Fuhrparkmanagement Software Microsoft Dynamics 365 BC: move)fleet® Fuhrparksoftware
Projekte

Microsoft Dynamics 365 BC Fuhrparksoftware move)fleet® für Reinigungsdienstleister

Das Unternehmen mit 3000 Mitarbeitern an 6 Standorten ist auf professionelle Reinigungsdienstleistungen spezialisiert und bietet eine Vielzahl von Reinigungsdiensten an, die sowohl für gewerbliche als auch für private Kunden geeignet sind. Es wird großer Wert auf Qualität, Zuverlässigkeit und Kundenzufriedenheit gelegt. Das Unternehmen setzt moderne Reinigungstechnologien und umweltfreundliche Reinigungsmittel ein, um optimale Ergebnisse zu erzielen und gleichzeitig die Umwelt zu schonen.

Bei dem Kunden wird die Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet® in eine bestehende Microsoft Dynamics™ 365 Business Central-Datenbank integriert. Bisher nutzte der Kunde Excel-Tabellen zur Verwaltung des Fuhrparks. Um eine reibungslose Datenübernahme zu gewährleisten, wurden die vorhandenen Daten aus den Excel-Dateien in move)fleet® importiert.

3 Fuhrparkmitarbeiter sind für die Verwaltung von 150 Fahrzeugen verantwortlich. In der Datenbank existieren mehrere Finanzbuchhaltungsmandanten, für die jeweils spezifische Fahrzeuge verwaltet werden. Die Verwaltung der Fahrzeuge erfolgt direkt innerhalb der jeweiligen Finanzbuchhaltungsmandanten.

Die erforderlichen Reporting-Anforderungen werden durch die Standardreports von move)fleet® erfüllt. Dabei werden unter anderem die Fahrzeugübersicht (Stammdaten), Fahrzeugposten und Schadenakten mithilfe der Filtertechnik von Microsoft Dynamics™ 365 Business Central abgegrenzt. Die Daten können beispielsweise nach Excel exportiert und dort weiter ausgewertet werden.

Der CO2-Wert der Fahrzeuge wird dynamisch berechnet, basierend auf einem Faktor der jeweiligen Kraftstoffart und dem Verbrauch. Diese Berechnung erfolgt kontextabhängig und wird in der Fahrzeugübersicht angezeigt.

Die Führerscheinkontrolle erfolgt durch eine Sichtkontrolle und wird durch eine Terminerinnerung über die Wiedervorlage unterstützt.

Dynamics Fuhrparkmanagement Software für Wohlfahrtsverband

Wir wurden mit der Einführung der Software für die Fuhrparkverwaltung eines Wohlfahrtsverbands und Betreibers von ambulanten Pflegediensten, Essen auf Rädern und Fahrdienst betraut.

Mit einem Fuhrpark von 300 Fahrzeugen, 450 Fahrern und zwei Fuhrparkmitarbeitern stand neben dem Fuhrparkmanagement das Zeitmanagement mit Terminerinnerungen, eine Schnittstelle zu Tankkartenanbietern und die Abrechnung von Dienstfahrten mit Privatfahrzeugen und Privatfahrten mit Dienstfahrzeugen sowie der Import von Leasing- und Versicherungskosten im Vordergrund.

Während wir mit dem Flottenmanager von ags problemlos die vorherige Fuhrparksoftware ablösten und einen Zugriff von mehreren Standorten ermöglichten, modernisierten und digitalisierten wir gleichzeitig das Fuhrparkmanagement.

Hinzu kamen außerdem das Kostencontrolling sowie Daten- und Prozesssicherheit.

Wir konnten hier nicht nur durch unser Branchen-Know-How glänzen, sondern boten auch einen persönlichen Ansprechpartner sowie Schulungen, Beratungen und eine Einrichtungsunterstützung.

Mit der Microsoft Fuhrpark Software move)fleet® war eine intuitive Bedienbarkeit gegeben und das Fuhrparkmanagement wurde anwenderfreundlich umgesetzt.

Dynamics Fuhrpark Verwaltung Software mit automatischen Terminerinnerungen für Stadtwerke

Stadtwerke, die Privat- und Geschäftskunden mit Strom, Gas und Wasser versorgen, konnten wir im Fuhrparkmanagement unterstützen.

