Vorarbeit, Planung, Implementierung, Test- und Schulungsphase, Go-Live mit Intensivsupport sowie Betrieb und Wartung mit Hotline. Jede Phase hat spezifische Aufgaben und Meilensteine. Unternehmen sollten ausreichend Ressourcen für Projektmanagement, Datenmigration und Change Management einplanen. Wichtig ist die enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen ERP-Partner, der mit Best Practices und Know-How sowie Projektmanagement, Workshops, Umsetzung, Datenmigration, Training und Support unterstützt. Eine realistische Zeitplanung sowie klare Verantwortlichkeiten verhelfen zu einem optimalen Projektablauf. Sehr wichtig für den Projekterfolg ist die aktive Einbindung der zukünftigen Nutzer und die frühzeitige Klärung technischer Anforderungen.
ERP einführen: Welche typischen Ziele verfolgen Unternehmen mit ERP-Projekten?
Unternehmen verfolgen mit der Einführung eines ERP-Systems wie Microsoft Dynamics 365 Business Central vor allem das Ziel, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Ein zentrales Anliegen ist die Optimierung der Arbeitsabläufe, z. B. durch automatisierte Prozesse in Einkauf, Verkauf, Lager und Buchhaltung. Gleichzeitig wird die Datenqualität verbessert, da alle Abteilungen auf eine gemeinsame, zentrale Datenbasis zugreifen. Dies schafft eine verlässliche Grundlage für schnellere und fundierte Entscheidungen.
Ein weiteres Ziel ist die Steigerung der Transparenz, etwa durch Echtzeitauswertungen und umfassende Dashboards. Unternehmen wollen zudem die Kundenzufriedenheit erhöhen, z. B. durch schnellere Auftragsabwicklung und verbesserte Lieferkettenprozesse. Ebenso wichtig ist die Skalierbarkeit der ERP-Software, um mit dem Unternehmenswachstum mitzuhalten.
Kosteneinsparungen spielen ebenfalls eine Rolle: Durch effizientere Prozesse, bessere Ressourcennutzung und automatisierte Workflows sinken die Betriebskosten. Reduzierung der Hardware und Betriebskosten durch Betrieb der ERP-Software in der Cloud bzw. als Software as a Service (SaaS). Viele Unternehmen nutzen ERP-Projekte auch, um gesetzliche Anforderungen besser einzuhalten und Audits effizienter umzusetzen. Insgesamt trägt ein ERP-Projekt maßgeblich zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.
ERP-Einführung: Welche Schritte umfasst der typische Ablauf eines ERP-Projekts?
1. Vorarbeit – Die Grundlage für den Projekterfolg schaffen
Die Vorarbeit ist eine der wichtigsten Phasen eines ERP-Projekts, da hier die Weichen für den gesamten Projektverlauf gestellt werden. In dieser Phase werden die Anforderungen an das neue ERP-System definiert, bestehende Prozesse analysiert und Ziele formuliert.
Typische Aufgaben in der Vorarbeitsphase
- Anforderungsanalyse: Gemeinsam mit Fachabteilungen werden alle Geschäftsprozesse erfasst und Optimierungspotenziale identifiziert.
- Ist-Analyse: Bestehende IT-Systeme, Schnittstellen und Datenstrukturen werden untersucht.
- Zieldefinition: Klare, messbare Ziele werden formuliert, beispielsweise Prozessautomatisierungen, Kostenreduktionen oder eine verbesserte Datenqualität.
- Budgetplanung: Es erfolgt eine erste Kalkulation der Projektkosten inklusive Lizenzkosten, Beratung, Schulungen und Folgekosten.
- Ressourcenplanung: Zuständigkeiten werden festgelegt, und ein Projektteam mit internen und externen Experten wird gebildet.
- Sollkonzept: Die technischen und funktionalen Anforderungen werden detailliert dokumentiert.
Tipp für die Vorgehensweise:
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorarbeit! Besonders wertvoll ist die Einbindung der Fachabteilungen, da sie die bestehenden Prozesse am besten kennen. Gleichzeitig schafft eine sorgfältige Dokumentation der Anforderungen eine verlässliche Basis für die Umsetzung der neuen ERP-Lösung.
