Microsoft 365 Business Central ERP-Software für Sozialunternehmen
Für einen überregionalen Erbringer von Sozialen Dienstleistungen mit mehr als 1000 Mitarbeitern in 150 Standorten und 8 in einer Stiftung zusammengefassten Firmen für die unterschiedlichen Betriebszweige wurde Dynamics 365 Business Central als zentrales ERP-System eingeführt.
Es werden unter anderem Werkstätten, Wohnheime und Pflegedienste betrieben. Zu den erbrachten Leistungen gehört neben der Betreuung und Pflege auch die Teilhabeberatung von Menschen mit Behinderungen oder chronischen Erkrankungen.
Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung
Dabei liegen die Schwerpunkte der Anwendung des ERP-Systems Dynamics 365 Business Central auf der Finanzbuchhaltung mit Verkaufs- und Einkaufsabrechnung und dem Zahlungsverkehr, dem Jahresabschluss und der Konsolidierung der Jahresabschlüsse der Organschaft, auf der Anlagenbuchhaltung und auf der Kosten- und Leistungsrechnung als Grundlage für die Wirtschaftsplanung des Sozialunternehmens.
Eingangsrechnungs-Workflow mit Document Capture
Eingangsrechnungen werden mit Hilfe des Add-On Moduls Document Capture digitalisiert, indem entweder Papierbelege eingescannt oder XML- oder PDF-Dateien direkt aus E-Mail-Eingangskonten abgerufen werden. Falls die PDF-Daten nicht ohnehin schon eine XML-Datenstruktur mitbringen, erfolgt eine automatische OCR-Erkennung und die Belege werden je Kreditor einmalig trainiert.
Anhand der Kostenstelle können die Belege den FIbu-Mandanten zugeordnet und an den zuständigen Genehmigungs-Workflow übergeben werden. Dabei werden unterschiedliche Teams aus Fachabteilungen und Budgetverantwortlichen gebildet, wobei sich Team-Mitglieder einer Workflowstufe vertreten können. Nach fachlicher Freigabe erfolgt in Abhängigkeit von der Höhe des Rechnungsbetrages und der Budgetkompetenz der Mitarbeiter die Freigabe oder Zurückweisung des Vorgangs. Die Genehmigungsabläufe werden im System protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden. PDF-Belege werden revisionssicher archiviert und können auch für historische Datensätze jederzeit aufgerufen werden.
Pauschaler Mehrwertsteuerabzug für gGmbH
Eine Besonderheit ist, dass der Kunde in einigen Firmen berechtigt ist, pauschalisierte Prozentsätze des ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrags als Vorsteuer geltend zu machen und in Abzug zu bringen. Allerdings schwankt die Höhe des Prozentsatzes in Abhängigkeit von den erbrachten Tätigkeiten und Leistungen. Früher mussten die abzugsfähigen Beträge einer Rechnung durch die Mitarbeiter je betroffenem Sachkonto manuell ausgerechnet werden. Diese mühselige Arbeit wird den Mitarbeitern nun durch eine je Kostenstelle konfigurierbare automatische Berechnungsfunktion abgenommen.
Schnittstellen von Vorsystemen und Abrechnung mit Leistungsträgern
Zahlreiche Leistungen der Firmen des Kunden werden außerhalb von Dynamics 365 Business Central mit Hilfe von Spezialsoftware verwaltet und erfasst. Dazu gehören auch die Verwaltung von Wohneinrichtungen sowie die stationäre und ambulante Betreuung und Versorgung der Bewohner, beispielsweise mit der Software Vivendi.
Für die verkaufsseitige Abrechnung der Leistungen wie auch für die damit zusammenhängende Kosten- und Leistungsrechnung wurden zahlreiche Schnittstellen zur Übernahme entsprechender Abrechnungsdaten aus diesen Vorsystemen eingeführt. Eine Besonderheit dabei ist, dass Verkaufsrechnungen und -gutschriften sowie die Zahlungsvorgänge nicht nur mit Bezug auf den Debitoren der Leistung, was oft ein Leistungsträger (beispielsweise Landschaftsverband) ist, gebucht werden, sondern auch mit Bezug auf den eigentlichen Leistungsempfänger, also beispielsweise den einzelnen Bewohner einer Einrichtung.
Strategische Finanz- und Wirtschaftsplanung
Für die langfristige Wirtschaftsplanung wie für die tägliche Arbeitserleichterung im Rechnungswesen werden unter anderem die komfortablen Standardmodule Anlagenbuchhaltung und Projekte eingesetzt. Für den Kunden wurden zusätzlich Module zur Verwaltung von Darlehen und von Fördermitteln, sowohl mit und ohne Aktivierungspflicht realisiert, die sich nahtlos in die 365 BC Finanzbuchhaltung einfügen.
Prozessänderungen und neue Datenstrukturen
Zusammen mit dem Softwarewechsel sollten zahlreiche Änderungen, vornehmlich Vereinfachungen, in betrieblichen Abläufen vorgenommen werden. Für die Einführung des Systems wurden mehrere Projektteams gebildet. welche sich um unterschiedliche Abschnitte des Projekt-Rollouts kümmerten. Das ags Projektteam fungierte unter anderem als Koordinator. Durch die Prozessänderungen wurden ebenfalls Umstellungen in den hergebrachten Datenstrukturen erforderlich, welche durch das ags Projektteam in Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern des Kunden umgesetzt wurden.
