Microsoft Dynamics 365 Business Central Warenwirtschaft Cloud oder on-premises

Artikel

Der Artikelstamm ist die Basis für die Warenwirtschaft und die Materialwirtschaft. Der Artikelstamm dient zum Verwalten von Waren, Produkten, Halbfertigerzeugnissen, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen und von anderem Material.

Der Artikelstamm beinhaltet:

• Artikelnummer, GTIN/EAN
• Variantennummer
• Artikelstamm mit Vorgabewerten für Disposition, Logistik, Wiederbeschaffung und Fakturierung
• Führung mehrerer Mengeneinheiten z.B. Stück, Karton, Palette
• Gegliedertes Produktsortiment
• Lagerbewertungsmethoden z.B. Durchschnittsbewertung oder Bewertung nach FIFO, FEFO, LIFO oder Festpreisbewertung

Vorteile Dynamics 365 Business Central Artikel und Lagerbuchhaltung:

• Vollständige Aufzeichnung aller Lagerbewegungen auf Detailebene
• Lagerbestände differenziert mit Chargennummer und Ablaufdatum oder Seriennummer
• Artikel- und Chargenrückverfolgung von Wareneingang bis Warenausgang
• Informationen über den aktuellen Lagerbestand und Verfügbarkeit
• Automatische Lagerbewertung

Preise und Rabatte

Der Preis ist der Betrag, der beim Kauf einer Ware oder Dienstleistung bezahlt wird. In der Warenwirtschaft werden Einkaufspreise und Verkaufspreise unterschieden. Beide Preistypen werden in sehr ähnlicher Weise verwaltet.

Üblicherweise werden die Preise in Form von Preislisten und Rabattlisten je Artikel für einzelne Debitoren oder Kreditoren oder für Preisgruppen verwaltet.

Die Funktion der Preisfindung schlägt in einem Warenwirtschaftssystem den nach Preislisten gültigen Preis für einen Artikel in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Datum für einen Debitor bzw. Kreditor vor.

Vorteile Dynamics 365 Business Central Preise und Rabatte:

• Listenpreise
• Sonderpreise
• Aktionspreise
• Artikelrabatte und Rechnungsrabatte
• Rahmenverträge
• Bonussysteme
• Rückvergütungen

Auftragsbearbeitung und Verkauf

Der Verkaufsprozess startet üblicherweise mit der Angebotserstellung. Mit dem Angebot erhält der Kunde eine verbindliche Angabe über den Preis und die Beschaffenheit der Waren und Dienstleistungen.

Nach dem Eingang der Bestellung des Kunden beginnt die Auftragsbearbeitung. Die Auftragsbearbeitung ist Teil der Auftragsabwicklung. Das Angebot wird zu einem Auftrag. Man erhält automatische Warnungen bei Überschreitung des Kreditlimits des Kunden und Nichtverfügbarkeit von Beständen. Nach Prüfung und Freigabe erhält der Kunde eine Auftragsbestätigung.

Der Auftrag steuert die Abwicklung der warenwirtschaftlichen Prozesse und der Lieferkette in der Unternehmung. Für den Versand der Ware wird ein Lieferschein gedruckt. Mit der Rechnungsstellung wird der Prozess der Auftragsabwicklung abgeschlossen.

In bestehenden Geschäftsbeziehungen arbeitet man oft mit Rahmenverträgen bzw. Rahmenaufträgen aus denen Aufträge durch den Kunden abgerufen werden können.

Vorteile Dynamics 365 Business Central Auftragsbearbeitung und Verkauf:

• Automatische Kreditlimitwarnung
• Automatische Verfügbarkeitswarnung
• Integrierte Lieferkette mit Direktlieferung und automatischer Beschaffung durch Einkauf, Umlagerung, Montage oder Fertigung
• Belegworkflow von Angebot und Rahmenauftrag bis zur Ausgangsrechnung
• Teillieferung und Teilrechnung
• Reklamation und Retouren

Bestellwesen und Einkauf

Der Einkaufsprozess startet meist mit der Versendung von Anfragen und dem Einholen von Angeboten. Mit dem Angebot erhält das Unternehmen eine verbindliche Angabe über den Preis und die Beschaffenheit der Waren und Dienstleistungen.

