Microsoft Fuhrparksoftware
Cloud oder on-premises:
move)fleet®

✔ Schadenmanagement

• Protokollierung von Schadenfällen mit Aktenzeichen, Angaben über Unfallhergang und Schadenbeteiligte, Versicherung, Begleitmaterialien (Dokumente, Fotos)
• Führen der Schadenakten
• Hinterlegen von Dokumenten, Unfallberichten, Fotos in der Schadenakte (Dokumentenverwaltung mit Drag und Drop)

✔ Reifenmanagement

• Verwaltung und Lagerung von Reifensets (Winterreifen, Sommerreifen)

✔ Vertragsverwaltung

• Versicherungs- und  Leasingverträge, Kaufverträge, Mietverträge
• Verwaltung von Tankkarten (Flottenkarten)

✔ Fuhrpark Controlling 

• Erfassung von Kosten und/oder Umsatzdaten mit Bezug auf Fahrzeuge sowie optional Fahrer
• Buchungsverteilungen und Buchungssätze auf Abteilungen, Fahrer, Kostenstellen, Kostenträger
• Fortschreibung von km-Stand und Verbrauch
• Fahrzeuglebenslaufakte
• Fahrzeughistorie mit historischen Kosten, Reparaturen, Schadenfällen, etc.

✔ Fuhrpark Reporting

• Individuelle Filterung der Daten von Reports
• Speicherung selbst definierter Ansichten
• Darstellung als Liste und bei Berichten mit grafischer Darstellung als Balkendiagramm, 3D-Säulendiagramm und Kreisdiagramm
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen – Fahrzeugkosten nach Kostenarten, Abteilungen, Datum, etc.
• Fuhrparkspezifische Auswertungen – Laufleistung, Falschtanker, Tankvolumen, CO2 Kosten, Flottenverbrauch, Ökobilanz
• Chefauswertung
• komfortable Druckvorschau mit Erstellung als PDF-, Excel- und Word-Datei

✔ Wiedervorlage/Zeitmanagement

• Generierungen von automatischen Warnungen und Erinnerungen zum Beispiel HU, nächste Wartung, Reifenwechsel Ablaufdatum Führerschein
• Terminverwaltung mit Datumsbezug und Wiedervorlagen bei Erreichen von Grenzwerten, Ablaufdaten und Zertifikaten/Qualifikationen
• Bearbeitung, Weiterleitung und Wiedervorlage von Meldungen
• Benachrichtigung als E-Mail

✔ Schnittstellen zu Tankkartenanbietern: Automatisches Verarbeiten von Rechnungsdaten (1 Schnittstelle in Basis enthalten)

• Automatisierte Belegerfassung, Zuordnung der Rechnungsdaten zu Fahrzeug/Fahrer und Plausibilitätsprüfungen
• Automatische Einträge in das elektronische Fahrtenbuch

✔ Dokumentenverwaltung mit Drag und Drop

• Belegarchivierung
• Dateiformate PDF, Excel, Word, Bilddateien
• Aufruf der Dokumente direkt aus Fahrerkarte, Fahrzeugkarte und Schadenakte

✔ Schnittstellen zur Datenübernahme und Integration

• Datenübernahme über Excel
• Konfigurierbarer Datenaustausch für alle Daten in Excel oder CSV-Format
• Integration durch Webservice oder API mit externen Systemen
• standardisierte Schnittstellen:
  • Export an die Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung (Stammdaten und Betriebskosten)
  • Import aus der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung (Stammdaten und Betriebskosten)
  • Import in das move)fleet® Fahrtenbuch. Dabei werden Daten über die OBD-Schnittstelle automatisiert übernommen. Der Fahrtenbuch Stecker ermöglicht die kilometergenaue Erfassung von Entfernungen direkt aus der Fahrzeugelektronik.

move)fleet® Fuhrparkverwaltungssoftware ist am PC und als move)fleet® Fuhrparkmanagement App mobil nutzbar.

move)fleet® ist einfach zu bedienen. Man kann zu jeder Zeit und von jedem Ort auf move)fleet® Cloud zugreifen. Sehen Sie sich hierzu die move)fleet® Cloud Vorteile an.

