Die Digitalisierung ist ein zentraler Bestandteil der modernen Unternehmensführung, insbesondere in mittelständischen Handels- und Dienstleistungsunternehmen, die im Business-to-Business-Bereich (B2B) tätig sind.
Unter dem Begriff der Digitalisierung versteht man die Umwandlung analoger Informationen in digitale Formate. Ein gängiges Beispiel hierfür ist die optische Zeichenerkennung (OCR), mit der gescannte Dokumente wie Eingangsrechnungen in elektronische Datensätze umgewandelt werden können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt in der Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist die Automatisierung von Workflows und die Einführung des Vier-Augen-Prinzips zur Kontrolle und Genehmigung von Geschäftsprozessen. Ein gutes Beispiel für die Implementierung dieser Technologien ist Microsoft Dynamics 365 Business Central in Verbindung mit Document Capture.
Ein Workflow im ERP-System ist die strukturierte Abfolge von Aufgaben und Prozessen, die automatisch oder manuell ausgeführt wird, um Geschäftsprozesse effizient zu steuern. Dabei regelt der Workflow Zuständigkeiten, Abläufe und Freigaben, fördert Transparenz und optimiert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Workflows spielen eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in mittelständischen Unternehmen.
Ein Genehmigungsworkflow in Business Central automatisiert Freigabeprozesse, wie z. B. für Bestellungen, Rechnungen oder Preisänderungen. Der Genehmigungsworkflow definiert Regeln und Zuständigkeiten, leitet Anfragen an die zuständigen Personen weiter und verbessert Kontrolle, Transparenz und Effizienz in Entscheidungsprozessen.
Ein Genehmigungsworkflow in Business Central wird mit Document Capture zur vollständigen digitalen Rechnungsbearbeitung. Document Capture mit Genehmigungsworkflow integriert OCR verarbeitete Eingangsrechnungen oder elektronische Dokumente, extrahiert relevante Daten und automatisiert Freigabeprozesse. Dabei leitet der Genehmigungsworkflow Rechnungen gemäß definierten Regeln an die zuständigen Personen weiter, verbessert Transparenz, Nachvollziehbarkeit und beschleunigt die Bearbeitung.
Der Prozess der Digitalisierung von Eingangsrechnungen beginnt bei vielen Unternehmen damit, dass Rechnungen in pdf-Format per E-Mail empfangen oder physisch per Scanner digitalisiert werden. Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Document Capture ermöglicht, E-Mail-Konten so zu konfigurieren, dass eingehende Rechnungen automatisch abgerufen und in das System eingelesen werden. Durch die optische Zeichenerkennung OCR werden die relevanten Daten aus dem Dokument extrahiert und als Datensätze innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central angezeigt.
Die OCR Technologie von Document Capture basiert in der Cloud auf einem Webdienst, der die eingehenden Dokumente analysiert. Die erkannten Informationen, wie z. B. Lieferantendaten, Rechnungsnummern, Artikelbezeichnungen und Beträge, werden dem Benutzer in der vertrauten Dynamics 365 Business Central-Oberfläche angezeigt. Ein mittelständisches Handelsunternehmen, das Maschinenkomponenten vertreibt, erhält beispielsweise monatlich zahlreiche Rechnungen von Lieferanten. Durch die Nutzung von Document Capture wird jede dieser Rechnungen automatisch erfasst, und das System identifiziert den jeweiligen Kreditor/Lieferanten auf Basis der vorhandenen Stammdaten im ERP-System.
Das Document Capture System lernt dabei fortlaufend: Die Positionen der relevanten Felder, wie die Rechnungsnummer oder der Betrag, werden auf den Belegen trainiert, und bei zukünftigen Rechnungen des gleichen Lieferanten wird die Zuordnung automatisiert. Diese intelligente Beleganalyse ermöglicht es, die Rechnungsbearbeitung effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Zusätzlich werden in Dynamics 365 Business Central Plausibilitätsprüfungen und Warnungen angezeigt, wenn Daten fehlerhaft oder unvollständig sind.
Alternativ zur Verarbeitung von PDF-Rechnungen unterstützt Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Document Capture auch den Import von E-Rechnungen in Formaten wie XML, einschließlich der standardisierten X-Rechnung. Dies bietet eine weitere Möglichkeit, den Verarbeitungsprozess zu automatisieren und zu vereinfachen.
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Nach der erfolgreichen Erfassung und Prüfung der Dokumente kann in Dynamics 365 Business Central ein Genehmigungsworkflow gestartet werden. Hier kommt das Vier-Augen-Prinzip ins Spiel: Das Vier-Augen-Prinzip ist ein Genehmigungsworkflow. Es gewährleistet, dass alle wichtigen Entscheidungen im Unternehmen von mindestens zwei Personen überprüft und genehmigt werden, um Fehlentscheidungen und Betrug zu vermeiden. Im Kontext der Rechnungsbearbeitung bedeutet dies, dass eine Eingangsrechnung nicht nur erfasst und geprüft, sondern auch durch verschiedene Personen genehmigt werden muss, also einen Genehmigungsworkflow durchläuft, bevor sie zur Zahlung freigegeben wird.
In einem typischen Genehmigungsworkflow kann ein zweistufiger Freigabeprozess konfiguriert werden. Dies ist besonders in größeren Unternehmen wichtig, um sicherzustellen, dass sowohl die sachliche als auch die finanzielle Prüfung korrekt durchgeführt werden. Ein Beispiel für eine Konfiguration von einem Genehmigungsworkflow könnte wie folgt aussehen.