Mit der Auswahl des Angebotes wandelt man die Anfrage in eine Bestellung um. Man kann einen Workflow für Bestellgenehmigungen mit unterschiedlicher Genehmigungskette und festgelegten Freigabebeträgen für unterschiedliche Benutzergruppen durchlaufen.

Dann wird die Bestellung an den Lieferanten gesendet. Die Bestellung steuert die Abwicklung der warenwirtschaftlichen Prozesse und der Lieferkette im Unternehmen.

Mit dem Rechnungseingang und der Fakturierung wird der Prozess der Bestellabwicklung abgeschlossen.

In bestehenden Geschäftsbeziehungen arbeitet man oft mit automatischen Bestellvorschlägen auf Grund von Auftragsmengen, Meldebeständen bzw. Mindestbestand und Wiederbeschaffungsparametern der Artikel sowie mit Rahmenverträgen bzw. Rahmenbestellungen.

So wie man bei einem Kunden für eine überfällige Rechnung eine Mahnung erstellen kann, kann man bei einem Lieferanten für eine offene Bestellung eine Lieferanmahnung erstellen, wenn das zugesagte Wareneingangsdatum überschritten ist.

Vorteile Dynamics 365 Business Central Bestellwesen und Einkauf:

• Belegworkflow von Anfrage und Rahmenbestellung bis zur Eingangsrechnung
• Genehmigungsworkflow mit Genehmigerkette und Genehmigungskompetenzen
• Integrierte Lieferkette mit Direktlieferung und automatischer Beschaffung durch Einkauf
• Bestandsparameter für Wiederbeschaffung auf Ebene des Artikels oder der Lagereinheit/SKU
• Teillieferung und Teilrechnung
• Reklamation und Rücksendung

Lager

Die Lagerverwaltung ist Teil der Warenwirtschaft. Aufgaben der Lagerverwaltung sind die Auskunft über die Lagerbestände und deren Standort im Lager zu geben und den warenwirtschaftlichen Materialfluss zu steuern.

Die Lagerverwaltung wird organisatorisch gegliedert auf der groben Ebene in Lagerorte bzw. Standorte und auf der Detailebene in Regale bzw. feste oder chaotische Lagerplätze.

Die Mengen der Einkaufsbestellung sind die Grundlage für Wareneingang und Einlagerung. Durch den Wareneingang erhöht sich der Lagerbestand der Artikel.

Die Einstandspreise der Einkaufsbestellung oder die Durchschnittspreise der Artikel sind Grundlage für die Lagerbewertung.

Bei Artikeln kann die Chargenverwaltung oder Seriennummernverwaltung genutzt werden, um Lagerbestände kleinteilig zu differenzieren und detailliert durch die Lieferkette rückverfolgen zu können.

Warenausgangsdatum bzw. Lieferdatum und die Mengen des Verkaufsauftrages sind die Basis für Kommissionierung und Warenausgang. Durch den Warenausgang reduziert sich der Lagerbestand der Artikel. Offene Aufträge reduzieren durch Reservierungen die Verfügbarkeit der Artikel.

Mit der Stichtagsinventur oder die mitlaufende Inventur kann der tatsächliche Lagerbestand der Artikel im Lagerort regelmäßig überprüft werden.

Die Lagerverwaltung der Warenwirtschaft kann zu einem Lagerverwaltungssystem ausgebaut werden.