Die digitalisierte und automatisierte Fuhrparkverwaltung hat Dashboards für verschiedene Benutzer und eine umfangreiche Benutzer- und Rechteverwaltung.

Sicherer Zugriff auf move)fleet® durch Active Directory Benutzerauthentifizierung.

Man kann mit Profildesign selbstständig ohne Programmierung gestalten.

Die intelligente Suche nach Daten und das Filtern und Speichern von Ansichten ist einfach.

Die Eingabe von Daten wird durch die komfortable Datenkopierfunktion unterstützt.

Die Datenübernahme Ihrer bisherigen Fuhrpark-Daten erfolgt unkompliziert.

move)fleet® ist investitionssicher und von Microsoft als CfMD Certified for Microsoft Dynamics™ – Branchenlösung anerkannt.

Microsoft hat die Entwicklungsqualität getestet und für gut befunden. move)fleet® Cloud ist zusätzlich für Microsoft AppSource zertifiziert. Vorteile move)fleet® Cloud

move)fleet® ist in Deutsch und in Englisch verfügbar. Die Sprache ist je Anwender einstellbar. Weitere Sprachen auf Anfrage.

Hohe Sicherheit durch automatische Updates auf neue Releases für move)fleet® Cloud.

move)fleet® Microsoft Fuhrparksoftware integriert oder Standalone

Unabhängig von der Größe des Fuhrparks und der Anzahl der Fuhrparkmitarbeiter wählen unsere Kunden nach ihren Bedürfnissen und Anforderungen, ob sie move)fleet® als Standalone-Fuhrparksoftware Cloud oder on-premises einsetzen. Die Standalone-Fuhrparksoftware move)fleet® kann über API / Schnittstellen mit anderen ERP-Systemen wie SAP, Sage etc. verbunden werden.

Kunden, die bereits Microsoft Dynamics™ als ERP-Software nutzen, können move)fleet® Fuhrparksoftware Cloud oder on-premises in Ihre Dynamics™ 365 Business Central Softwarelösung integrieren.

Microsoft Dynamics 365 BC Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet® Funktionen

Diese Funktionen stehen Ihnen in unserer Flottenmanagementsoftware move)fleet® Basis zur Verfügung:

► Fahrzeuge anlegen und effizient verwalten

In move)fleet® Fuhrparkverwaltungssoftware können Sie Fahrzeuge anlegen und Fahrzeugdaten verwalten. Dazu gehören beispielsweise Angaben zu Hersteller und Modell, HU-Datum, Fahrzeugstatus und Zuordnungen (Gruppe, Fahrer, Kostenstelle usw.) und technische Angaben.

Zusätzliche benötigte Felder für Fahrzeugdaten (Ausstattungsmerkmale) können vom Anwender beliebig definiert, selbst erstellt und dem Fahrzeug zugeordnet werden.

► Ihre Fahrerdaten

In move)fleet® können Sie Fahrer anlegen und deren Daten wie zum Beispiel Personalnummer, Adress- und Kommunikationsdaten, Führerscheinklassen mit Ablaufdaten, Qualifikationen und Fahrer bezogene Termine, etwa die Führerscheinkontrolle, verwalten.

► Reifenmanagement und Einlagerung

Das Reifenmanagement in move)fleet® unterstützt Sie bei der Beantwortung der folgenden Fragen:

• Wann müssen die Reifen gewechselt werden (Datum)?
• Wo werden die Reifen gelagert?
• Welche Kosten entstehen für Reifen gesamt und je Fahrzeug?
• Wie hoch ist die Laufleistung der Reifen je Fahrzeug?

► Schadenakte und Schadenfälle

Sie können mit move)fleet® die elektronische Schadenakte führen:

• Zuordnung zu Fahrzeug und Fahrer, Verwaltung von Aktenzeichen und Vorgangsstatus.
• Daten zu Unfallhergang, Unfallbeteiligten, Versicherungen, Sachverständigen und Zeugen.
• Hinzufügen von Dokumenten und Bildern mit der Dokumentenverwaltung Drag and Drop.

