Microsoft Dynamics 365 Business Central für einen Dienstleister für Bauprojekte
Für ein Dienstleistungsunternehmen mit mehr als 20 Tochtergesellschaften in Deutschland und Europa, die sich auf Bauprojekte – insbesondere auf Infrastrukturprojekte für öffentliche und private Auftraggeber – spezialisiert hat, wurde Dynamics 365 Business Central als zentrales ERP-System eingeführt.
Der Dienstleister bietet seinen Kunden umfassenden Service aus einer Hand, von der Konzeption, Planung, Tiefbau bis hin zur Montage sowie die Bereitstellung von Materialien und Komponenten. Um die komplexen Anforderungen der Branche besser zu erfüllen und die Geschäftsprozesse effizient zu steuern, entschied sich der Kunde für die cloudbasierte ERP-Software Microsoft Dynamics 365 Business Central, die Flexibilität und Skalierbarkeit für eine internationale Unternehmensstruktur bietet.
Ziele des ERP-Projekts
Die Einführung von Dynamics 365 Business Central Cloud zielte darauf ab, eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Koordination der vielfältigen Geschäftsbereiche des Unternehmens und seiner Tochtergesellschaften zu schaffen. Wichtige Ziele waren:
- Effizienzsteigerung durch Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen
- Zentralisierung und Vereinheitlichung von Daten und Stammdatenverwaltung für alle Tochtergesellschaften
- Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit in Finanzbuchhaltung, Projektdaten und internen Abläufen
- Flexibilität für Anpassungen und Erweiterungen, um wechselnde Anforderungen und Prioritäten schnell abdecken zu können
Da der Betrieb während der Systemumstellung weiterlief, legte der Kunde zudem großen Wert auf eine schrittweise Einführung mit Priorisierung der dringendsten Funktionen.
Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud Module
Dynamics 365 Business Central deckt zentrale Funktionen der Firmengruppe ab, darunter die Module für:
- Finanzbuchhaltung (FIBU)
- Verkauf und Einkauf
- Projektmanagement
- Lagerverwaltung
Microsoft Dynamics 365 Business Central Add-Ons
Zusätzlich wurden spezielle Add-On-Module implementiert, um branchenspezifische und betriebliche Anforderungen des Dienstleistungsunternehmens abzudecken:
- Document Capture für Belegdigitalisierung und Workflowsteuerung mit Genehmigungsprozessen. Es ermöglicht eine zweistufige Genehmigung von Eingangsrechnungen, die je nach Budgetverantwortung gestaffelt genehmigt werden.
- OPplus für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, wodurch Transaktionen effizienter und transparenter gestaltet werden.
- move)fleet® Fuhrparkverwaltung von ags, um alle mobil genutzten Maschinen und Fahrzeuge zentral zu verwalten und zuzuordnen.
Microsoft ERP-System Implementierung und Datenmigration
Die Implementierung von Dynamics 365 Business Central erforderte eine sorgfältige Planung und enge Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam des Kunden und ags. Der Migrationsprozess von den bisherigen Altsystemen (einschließlich Excel und Word) war dabei ein wesentlicher Bestandteil. Besonderes Augenmerk wurde auf die Synchronisation und Zentralisierung der Stammdaten gelegt, die mithilfe eines zentralen Mandanten in Dynamics 365 Business Central für alle Tochtergesellschaften verwaltet werden. Die Stammdatensynchronisation erlaubt individuelle Anpassungen für jede Tochtergesellschaft, die spezifische Daten eigenständig verwalten kann.
Der dringliche Zeitrahmen machte eine schnelle und effiziente Umstellung erforderlich, weshalb ein flexibler, anpassbarer Ansatz verfolgt wurde, um einzelne Module und Funktionen gestaffelt einzuführen.
Projektbasierte Rechnungsstellung
Ein Großteil der Rechnungsstellung des Kunden erfolgt projektbasiert, was im Baugewerbe spezifische Anforderungen mit sich bringt. Projekte werden im System angelegt, geplant und budgetiert und durchlaufen typische Rechnungsprozesse, darunter:
- Vorschussrechnungen (Anzahlungen)
- Einbehalt-Abzüge
- Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt
- Schlussrechnungen
- stufenweise Auflösung von Vorschüssen und Einbehalten
Diese Prozesse werden nun im Dynamics 365 BC ERP-System abgebildet, was zu einer besseren Nachverfolgbarkeit und einem verbesserten Cashflow-Management führt.