Ein Fuhrparkmitarbeiter kümmert sich um 80 Fahrzeuge und 160 Fahrer im Fuhrpark. Gefragt war neben der klassischen Fuhrparkverwaltung das Zeitmanagement mit Terminerinnerungen.

Relevant waren für diesen Kunden automatische E-Mail-Benachrichtigungen bei wichtigen Wiedervorlagefristen. Diese Terminerinnerungen können nach individuell anpassbaren Regeln eingerichtet werden – egal ob datumsbezogene Termine oder das Erreichen von Grenzwerten.

Auch hier digitalisierten und modernisierten wir das Fuhrparkmanagement, indem wir die Excel-Listen ablösten, und sorgten für Daten- und Prozesssicherheit.

Die Datenübernahme in die neue Fuhrpark Software erfolgte aus den vorhandenen Exceldateien, nachdem der Kunde zusätzliche Informationen hinzugefügt hatte, welche er zukünftig auch systemgestützt verwalten wollte.

Fuhrparkverwaltung mit Microsoft Fuhrparksoftware move)fleet® und Document Capture im Einsatz

Für einen deutschlandweit tätigen Kunden im Bereich Facility Management und Personaldienstleistungen, der bereits eine Dynamics 365 BC On-Premise ERP-Anwendung einsetzt, wurde move)fleet® Fuhrparkmanagement Software in die bestehende Dynamics 365 BC On-Premise ERP-Lösung als Add-On integriert.

Bei dem Kunden arbeiten 3 Fuhrparkmitarbeiter mit move)fleet® und verwalten 250 Fahrzeuge.

Der Kunde bildet in Dynamics 365 BC ein Geflecht aus mehreren Firmen ab. Während andere Kunden häufig die move)fleet® Features zur Abbildung einer Fuhrparkverwaltung in Form eines übergeordneten Mandanten mit einem gemeinsamen Fuhrpark für mehrere Finanzbuchhaltungsmandanten nutzen, wurde move)fleet® für den Kunden wunschgemäß in der Weise in die bestehende Dynamics 365 BC On-Premise ERP-Welt integriert, dass jede Firma ihren eigenen Fuhrpark verwaltet.

Besonderheit: Während Tankrechnungen und KM-Stände automatisiert über die Schnittstellen von move)fleet® zu den Tankkartenanbietern in das Programm einlaufen, werden die im ERP-System bereits mit Hilfe von Document Capture digitalisierten sonstigen den Fuhrpark betreffenden Eingangsrechnungen über die move)fleet® Funktion „Fibu-Daten holen“ aus der Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung übernommen und den Fahrzeugen anhand einer im ERP-System bereits zu diesem Zweck genutzten Referenznummer automatisch zugeordnet. Dabei werden die unterschiedlichen Kostenarten über die move)fleet®-Fahrzeugbelegarten für die verschiedenen Auswertungen des Fuhrpark Controllings klassifiziert.

Die Fahrerstammdaten werden aus den Mitarbeiterdaten synchronisiert und um Führerscheininformationen ergänzt.

Für Auswertungen werden die Standardberichte von move)fleet® genutzt. Weitere Auswertungen erstellt der Kunde selbstständig mit JetReports.

Dynamics Fuhrparkmanagement mit Erweiterungen im Einsatz: move)fleet® für Automobil-Zulieferer

Der Kunde setzt als Unternehmenslösung SAP ein und war längere Zeit auf der Suche nach einer passenden Fuhrparksoftware, weil eine Fuhrpark Software SAP nicht zu finden war.

Seine spezielle Anforderung war, die Auslastung der Poolfahrzeuge im Fuhrpark zu verbessern.

Mit der Erweiterung »Einsatzplanung und Reservierung Poolfahrzeuge« konnten wir einem Automobilzulieferer und Hersteller von Fahrwerks-, Motor- und Getriebekomponenten das Fuhrpark- und Flotten-Management vereinfachen.

Der Fuhrpark umfasst 250 Fahrzeuge und 300 Fahrer. Dabei war für die vier Fuhrparkmitarbeiter neben dem Zeitmanagement und der Verwaltung von Dokumenten die Einsatzplanung von Fahrern und Fahrzeugen sowie die Reservierung von Poolfahrzeugen wichtig.

Die Kosten der Reifenerneuerung wurden reduziert, indem die Laufleistung der Reifen je Reifensatz erfasst und fortgeschrieben wird. Auch hier lösten wir die Excel-Listen ab, sorgten für Daten- und Prozesssicherheit und modernisierten somit das Fuhrpark Management.