► Controlling: Reports und Analysen

Betriebswirtschaftliche sowie fuhrparkspezifische Reports, Auswertungen der Kostenhistorie und Analysen sind nach Fahrzeug, Fahrer, Kostenstelle, Art und Abteilung für jeden beliebigen Zeitraum möglich.

Unsere Fleet Management Software move)fleet® bietet dafür unterschiedliche Formen der Darstellung der Reports: als Liste, Balkendiagramm, 3-D-Säulendiagramm oder Kreisdiagramm.

► Vertragsverwaltung

Für Versicherungsverträge, Leasingverträge, Kaufverträge und Mietverträge können sämtliche Vertragsdaten, Laufzeiten, Kündigungsfristen und vieles mehr hinterlegt werden.

Mit der Wiedervorlage verlieren Sie keine Laufzeit mehr aus dem Blick.

► Wiedervorlage und Zeitmanagement

Behalten Sie Ihre Wiedervorlagefristen im Überblick. Die Fuhrparksoftware bietet Ihnen eine komfortable Lösung für das Zeitmanagement. Richten Sie sich Erinnerungen für alle Termine selbstständig ein. Dabei können Sie Termine mit Datumsbezug – wie beispielsweise die HU, UVV, Wartungen und Schadenfälle – genauso einbinden wie Warnungen bei Erreichen von Grenzwerten – wie zum Beispiel der Laufleistung. Richten Sie mit move)fleet® flexible Regeln speziell für Ihren Fahrzeugpool ein, definieren Sie den zeitlichen Vorlauf und übertragen Sie Aufgaben an Kollegen oder Vertreter. Durch E-Mail-Benachrichtigungen der Fuhrparksoftware verpassen Sie keine Wiedervorlagefrist.

► Tankkarten mit automatischer Verarbeitung von Rechnungsdaten

Tankkarten – sowohl einem Fahrzeug zugeordnet wie auch zur besonderen Verwendung (ZBV) – können Sie in der Fuhrparksoftware verwalten.

Die Erfassung von laufenden Kosten erfolgt über eine Schnittstelle/API. Die Kosten werden automatisch dem Fahrzeug oder Fahrer zugeordnet und Rechnungen von Tankstellenbetreibern oder Servicedienstleistern werden importiert. Zur Auswahl stehen Schnittstellen zu Tankkartenanbietern wie Aral, DKV, euroShell, Hoyer, UTA, Esso u.a..

► Dokumentenverwaltung mit Drag-and-Drop

In unserer Fuhrparkverwaltungssoftware ist das Hinzufügen von Dokumenten durch die Drag-and-Drop Funktion einfach und schnell.

Binden Sie PDF-, Excel-, Word- und Bilddateien mit ein und rufen Sie diese beispielsweise direkt aus der Fahrzeug- oder Fahrerkarte auf. Sie können eine eigene Verzeichnisstruktur für jede Ablage definieren.

Dies betrifft zum Beispiel das Hinzufügen von Unfallfotos und Gutachten zur Schadenakte, Fahrzeugschein und Handbuch zum Fahrzeug und Führerschein zum Fahrer.

► Mehrmandantenfähigkeit

move)fleet® ist mehrmandantenfähig, d. h. die Fuhrparks von mehreren Unternehmen, können in move)fleet® verwaltet werden.

Produktiv Arbeiten mit der Microsoft Fuhrparksoftware move)fleet®

Unsere Fuhrparkverwaltungssoftware unterstützt Sie bei Ihren Aufgaben.

Dashboard

Das Dashboard ist die grafische Benutzeroberfläche, die zur Visualisierung von Daten dient. Im Dashboard werden verdichtete Informationen und Daten rund um den Fuhrpark angezeigt. Beispiele sind die Anzahl der Fahrzeuge und Fahrer, die offenen Schadenakten, die fälligen Termine in der Wiedervorlage.