2. Planung – Projektziele definieren und klare Strukturen schaffen
In der Planungsphase wird das ERP-Projekt konkret ausgestaltet. Hier werden Projektziele definiert, ein Projektteam gebildet und die Struktur für die Umsetzung festgelegt. Diese Phase bildet das Fundament für eine zielgerichtete, transparente und strukturierte Umsetzung.
Typische Aufgaben in der Planungsphase
- Projektziele festlegen: Konkrete, messbare Ziele werden definiert, z. B. Prozessoptimierungen, stärkere Integration, Umsetzung neuer Anforderungen.
- Projektteam bilden: Rollen und Verantwortlichkeiten werden klar zugewiesen, um eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen.
- Projektstrukturplan erstellen: Aufgabenpakete und Meilensteine werden definiert, um den Projektverlauf zu steuern.
- Zeit- und Ressourcenplanung: Ein realistischer Zeitplan wird erstellt, und die notwendigen Ressourcen werden festgelegt.
- Kommunikationsplan: Regelmäßige Meetings und Status-Updates sorgen für Transparenz.
- Test- und Schulungskonzept: Vorbereitung der Training- und Go-Live-Phase.
Tipp für die Vorgehensweise:
Dokumentieren Sie alle relevanten Geschäftsprozesse und Anforderungen. Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse und Anforderungen möglichst vollständig erfasst werden. Eine sorgfältige Dokumentation schafft eine gute Grundlage für die Implementierung.
3. Implementierung – Vom Konzept zur Realität
In der Implementierungsphase wird das ERP-System in Zusammenarbeit von Projektteam und Implementierungspartner konfiguriert und individualisiert.
Typische Aufgaben in der Implementierungsphase
- Systemeinrichtung: Einrichtung der Module, Konfiguration der Benutzerrollen und Anpassung an die Geschäftsprozesse.
- Datenmigration: Bestehende Daten werden aus Altsystemen übernommen, bereinigt und ins neue System eingespielt.
- Schnittstellenentwicklung: Verknüpfungen zu bestehenden Systemen, wie Lagerverwaltung oder Finanzbuchhaltung, werden eingerichtet.
- Anpassungen und Erweiterungen: Individuelle Entwicklungen und Workflows werden gemäß den dokumentierten Anforderungen programmiert.
- Qualitätssicherung: Regelmäßige Funktions- und Integrationstests sichern die Prozessgenauigkeit und Datenkonsistenz.
Tipp für die Vorgehensweise:
Testen Sie kontinuierlich und frühzeitig. Führen Sie Funktions- und Integrationstests mit ihrem Implementierungspartner durch, um Probleme frühzeitig zu erkennen. Dadurch stellen Sie sicher, dass die implementierten Prozesse den dokumentierten Anforderungen entsprechen. Die Zusammenarbeit zwischen Projektteam und Key-Usern fördert den erfolgreichen Abschluss der Implementierung.
4. Test- und Schulungsphase – Vorbereitung auf den Live-Betrieb
In dieser Phase werden das ERP-System und die Benutzer auf den produktiven Einsatz vorbereitet. Gründliche Tests und gezielte Schulungen minimieren Fehlerquellen und sorgen für eine reibungslose Einführung.
Typische Aufgaben in der Test- und Schulungsphase
- Funktionstests: Einzelne Prozesse und Module werden auf korrekte Umsetzung der Anforderungen geprüft.
- Integrationstests: Die Interaktion zwischen verschiedenen Modulen und Schnittstellen wird simuliert.
- Benutzerakzeptanztests (UAT): Key-User prüfen das System anhand realer Anwendungsfälle, um die Praxistauglichkeit sicherzustellen.
- Schulungen: Mitarbeiter werden systematisch in den Umgang mit dem neuen ERP geschult, wobei Workshops und praxisnahe Trainings im Vordergrund stehen.
- Fehlerkorrektur: Identifizierte Fehler und Optimierungspotenziale werden durch das Projektteam behoben.