Die Übernahme der Fuhrparkdaten gestaltete sich einfach. Wir übernahmen die Daten unkompliziert über das ags-Konfigurationspaket aus Excel- und CSV-Dateien.

Microsoft Dynamics 365 BC Fuhrparksoftware move)fleet® als Standalone Fuhrparksoftware

Unser Kunde ist Gebäudereiniger und bietet neben den üblichen Dienstleistungen wie Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Industriereinigung auch Hausmeisterdienste, Grünanlagenpflege und Winterdienst an.

Das Unternehmen legt größten Wert auf Nachhaltigkeit und Kundenzufriedenheit. Deshalb setzt man nicht nur moderne Reinigungstechniken, sondern auch umweltfreundliche Reinigungsmittel ein.

Mit einem erfahrenen Team von 2000 Mitarbeitern bietet der Kunde maßgeschneiderte Lösungen für die unterschiedlichen Bedürfnisse seiner Kunden an.

Die Microsoft Fuhrparksoftware move)fleet® wird als Standalone Fuhrparksoftware eingesetzt. move)fleet® wurde dem vorhandenen Microsoft Unternehmenstenant hinzugefügt. Zwei Fuhrparkmitarbeiter kümmern sich um 150 Fahrzeuge, Ziel war eine preiswerte, sofort einsetzbare Fuhrparksoftware zu finden.

Ein Fuhrparkmitarbeiter verfügt über einen Essential User, das heißt einen Zugang mit allen Rechten für die Nutzung von move)fleet® und der Verwaltung der Fuhrparkdaten. Für den zweiten Fuhrparkmitarbeiter hat sich herausgestellt, dass die günstigere Teammember Lizenz ausreichend ist. Die Teammember Lizenz wird günstiger angeboten, verfügt aber über eingeschränkte Funktionen und Rechte.

Im Mittelpunkt stehen bei dem Kunden die Führung der digitalen Fahrzeugakte mit allen relevanten Merkmalen, die Fahrzeughistorie mit Fahrten, Verbrauchsdaten und Schadensfällen, und das Kostencontrolling des Fuhrparks. Tankrechnungen und KM-Stände werden automatisiert über die Schnittstellen von move)fleet® zu den Tankkartenanbietern importiert.

Die Stammdaten des Systems wurden zu Beginn durch einfache Datenübernahme aus Excel initialisiert.

Microsoft Fuhrparkmanagement & Fuhrparksoftware für Personaldienstleister

Da ein Mitarbeiter des Kunden schon in seiner vorhergehenden Stelle mit unserer Fuhrparksoftware gearbeitet und gute Erfahrungen gemacht hat, wollte er auch bei seiner neuen Stelle weiter das Fuhrpark- und Flottenmanagement damit vereinfachen.

Mit einem Fuhrpark von 600 Fahrzeugen und 1000 Fahrern ist dieser Kunde im Gebäudemanagement und Sicherheitsdienst als Personaldienstleister für Zeitarbeit und Personalvermittlung beschäftigt.

Wir ersetzten das bisher bestehende Fuhrparkmanagement System und konnten so jegliche Prozesse modernisieren und digitalisieren.

Mit der zentralen Erfassung der Kosten des Fuhrparks für mehrere Firmen der Firmengruppe konnten wir das Fuhrparkmanagement beschleunigen. Außerdem ermöglichten wir eine Zuordnung jeglicher Fahrzeuge und Kosten zu den geschlossenen Dienstleistungsverträgen des Kunden.

Dynamics Fuhrparkmanagement Software zugeschnitten auf die Bedürfnisse eines Reinigungsspezialisten

Eine Schnittstelle zu Tankkartenanbietern auch aus anderen Ländern war einem unserer Kunden besonders wichtig. Als Spezialist für Gebäudereinigung, Reinraum, Gebäudemanagement und Wäscherei verwaltet er einen Fuhrpark mit 400 Fahrzeugen und 550 Fahrern.

Das Fuhrparkmanagement konnten wir zudem durch eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung weiterentwickeln. Dadurch waren weder Doppelerfassung noch Saldenprüfung mehr nötig.