Für unterschiedliche Benutzergruppen wie Fuhrparkleitung, Fuhrparkmitarbeiter und Controlling kann das Dashboard, das als Startseite dient, individualisiert werden. Nicht verwendete Aktionsknöpfe werden ausgeblendet.

Suchen und Filtern

Ihren Fahrzeugpool können Sie mit unserer intelligenten Suchfunktion mühelos durchsuchen und beispielsweise nach Marke, HU-Datum und vielem Weiteren filtern.

Gefilterte Ansichten lassen sich je Benutzer speichern und man kann schnell darauf zurück greifen.

Benutzer- und Rechteverwaltung

In der Fuhrparksoftware move)fleet® können Sie unterschiedliche Benutzergruppen wie Fuhrparkleitung, Fuhrparkmitarbeiter und Controlling einrichten. Außerdem können Sie in move)fleet® unterschiedlichen Benutzern individuelle Berechtigungen zuweisen, wie etwa das Ausführen spezieller Funktionen oder das Einfügen, Ändern und Löschen von Daten.

Selbständig individualisieren und arbeiten

move)fleet® bietet den Fuhrparkmitarbeitern viele Möglichkeiten innerhalb ihrer Berechtigungen selbstständig zu individualisieren und zu personalisieren beispielsweise durch das Ein- und Ausblenden von Feldern, Menüpunkten und Aktionsknöpfen.

Individuelles Reporting

Verknüpfung und Aktualisierung zwischen move)fleet® Fuhrparksoftware und Microsoft Excel: Excel-Berichtslayouts ermöglichen Ihnen Excel für individuelle Reports und Gestaltung von Berichtslayouts zu verwenden. Sie können Excel-Funktionen wie Diagramme, Grafiken und Pivot-Tabellen nutzen und die Reports in Excel bearbeiten und gestalten und in move)fleet® speichern. Wenn Sie den Report in move)fleet® aufrufen, werden die Daten automatisch nach Excel übertragen und in Ihrem festgelegten Layout angezeigt.

Modular und flexibel

move)fleet® ist eine modulare Fuhrparksoftware. Die Kunden können move)fleet® Basis nach Ihren Wünschen mit move)fleet® Erweiterungen ergänzen und Ihre individuelle Fuhrparkverwaltungssoftware zusammenstellen.

Anbindung externer Systeme/Integration

Die Flottenmanager Software move)fleet®  kann an externe Systeme beispielsweise SAP über CSV und API angebunden werden.

Datenübernahme

Sorgen Sie sich nicht, dass Sie die Daten per Hand eingeben müssen. Wir übernehmen Ihre bestehenden Fuhrparkdaten und stellen Ihnen ein Tool zur Verfügung.

Microsoft Dynamics 365 BC Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet®: Erweiterungen

Die Flottenmanagement Software move)fleet® ist modular aufgebaut und kann von Ihnen je nach Wunsch erweitert werden. Die folgenden Erweiterungen bieten wir an.

UVV-Fahrzeugprüfung

Revisionssichere Archivierung von UVV-Berichten, Erinnerungs- und Eskalationsmanagement für UVV-Fristen, digitales Dokumentenmanagement, freie Servicepartner-Wahl (keine Werkstattbindung).

UVV-Fahrerunterweisung per E-Learning

Fahrerunterweisung nach UVV gemäß § 35 DGUV Vorschrift 70 per E-Learning anstatt von Präsenzveranstaltungen.

Führerscheinkontrolle mit App und Siegel

Überprüfung von deutschen und österreichischen EU-Kartenführerscheinen ohne, dass der Fahrer in die Firma kommt. Alternativ kann jeder Führerschein mit RFID-Siegel versehen werden und an über 1200 Prüfstationen bundesweit vorgehalten werden. Kontrollbenachrichtigung an Fahrer per SMS, E-Mail oder App-Benachrichtigung.