Belegerfassung und Dokumentenverwaltung
Die Eingangsrechnungen werden mit Document Capture verarbeitet. Document Capture ermöglicht die Digitalisierung von PDF-Rechnungen und gescannten Dokumenten. Eingangsbelege können zudem in Form von E-Rechnungen importiert und den jeweiligen Mandanten zugeordnet werden. Diese automatisierte Dokumentenerfassung reduziert den manuellen Aufwand erheblich und steigert die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Intercompany-Transaktionen und Konsolidierung
Durch die Intercompany-Funktionalität in Microsoft Dynamics 365 Business Central können Transaktionen zwischen den Tochtergesellschaften effizienter abgewickelt werden. Viele Rechnungen, die im zentralen Service-Mandanten erfasst werden, müssen an die Tochtergesellschaften weiterverrechnet werden. Die Intercompany-Funktionalität ermöglicht eine automatische Übertragung von Rechnungen und Gutschriften an die verbundenen Gesellschaften, die als Intercompany-Kunden und Intercompany-Lieferanten verknüpft sind.
Die Konsolidierung auf Konzernebene erfolgt durch die IC-Partnercodes und Betriebsnummern der Tochtergesellschaften, sodass Finanzberichte und Anpassungsbuchungen auf Konzernebene erstellt werden können.
Fuhrparkverwaltung move)fleet®
Das Fuhrparkmanagement erfolgt mithilfe von move)fleet® und umfasst neben PKWs und LKWs auch Baumaschinen und weitere mobile Maschinen. Alle relevanten Fahrzeug- und Maschinendaten werden in einem zentralen Service-Mandanten gepflegt und umfassen:
- Technische Merkmale und Ausstattungen
- Verträge (Kauf oder Leasing)
- Wartungs- und Inspektionstermine
- Kostenhistorie (Betriebskosten, Betankung, Wartung und Reparaturen)
Zusätzlich ermöglicht die Microsoft Fuhrparksoftware move)fleet® von ags dem Dienstleistungsunternehmen die Zuordnung der Fahrzeuge zu Fahrern, Kostenstellen und Organisationseinheiten. Damit bietet die move)fleet® Fuhrparksoftware eine umfassende Lösung für das Flottenmanagement und reduziert den administrativen Aufwand deutlich.
DATEV-Schnittstelle für externe Buchhaltung
Während der Einführungsphase wurden einige Tochtergesellschaften, die ihre Buchhaltung extern führten, durch eine bidirektionale DATEV-Schnittstelle eingebunden. So konnten diese Einheiten nahtlos in die Systemlandschaft integriert werden, bis eine vollständige Umstellung aller Mandanten auf Dynamics 365 Business Central Cloud erfolgte.
Herausforderungen und Lösungen
Die Einführung von Dynamics 365 Business Central erfolgte während des laufenden Geschäftsbetriebs und brachte einige Herausforderungen mit sich.
- Anpassung an wechselnde Anforderungen: Durch eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam des Kunden und ags konnte flexibel auf Priorisierungen und sich ändernde Anforderungen eingegangen werden.
- Schulung der Mitarbeiter: Da Mitarbeiter an mehreren Standorten in Deutschland und Europa tätig sind, wurden umfassende Schulungsmaßnahmen in deutscher und englischer Sprache durchgeführt, um eine hohe Benutzerakzeptanz und Kompetenz sicherzustellen.
- Projektlaufzeit: Der angestrebte Zeitrahmen konnte durch die abgestimmte Projektsteuerung und klare Rollenzuweisungen eingehalten werden.
Fazit und Ausblick
Mit der Einführung von Dynamics 365 Business Central Cloud wurde eine einheitliche und skalierbare ERP-Lösung geschaffen, die die komplexen Geschäftsprozesse des Kunden optimiert. Die zentralisierte Datenverwaltung, automatisierte Intercompany-Transaktionen und die Einführung der Fuhrparkverwaltung move)fleet® stellen signifikante Verbesserungen dar, die Effizienz und Transparenz erhöhen.
Für die Zukunft ist vorgesehen, die Funktionen in weiteren Bereichen auszubauen und neue Module schrittweise zu integrieren, um die Unternehmensstrategie weiter zu unterstützen und die Innovationsfähigkeit der Firmengruppe zu fördern. Durch die flexible Struktur des Systems kann die Firmengruppe auf zukünftige Anforderungen im Bausektor schnell und effizient reagieren.