Tipp für die Vorgehensweise:
Setzen Sie auf praxisnahe Tests und Schulungen. Integrieren Sie Key-User frühzeitig in die Testphase und führen Sie realitätsnahe Szenarien durch. Zielgruppenspezifische Schulungsunterlagen stellen sicher, dass alle Nutzergruppen die für sie relevanten Prozesse sicher beherrschen. Dies stärkt das Vertrauen ins System und reduziert Fehler im Echtbetrieb.
5. Go-Live – Der Start in den Echtbetrieb
Die Go-Live-Phase ist der Übergang vom Testbetrieb in den Echtbetrieb. Eine strukturierte Vorgehensweise sorgt für einen reibungslosen Start.
Typische Aufgaben in der Go-Live-Phase
- Datenübernahme: Die endgültige Migration aller relevanten Daten, wie Stammdaten und offene Belege, erfolgt ins Produktivsystem.
- Systemfreigabe: Nach erfolgreichem Abschluss der Tests wird das System für alle Benutzer freigeschaltet.
- Prozessüberwachung: Die ersten Transaktionen im Live-Betrieb werden eng überwacht, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
- Support: Ein Support-Team steht bereit, um auftretende Fragen oder Probleme unmittelbar zu lösen.
Tipp für die Vorgehensweise:
Planen Sie einen kontrollierten Übergang. Führen Sie einen Soft-Go-Live oder Parallelbetrieb durch, um die Funktionalität des Systems unter realen Bedingungen zu prüfen und sammeln Sie Feedback zur Optimierung. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Abteilungen geschult sind und das Support-Team gut erreichbar ist. So starten Sie sicher und effizient in den Echtbetrieb.
Während des Soft-Go-Live erfolgen die ersten Bestellungen und Rechnungsbuchungen parallel im neuen System, unterstützt durch Live-Support.
6. Intensivsupport-Phase – Sicherstellung eines stabilen Betriebs
In der Intensivsupport-Phase, auch Hypercare-Phase genannt, liegt der Fokus auf der stabilen Nutzung des ERP-Systems nach dem Go-Live, und die Anwender werden im Echtbetrieb unterstützt.
Typische Aufgaben in der Intensivsupport-Phase:
- Schneller Support: Ein Support-Team steht bereit, um auftretende Probleme zeitnah zu lösen.
- Anwenderunterstützung: Key-User und Endanwender erhalten direkte Unterstützung bei Fragen im Umgang mit dem neuen System.
- Optimierungsmaßnahmen: Erste Verbesserungsvorschläge aus dem Live-Betrieb werden aufgenommen und gegebenenfalls umgesetzt.
Tipp für die Vorgehensweise:
Schaffen Sie klare Kommunikationswege. Richten Sie eine zentrale Anlaufstelle für Supportanfragen ein und priorisieren Sie Probleme nach ihrer Dringlichkeit. Dokumentieren Sie alle auftretenden Fragen und Lösungen, um daraus einen Wissenspool für zukünftige Schulungen und Prozessoptimierungen zu entwickeln.
Mitarbeiter des ags Projektteams stehen per Remote-Support oder Vor-Ort am Arbeitsplatz bereit, um Fragen der User zur Anwendung umgehend zu beantworten oder die Benutzerführung durch Einstellung der Anordnung der angezeigten Felder und Aktions-Buttons auf Bildschirmseiten mit den integrierten Tools des Profil-Designs und der Personalisierung zu verfeinern.
7. Betrieb und Wartung – Langfristige Stabilität und Weiterentwicklung
Nach der Intensivsupport-Phase geht das ERP-System in den Regelbetrieb über. Der Fokus liegt nun auf der kontinuierlichen Optimierung, Wartung und Unterstützung der Anwender.
Typische Aufgaben in der Phase Betrieb und Wartung
- Regelmäßige Systemwartung: Updates und Sicherheits-Patches werden durchgeführt.
- Support: Die Hotline steht den Anwendern zur Verfügung, um technische Fragen zu klären.