Fahrzeugbelegungsplanung bzw. Einsatzplanung Fahrzeuge und Fahrer

Fahrzeuge, Fahrer, Mitarbeiter und Hilfsmittel können vom Fuhrparkmitarbeiter eingeplant werden. Auch die zeitliche Planung von Fahrern je Fahrzeug ist möglich. Die Einsatzplanung kann in einem Tagesplan/Schicht-Kalender dargestellt und so die aktuelle und historische Auslastung von Fahrern und Fahrzeugen überprüft werden.

Reservierung Poolfahrzeuge/Corporate Carsharing

Die Reservierung der Poolfahrzeuge kann von Fahrern, Mitarbeitern und Fuhrparkmitarbeitern vorgenommen werden. Voraussetzung ist die Erweiterung Einsatzplanung Fahrzeuge und Fahrer.

App Poolfahrzeugreservierung/Corporate Carsharing

Fahrer und Mitarbeiter können mit der App direkt am Smartphone Reservierungsanfragen für Fahrzeuge aus dem Fahrzeugpool stellen. Voraussetzung sind die Erweiterungen Einsatzplanung Fahrzeuge und Fahrer sowie Reservierung Poolfahrzeuge.

Garagen- und Stellplatzverwaltung

Stellplätze für Fahrzeuge werden verwaltet und die Zuordnung der Fahrzeuge und Fahrer geplant.

Personalausstattung

Verwaltung von Ausstattungsgegenständen wie beispielsweise Smartphones, Notebooks und Schneeketten und deren Ausgabe an Fahrer und Mitarbeiter.

Schlüsselverwaltung

Verwaltung von Schlüsseln und Schlüsselkarten für Fahrzeuge, Tiefgaragen oder Bürotüren.

Bußgeldverwaltung

Ordnungswidrigkeitenmanagement und OWI-Management: Bußgelder, Verkehrsvergehen und Ordnungswidrigkeiten werden erfasst und ausgewertet.

App Schadenmeldung

Schadenfälle werden mit der App auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets erfasst.

Werkstattaufträge

Es werden von der Fuhrparkverwaltung Aufträge an externe Werkstätten vergeben.

Werkstattverwaltung

Wird von Unternehmen und Behörden mit eigenem Werkstattbetrieb mit Mitarbeitern, Maschinen und Lager eingesetzt. Steuerung, Kontrolle und Verwaltung von Serviceverträgen, -aufträgen, -abrechnungen und Teilebeschaffung.

IT-Sicherheit Cloud – Microsoft erfüllt Sicherheitsanforderungen C5 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik

Nur sehr wenige Software-Anbieter verfügen über das C5-Testat und erfüllen damit die Compliance-Kriterien für Cloud Computing des BSI – Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Dieser deutsche Standard gilt in Europa als Vorbild. C5 steht für Cloud, Computing, Compliance, Controls und Catalogue. Sehen Sie sich hierzu die move)fleet® Cloud Vorteile an.

C5 ist inzwischen der führende Cloud-Computing-Standard für die IT-Sicherheit in Deutschland. Die Kriterien des Testats basieren auf dem Anforderungskatalog des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und bieten Behörden und Unternehmen bei der Nutzung von Cloud-Diensten ein hohes Maß an Sicherheit.

C5 – Cloud Computing Compliance Controls Catalog

2016 erstellte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) den Anforderungskatalog „Cloud Computing Compliance Controls Catalog“ (C5). C5 ist ein geprüfter Standard, der verbindliche Mindestanforderungen für die Cloudsicherheit und die Einführung von Public Cloud-Lösungen für deutsche Regierungsbehörden und Organisationen, die mit der Regierung zusammenarbeiten, festlegt. Der C5 wird auch zunehmend von Unternehmen bzw. im privaten Sektor genutzt.

Ziel des C5-Katalogs ist ein einheitlicher Sicherheitsrahmen für die Zertifizierung von Clouddienstanbietern und die Zusicherung für Kunden, dass ihre Daten sicher verwaltet werden.

