Microsoft Dynamics 365 Business Central Modul Projekte und Projektcontrolling Cloud oder on-premises

Im Projektmodul besteht das Projektmanagement aus der Projektdefinition, Projektplanung, Projektumsetzung, Projektabrechnung und dem Projektcontrolling:

Projektdefinition

Zu Beginn eines Projektes wird das Projektziel eindeutig und vollständig festgelegt. Die organisatorischen Vorrausetzungen für das Projekt sind zu schaffen.

Projektleiter, Projektcontroller und Projektmitarbeiter werden benannt und die Ablauforganisation bestimmt. Hierzu gehören das Festlegen der Phasen, Aufgaben und Meilensteine des Projektes.

Im Projekt-Modul sind die Projekte mit ihren Stammdaten das zentrale Objekt. In den Stammdaten werden die allgemeinen Projektdaten wie Projektbeschreibung, Projektkunde, Rechnungsempfänger, Preise und Projektleiter verwaltet.

Zur Projektorganisation können im Projektmodul als Stammdaten  Ressourcen, Artikel und Sachkonten verwendet werden.

Ressourcen werden für die Dienstleistung von Mitarbeitern und den Einsatz von Maschinen oder Geräten verwendet, Artikel für Verbrauchsmaterial oder Ware. Sachkonten können für direkte Kontierungszwecke genutzt werden.

Bei fakturierbaren Projekten werden die Abrechnungsmodalitäten festgelegt. Man unterscheidet Festpreis-Projekte und Projekte mit Abrechnung nach Aufwand bzw. Time and Material.

Jedes Projekt und jede Projektaufgabe haben einen Projektstatus, der während der Projektumsetzung aktualisiert wird und den Projektfortschritt und Fertigstellungsgrad dokumentiert.

Projektplanung

Projektplanung ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements. Die Projektplanung folgt auf die Phase der Projektdefinition. Die nächste Projektphase ist die Projektdurchführung.

In der Projektplanung werden die einzelnen Tätigkeiten des Projektes als nummerierte Projektaufgaben mit Aufgabenschreibung als Struktur unter dem Projekt erfasst.

Die Aufgaben können mehrstufig gegliedert werden, so dass es Haupt- und Teilaufgaben gibt. In der Budgetplanung werden die Haupt- oder Teilaufgaben mit Mengen, Kosten und Umsätzen budgetiert. Wenn Teilaufgaben budgetiert werden, errechnet sich die Summe der übergeordneten Aufgabe automatisch.

Eine Projektaufgabe basiert entweder auf einem Mitarbeiter bzw. Ressource oder einer Ressourcengruppe. Somit ist entweder eine Grobplanung auf Ebene von Ressourcengruppen oder eine Feinplanung auf Ebene des Mitarbeiters bzw. der Ressource möglich.

Mitarbeiter bzw. Ressourcen oder Ressourcengruppen werden entsprechend dem Betriebskalender mit Kapazitäten zum Beispiel in Arbeitsstunden beplant.

Projektumsetzung

Wenn alle Unterlagen zur Planung des Projekts vorliegen und der Auftrag erteilt ist, startet die Projektdurchführung. Die Projektdurchführung wird vom Projektcontrolling als mitlaufendem Prozess begleitet.

Im Projektmodul ist eine zentrale Funktion zur Projektumsetzung die Erfassung des Materialverbrauchs und von geleisteten Arbeitsstunden auf die Aufgaben des Projektes. Die Stundenkontierung erfolgt personen-, aufgaben- und zeitbezogen.

In der Regel erfolgt die Leistungserfassung durch die Projektmitarbeiter. Im Rahmen des Projektworkflows werden die erfassten Leistungen einem Projekt- oder Teamleiter zur Genehmigung angezeigt. Nach Genehmigung werden die Leistungen auf das Projekt gebucht.

Auf Grund der Verbrauchs- und Leistungserfassung kann der Leistungsnachweis erstellt und mit dem Kunden abgestimmt werden. Der Leistungsnachweis ist oft die Grundlage für Projektabrechnung nach Aufwand bzw. Time and Material.

Projektabrechnung

Im Projektmodul können Projektaufgaben eines Projektes ganz oder teilweise in Rechnung gestellt werden. Es können ein Zahlungsplan mit Abschlägen, Abrechnung nach Projektfortschritt oder feste Abrechnungstermine vereinbart werden.

Durch die Integration mit dem ERP-Modul Verkauf können Rechnungen automatisch vorgeschlagen, bearbeitet und fakturiert werden.

Insbesondere bei längerfristigen Projekten erfolgen Projektumsetzung und Projektabrechnung oft iterativ, das heißt in mehreren Teilschritten.

Projektcontrolling

Zu den Aufgaben des Projektcontrolling gehören das Controlling von Kosten, Zeit und Qualität.

Eine Aufgabe des Projektcontrolling ist die laufende Prüfung der Rechnungen, um das Budget einzuhalten.

Eine weitere Aufgabe des Projektcontrolling ist die Kontrolle des Projektfortschrittes. Dazu gehört die Überwachung der Aufgabenerfüllung und die Einhaltung der vereinbarten Termine.

Fortwährend wird Qualitätssicherung der umgesetzten Aufgaben betrieben.

Integration mit der Warenwirtschaft

Innerhalb des ERP-Systems sind die Projektstammdaten eng mit den Stammdaten der Warenwirtschaft und des Finance Management verknüpft.

Bei der Projektorganisation kann man direkt auf die Artikel der Warenwirtschaft zugreifen und die Kontierungs- und Abrechnungsregeln des Finance Managements sowie des Verkaufsmoduls einsetzen.

Als Projektkunde und Rechnungsempfänger werden die Debitoren verwendet.

Verbrauchsmaterialien können direkt dem Lagerbestand entnommen werden oder im Rahmen des Einkaufsmoduls direkt für das Projekt beschafft werden. Die Verkaufsvorgänge des Verkaufsmoduls haben direkten Bezug auf Projekte und Projektaufgaben.