Sachliche Freigabe durch die Fachabteilung: Die zuständige Abteilung prüft, ob die in der Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen ordnungsgemäß geliefert und korrekt abgerechnet wurden.
Zahlungsfreigabe durch den Vorgesetzten: Ein Mitarbeiter bzw. die Fachabteilung mit Freigabekompetenz prüft die Rechnung im Hinblick auf die Zahlungsfreigabe. Hier kann eine beliebig hohe, vorher festzulegende Freigabekompetenz im Genehmigungsworkflow eingerichtet werden, z. B. bis 5.000 €, bis 25.000 € oder bis 50.000 €.
In Document Capture kann ein Genehmigungsworkflow flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Der Genehmigungsprozess für verschiedene Abteilungen oder Lieferanten kann unterschiedlich eingerichtet werden. Zudem ist es möglich, geteilte Genehmigungen oder sogenannte Prüferkörbe zu verwenden, bei denen sich mehrere Mitarbeiter gegenseitig vertreten können. Die Mitglieder eines Prüferkorbs werden durch automatische E-Mails über ausstehende Genehmigungen informiert, und es genügt, wenn einer der Mitarbeiter die Genehmigung für seine Stufe im Workflow erteilt.
Ablehnungen im Genehmigungsworkflow können im ERP-System mit einer Begründung vermerkt werden, und Rechnungen können zur weiteren Überprüfung an eine andere Abteilung oder Person weitergeleitet werden. Zudem lassen sich Delegationen konfigurieren, etwa wenn ein Genehmiger abwesend ist und seine Verantwortlichkeiten an einen Vertreter übergibt.
Ist der Genehmigungsworkflow abgeschlossen, wird die Rechnung in der Regel an die Buchhaltung übergeben. Die Buchhaltungsabteilung überprüft die Rechnung abschließend, z. B. hinsichtlich der Kontierung und der Richtigkeit der angegebenen Steuersätze, bevor der endgültige Buchungsvorgang durchgeführt wird. Dieser Schritt ist entscheidend für die korrekte Verbuchung in der integrierten Finanzbuchhaltung von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Durch die Automatisierung der Prozesse im Genehmigungsworkflow können Unternehmen sicherstellen, dass Rechnungen effizient bearbeitet, geprüft und genehmigt werden, ohne dass physische Dokumente in Papierform benötigt werden. Gleichzeitig wird durch den Genehmigungsworkflow eine lückenlose Protokollierung gewährleistet, die jederzeit nachverfolgt werden kann, um zu überprüfen, welche Person zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung genehmigt hat.
Eine besondere Herausforderung im Rechnungswesen und Teil des Genehmigungsworkflow ist das sogenannte Order Matching oder Rechnungsabgleich, bei dem die erfasste Eingangsrechnung mit einer vorhergehenden Einkaufsbestellung im ERP-System abgeglichen wird. Document Capture unterstützt diesen Prozess durch einen positionsweisen Abgleich der in der Rechnung aufgeführten Artikel mit den Daten aus der Bestellung. Dabei prüft das ERP-System, ob Artikelnummern, Mengen und Preise übereinstimmen.
Sollten Abweichungen festgestellt werden, beispielsweise durch falsche Mengenangaben oder Preisunterschiede, wird der Anwender über diese Ausnahmesituationen informiert. In der Praxis können hier auch Toleranzen festgelegt werden, um kleinere Abweichungen automatisch zu akzeptieren. Andernfalls wird die Rechnung zur manuellen Überprüfung weitergeleitet.
Die Nutzung von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit Document Capture bietet mittelständischen Handels- und Dienstleistungsunternehmen zahlreiche Vorteile.
Effizienzsteigerung: Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung spart Zeit und reduziert manuelle Fehler. OCR-Technologie und automatische Beleganalysen beschleunigen die Datenerfassung erheblich.
Transparenz und Kontrolle: Durch die Implementierung von Genehmigungsworkflow und Vier-Augen-Prinzip wird sichergestellt, dass alle Rechnungen ordnungsgemäß geprüft und freigegeben werden. Dies erhöht die Sicherheit und minimiert das Risiko von Fehlbuchungen.
Flexibilität: Im Genehmigungsworkflow können unterschiedliche Genehmigungsprozesse eingerichtet werden, um den spezifischen Anforderungen der verschiedenen Abteilungen und Hierarchiestufen gerecht zu werden.
Lückenlose Dokumentation: Alle Bearbeitungsschritte und Genehmigungen werden im Genehmigungsworkflow digital dokumentiert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer eine Rechnung geprüft und genehmigt hat.
Optimierte Zusammenarbeit: Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, wie der Buchhaltung und den Fachabteilungen, ohne dass physische Dokumente hin- und hergereicht werden müssen.
Um die Vorteile von Dynamics 365 Business Central mit Document Capture voll auszuschöpfen, sollten Unternehmen ihre Rechnungsbearbeitung und Genehmigungsprozesse digitalisieren und durch ein Genehmigungsworkflow sowie das Vier-Augen-Prinzip absichern. Die nahtlose Integration in die Finanzbuchhaltung und die enge Verzahnung mit den Einkaufsprozessen sorgen für mehr Transparenz und Effizienz in der gesamten Organisation.
Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung und im Genehmigungsworkflow können mittelständische Unternehmen im B2B-Bereich ihre Prozesse optimieren und sicherstellen, dass alle Rechnungen effizient und transparent bearbeitet werden. Dies trägt nicht nur zur Steigerung der Produktivität bei, sondern auch zur Verbesserung der internen Kontrollsysteme und zur Minimierung von Fehlern und Risiken.