C5 basiert auf international anerkannten IT-Sicherheitsstandards wie ISO/IEC 27001:2013, der Cloud Security Alliance Cloud Controls Matrix 3.0.1 und den BSI-eigenen IT-Grundschutzkatalogen. Der Katalog besteht aus 114 Anforderungen in 17 Bereichen – z. B. der Organisation von Informationssicherheit und physischer Sicherheit – mit Sicherheitsanforderungen, die für alle Clouddienstanbieter gelten, und andere Anforderungen für die Verarbeitung streng vertraulicher Daten und für Situationen, die hohe Verfügbarkeit erfordern.

Das BSI legt auch großen Wert auf Transparenz. Als Teil einer Prüfung muss der Cloudanbieter eine detaillierte Systembeschreibung beifügen und Umgebungsparameter wie Gerichtsbarkeit und Datenverarbeitungsstandort, Bereitstellung von Diensten und andere für die Clouddienste ausgestellte Zertifizierungen sowie Informationen über die Offenlegungspflichten des Cloudanbieters gegenüber Behörden offenlegen. Aufgrund der geschaffenen Transparenz wird dem Kunden die Entscheidung erleichtert, ob Clouddienste den gesetzlichen Vorschriften (zum Beispiel im Datenschutz), den eigenen Richtlinien oder auch der Gefährdungslage bezüglich Wirtschaftsspionage entsprechen.

Microsoft und C5 Cloud Computing Compliance Controls Catalog

Microsoft Cloud Services werden mindestens einmal jährlich anhand des Standards SOC 2 (AT Section 101) überprüft. Microsoft Azure, Azure Government und Azure Deutschland unterhält einen kombinierten Bericht (C5, SOC 2 Typ 2, CSA STAR-Bescheinigung) auf der Grundlage der von einem unabhängigen Prüfer durchgeführten Prüfungsbewertung, welche die Einhaltung von C5 nachweist.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Technik und Sicherheit.

Microsoft Dynamics 365 Business Central
Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet®
Informationen zu Technik und Sicherheit

Microsoft Tenant

Nahezu jedes Unternehmen setzt Microsoft Office 365 ein und hat deshalb einen Microsoft Tenant. Ein Microsoft Tenant ist das Hauptkonto von Microsoft Office 365. Die Cloud-basierte Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet® wird einfach von ags in Ihrem bereits vorhandenen Microsoft Tenant als Software as a Service (SaaS) auf Abonnement-Basis bereitgestellt. Der Microsoft Tenant ist der Speicherplatz für move)fleet® in einem Microsoft Rechenzentrum.

Datensicherheit und Microsoft Rechenzentrum

move)fleet® basiert auf Microsoft Dynamics™ 365 Business Central und wird über das Internet als Software as a Service (SaaS) in der Cloud bereitgestellt. Die Cloud-Rechenzentren für SaaS Dienste von Microsoft sind in Deutschland in der Nähe von Frankfurt und Berlin.

DSGVO

Microsoft Dynamics™ 365 Business Central unterstützt die Kunden bei der Erfüllung der Anforderungen zum Datenschutz, der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung und der Verarbeitung personenbezogener Daten. move)fleet® basiert auf Microsoft Dynamics™ 365 Business Central. Die Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet® ist eine DSGVO konforme Fuhrparkverwaltungssoftware.

Barrierefreiheit

Barrierefreie Fuhrparkverwaltungssoftware heißt, dass die Flotten- & Fuhrparksoftware so entwickelt ist, dass jeder Benutzer damit arbeiten kann. move)fleet® basiert auf Microsoft Dynamics™ 365 Business Central. Business Central ist ein barrierefreies Produkt und inklusiv gestaltet. move)fleet® ist deshalb eine barrierefreie Fuhrparksoftware.

Single Sign-on

Single Sign-on bedeutet, dass ein Anwender nach der einmaligen Authentifizierung an seinem Arbeitsplatz Zugriff auf alle Rechner und Dienste, für die er berechtigt ist, hat.  move)fleet® basiert auf Microsoft Dynamics™ 365 Business Central. Business Central unterstützt die einmalige Authentifizierung eines Anwenders. Der Anwender authentisiert sich nur einmal etwa durch eine Passworteingabe.