Das Fuhrparkmanagement unseres Kunden beinhaltete nun durch unsere Software außerdem eine Zuordnung der Fahrzeuge und Kosten zu den durch den Kunden verwalteten Immobilien. Gleichzeitig konnten Kosten des Fuhrparks für mehrere Firmen innerhalb des Konzerns zentral verwaltet werden.

Fleet Management machen wir durch die simple Bedienung unserer Microsoft Fuhrparkmanagement Software unkompliziert. Mit der technischen Umsetzung unternehmensspezifischer Besonderheiten konnten wir diesem Kunden behilflich sein und alles genau auf seine Bedürfnisse abstimmen.

Microsoft Fuhrpark Software für den öffentlichen Dienst

Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland ist in vollem Gange. ags steht als Berater für den öffentlichen Sektor zur Verfügung.

Die Fuhrparksoftware move)fleet^® gibt es nicht nur in der Cloud, sondern auch on-premises, das heißt die Daten liegen auf Ihrem eigenen Server vor Ort oder in dem von Ihnen genutzten Rechenzentrum.

Häufig wird auch in der öffentlichen Verwaltung move)fleet^® Fuhrpark Software out of the box innerhalb von einem Arbeitstag eingeführt und die Mitarbeiter geschult.

Ob Software für Kommunen, Software für den öffentlichen Dienst, Software für die öffentliche Verwaltung:
Unsere Fuhrparkmanagement Tools und Softwares von move)fleet^® wird von Behörden und Ministerien eingesetzt.

Ob der Vertraulichkeit bitten wir bei Interesse an der Microsoft Fuhrparksoftware für die öffentliche Verwaltung um direkte Kontaktaufnahme. Bitte senden Sie eine E-Mail an: a.gruber@ags-online.de

Die bei E-Mails angegebenen Daten werden lediglich zur Bearbeitung der Anfrage genutzt. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO. Die Löschung erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Fristen.

Dynamics Fuhrparkmanagement Software für Gebäudereinigung: Zentrale Verwaltung für mehrere Mandanten

Mit einem Team von mehr als 4.000 Mitarbeitern sorgt unser Kunde für Hygiene und Sauberkeit. Die Gebäudereinigung ist an 12 Standorten in Deutschland vertreten.

Das Unternehmen bietet Reinigung von höchster Qualität für komplexe und sicherheitssensible Anforderungen. Der Reinigungsspezialist hat sich hat sich Digitalisierung und Nachhaltigkeit auf die Fahnen geschrieben.

Der Fuhrpark mit über 1.000 Fahrzeugen wird mit move)fleet® verwaltet. Die Fuhrparkmitarbeiter arbeiten mit gleicher Zugriffsberechtigung an unterschiedlichen Standorten mit der move)fleet® Fuhrpark Management Software.

Die Verwaltung des Fuhrparks wurde optimiert, Zugriffe auf Daten und Akten erfolgen von jedem der Standorte aus. Sehr wichtig ist dem Kunden, die Kosten der verschiedenen Fahrzeuge zu bewerten, um faktenbasierte Anschaffungsentscheidungen zu treffen.

In der move)fleet® Software werden die Fahrzeuge und Fahrer mit den relevanten Informationen verwaltet und die fahrzeugbezogenen Kosten erfasst. Alle Fahrzeuge des Kunden werden in einem move)fleet® Mandanten geführt. In der Fuhrparkmanagement ERP Software sind die Fahrzeuge auf unterschiedliche Buchhaltungsmandanten verteilt.

Vorteil: Der Rechnungsimport der Tank und Fahrzeugkosten zentral für alle Fahrzeuge durchgeführt wird. Aufgrund dieser Daten sind Auswertungen und Analysen möglich bei denen optional auf einzelne Buchhaltungsmandanten abgegrenzt werden kann.

Auch wichtig für unseren Kunden: Schadenfälle werden an dem jeweiligen Fahrzeug mit Informationen zu Unfallbeteiligten, Unfallhergang und der Abwicklung des Schadenfalls erfasst. Die Fotodokumentation des Schadens wird mit wenigen Klicks mit der Schadenakte über die Dokumentenverwaltung mit Drag and Drop verknüpft.

move)fleet® hat als Software durch Anwenderfreundlichkeit und einfache Handhabung überzeugt und wurde innerhalb von einer Woche eingeführt. Das Training zur Fuhrparkmanagement Software erfolgte remote in wenigen Stunden.