- Backup-Management: Regelmäßige Datensicherungen schützen vor Datenverlust.
- Prozessoptimierung: Durch Support-Anfragen werden kontinuierlich Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert.
Tipp für die Vorgehensweise:
Etablieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP): Führen Sie regelmäßige Feedback-Runden mit den Fachabteilungen durch, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Erstellen Sie eine Roadmap für zukünftige Updates und Erweiterungen, um das System stets an die Unternehmensanforderungen anzupassen.
8. Eventuelle Folgeprojekte – Weiterentwicklung und Ausbau des ERP-Systems
Nach der erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems ergeben sich häufig neue Anforderungen, die in Folgeprojekten umgesetzt werden. Diese Projekte erweitern die Systemlandschaft, verbessern bestehende Prozesse oder integrieren zusätzliche Module.
Typische Aufgaben in der Phase Eventuelle Folgeprojekte:
- Bedarfsanalyse: Auswertungen und Workshops identifizieren Potenziale für Prozessoptimierungen oder neue Funktionen.
- Systemerweiterungen: Neue Module, wie CRM, Fuhrparkmanagement Software oder Lagerverwaltungssysteme (WMS), werden integriert.
- Schnittstellenanpassungen: Erweiterung bestehender Integrationen, z. B. zu E-Commerce-Plattformen oder Logistikdienstleistern.
- Prozessautomatisierungen: Workflows und KI-gestützte Analysen werden eingeführt, um manuelle Tätigkeiten weiter zu reduzieren.
Tipp für die Vorgehensweise:
Planen Sie Folgeprojekte strategisch. Legen Sie eine Roadmap fest, die klar priorisiert, welche Erweiterungen den größten geschäftlichen Mehrwert bringen. Führen Sie regelmäßige Review-Meetings mit Fachabteilungen durch, um deren Bedürfnisse in die Planung einzubeziehen und eine nachhaltige Weiterentwicklung des ERP-Systems sicherzustellen.
Die Einführung weiterer Add-On-Module wie move)fleet® Fuhrparkmanagement gibt den Anwendern zusätzliche Funktionalität in derselben Umgebung und Benutzererfahrung wie die anderen Module des ERP-Systems. Die Integration der Fuhrparkdaten mit den Daten der Buchhaltung und Kostenrechnung eröffnet die Nutzung weiterer Potenziale und verbessert die Aussagefähigkeit für Fuhrparkmitarbeiter und Controlling.
ERP Einführung: Zusammenfassung der Projektphasen eines ERP-Projekts
| Phase | Inhalte | Wichtige Aspekte |
Vorarbeit |
Zieldefinition, Anforderungsanalyse, Projektteam-Bildung | Klare Anforderungen dokumentieren |
Planung |
Projektplan, Zeit- und Budgetplanung, Test- und Schulungskonzept |
Workshop durchführen, Sollkonzept erstellen |
Implementierung |
Programmierung, Systemeinrichtung, Datenmigration, Schnittstellen |
Begleitende Testinstallation |
| Test- und Schulungsphase
|
Funktionstests, Integrationstests, Benutzerschulungen | Praxisnahe Testszenarien |
| Go-Live
|
Datenübernahme, Produktivstart, Prozessüberwachung | Soft-Go-Live oder Parallelbetrieb |
Intensivsupport-Phase |
Unterstützung im Echtbetrieb, Fehlerbehebung, Optimierungsmaßnahmen |
Remote-Support oder Vor-Ort-Support |
Betrieb und Wartung |
Regelmäßige Updates, Anwendersupport, Prozessoptimierung | Kontinuierliche Verbesserung (KVP) |
Eventuelle Folgeprojekte |
Erweiterungen, Modul-Integration, Prozessautomatisierung | Bedarfsanalyse und Priorisierung |
ags als Partner der ERP Einführung für den Mittelstand
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- Technische Kompetenz: Entwicklung maßgeschneiderter Extensions, Apps und API-Integrationen.
- Langfristige Begleitung: Support, Schulungen und regelmäßige Updates zur Sicherstellung eines zukunftssicheren Systems.
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