Vorteile Dynamics 365 Business Central Lager:

• Konfigurierbar von einfacher bis komplexer Lagerstruktur
• Jederzeit Auskunft über Lagerbestände und Verfügbarkeit nach freien Kriterien
• Aus Aufträgen, Bestellungen und Retouren werden Lagerbelege für Einlagerung und Kommissionierung erstellt
• Reservierung von Beständen und erwarteten Wareneingängen
• Inventur mit nach Lagerkriterien gliederbaren Zähllisten

Stückliste und Montage

Eine Stückliste ist die strukturierte Liste von Artikeln bzw. Komponenten eines Sets oder Produktes. In der Warenwirtschaft werden Stücklisten verwendet, um in Verkaufsaufträgen ganze Sets oder ihre Komponenten zu verkaufen oder auch um die Konfektionierung und Montage von Produkten zu steuern.

Andere Bezeichnungen von Stücklisten sind unter anderem Rezepturen oder Materiallisten.

Stücklisten können nach dem Baukastenprinzip mehrstufig gegliedert sein.

Die Stücklistenmontage im Vorfeld des Verkaufs kann durch einen vom Verkaufsauftrag getrennten Montageauftrag abgewickelt werden.

Vorteile Dynamics 365 Business Central Stückliste und Montage:

• Einfache Abbildung eines Produktionsprozesses mit Stückliste
• Auftragsmontage / Assembly to Order
• Lagermontage / Assembly to Stock
• Integrierte Lieferkette mit automatischer Beschaffung durch Montage
• Bestandsparameter für Wiederbeschaffung auf Ebene des Artikels oder der Lagereinheit/SKU
• Teilmontage
• Preiskalkulation auf Basis der Montagestückliste

Abrechnung / Fakturierung

Die Rechnungsstellung wird auch Fakturierung genannt. Im Rechnungswesen bedeutet die Fakturierung, dass eine Rechnung über bereits erfolgte Lieferungen und Leistungen gestellt wird. Die Rechnungsstellung kann auch als Akontorechnung, also für vorgesehene bzw. noch nicht erbrachte Lieferungen und Leistungen, erfolgen.

In der Warenwirtschaft kann eine Verkaufsrechnung als Einzel- oder Sammelrechnung direkt aus den Verkaufsaufträgen, unter Beachtung der jeweils gesetzlich gültigen Mehrwertsteuersätze, erzeugt werden.

Eine Einkaufsrechnung kann In der Warenwirtschaft als Einzel- oder Sammelrechnung direkt aus den Einkaufsbestellungen, unter Beachtung der jeweils gesetzlich gültigen Mehrwertsteuersätze, erzeugt werden.

Wenn die Finanzbuchhaltung mit der Warenwirtschaft integriert ist, erfolgt die automatische Kontierung und Buchung auf die Sachkonten der Finanzbuchhaltung sowie die Offene-Posten-Buchhaltung der Debitoren und Kreditoren.

Die Verkaufsrechnungen werden gedruckt oder automatisch per E-Mail an den Debitoren versandt.

Die Einkaufsrechnungen können als PDF Anhang verknüpft archiviert werden.

Vorteile Dynamics 365 Business Central Abrechnung / Fakturierung:

• Einfache Erstellung auf Basis der Lieferungen
• Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen, Ratenrechnungen
• Einzelrechnungen und Sammelrechnungen
• Automatische Berechnung der Margen und deren Korrektur

Reporting

Zu einer Warenwirtschaft gehört ein umfangreiches, betriebswirtschaftliches Berichtswesen. Dazu zählen Reporting Lagerbestand, Wareneingang und Warenausgang, Einlagerung und Kommissionierung, Inventurlisten sowie Auswertungen von Einkäufen und Verkäufen hinsichtlich Menge und/oder Wert.

Die Auswertungen verdichten die Datenbestände zu übersichtlichen Informationen und können durch Filtersetzung auf die ausgewerteten Daten, wie Artikelnummern, Lagerorte und Zeitraum, individuell abgegrenzt werden.

Vorteile Dynamics 365 Business Central Reporting:

• Onlineauswertungen mit individuell gesetzten Abgrenzungen
• Speicherbare Analysen und Ansichten
• Ausgabe von Reports auf Drucker, als pdf/E-Mail, oder Excel
• Verknüpfung von Reports mit Excellayouts