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E-Rechnung und E-Rechnungspflicht ab 2025 mit Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud und on-premises
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Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Durch die fortschreitende Digitalisierung und die stetig wachsenden Anforderungen an Unternehmen im Hinblick auf Effizienz und Nachhaltigkeit, wurde die Einführung der E-Rechnung in vielen Ländern zu einer Pflicht. Dies betrifft sowohl den privaten als auch den öffentlichen Sektor. Ab 01.01.2025 müssen Unternehmen nach den neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie unterscheidet sich von herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden, durch ihre maschinenlesbare Struktur, welche die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dabei kommt häufig ein Format wie XML zum Einsatz. In der Europäischen Union ist das XML-Format, insbesondere der Standard „EN 16931“, weit verbreitet.
Die Vorteile der E-Rechnung
Automatisierte Verarbeitung: Durch die maschinenlesbare Struktur können Rechnungen automatisch in Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
Schnellere Zahlungsabwicklung: Da Rechnungen schneller verarbeitet werden können, kann auch der Zahlungsprozess beschleunigt werden.
Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto sowie durch die automatisierte Bearbeitung können erhebliche Kosten eingespart werden.
Umweltschutz: Der Verzicht auf Papier trägt zur Schonung der Umwelt bei.
Rechtssicherheit: Viele Länder verlangen bereits die Nutzung von E-Rechnungen, insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Stellen.
E-Rechnungspflicht in Europa und Deutschland
In vielen Ländern der Europäischen Union, einschließlich Deutschland, gibt es bereits gesetzliche Vorschriften zur E-Rechnungspflicht. Seit November 2020 sind beispielsweise alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch im Format XRechnung zu stellen. Diese Vorschrift basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die Nutzung der E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen fördert.
Ziel dieser Richtlinie ist es, die Effizienz und Transparenz im öffentlichen Beschaffungswesen zu verbessern. Langfristig wird erwartet, dass die E-Rechnung auch im privaten Sektor an Bedeutung gewinnt und sich zu einem Standard entwickelt.
Die XRechnung ist ein spezielles Format der E-Rechnung, das den deutschen Anforderungen entspricht und auf dem europäischen Standard EN 16931 basiert. Es handelt sich dabei um eine XML-basierte Struktur, die alle notwendigen Informationen einer Rechnung enthält und sicherstellt, dass diese maschinell verarbeitet werden kann.
Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen, die die Verwendung von E-Rechnungen regeln
Es ist wichtig, dass Unternehmen, insbesondere Lieferanten öffentlicher Auftraggeber, die spezifischen Anforderungen der genannten Gesetze und Verordnungen einhalten, um sicherzustellen, dass ihre E-Rechnungen rechtlich gültig sind und von den Behörden akzeptiert werden.
Umsatzsteuergesetz (UStG): Das Umsatzsteuergesetz regelt die Besteuerung von Umsätzen und enthält Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung. Gemäß § 14 Abs. 1 UStG müssen E-Rechnungen dieselben Pflichtangaben enthalten wie herkömmliche Papierrechnungen. Darüber hinaus müssen sie gemäß § 14 Abs. 3 UStG elektronisch übermittelt und empfangen werden.
Signaturgesetz (SigG): Das Signaturgesetz legt die Anforderungen an elektronische Signaturen fest. In einigen Fällen kann eine fortgeschrittene elektronische Signatur erforderlich sein, um die Authentizität und Integrität einer E-Rechnung sicherzustellen.
Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG): Das EHUG regelt unter anderem die elektronische Einreichung von Unternehmensdokumenten, einschließlich elektronischer Rechnungen, bei den zuständigen Behörden.
E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO): Die E-Rechnungs-Verordnung enthält detaillierte Bestimmungen zur elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie legt fest, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen, die den europäischen Normen entsprechen.
De-Mail-Gesetz: Das De-Mail-Gesetz ermöglicht die sichere elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltungen. Unter bestimmten Umständen können E-Rechnungen auch über De-Mail versendet werden.
Elektronische-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV): Diese Verordnung regelt die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen von Bundesbehörden und legt fest, dass Lieferanten verpflichtet sind, elektronische Rechnungen an Bundesbehörden zu stellen.
E-Rechnung ab 2025 mit Microsoft Dynamics 365 Business Central
In diesem Kontext kommt eine Softwarelösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud oder on-premises ins Spiel, die Unternehmen dabei unterstützt, diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Geschäftsprozesse der Unternehmen zu optimieren.
Eine Funktion von Business Central ist die Unterstützung von E-Rechnungen. Da die E-Rechnungspflicht immer weiter um sich greift, wird die Fähigkeit, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen, für Unternehmen zunehmend wichtiger. Dynamics 365 Business Central bietet hierfür eine Reihe von Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, diesen Anforderungen gerecht zu werden.
Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud und on-premises unterstützt die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen in verschiedenen Formaten, darunter auch die in Europa weit verbreitete XRechnung. Dies geschieht durch die Integration mit verschiedenen elektronischen Plattformen und Standards. Unternehmen können so sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und gleichzeitig ihre internen Prozesse effizient gestalten.
Erstellung von E-Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Business Central Cloud und on-premises ermöglicht es, Rechnungen direkt in einem elektronischen Format zu erstellen. Dies geschieht in der Regel über die Debitorenbuchhaltung, wo Rechnungen entweder manuell oder automatisiert erstellt werden. Dabei können alle erforderlichen Daten, wie z. B. die Kundendaten, Zahlungsinformationen und spezifische Produkt- oder Dienstleistungsdetails, direkt in das System eingegeben werden. Die E-Rechnung wird anschließend in einem maschinenlesbaren Format exportiert.
Besonders für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, ist die Möglichkeit, E-Rechnungen im Format XRechnung zu erstellen, von großer Bedeutung. Business Central unterstützt dies nativ oder über Drittanbieter-Integrationen, die speziell auf lokale Vorschriften zugeschnitten sind.
Versand und Empfang von E-Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central
Dynamics 365 Business Central Cloud und on-premises ermöglicht den Versand von E-Rechnungen direkt aus dem System heraus. Unternehmen können so sicherstellen, dass ihre Rechnungen korrekt und fristgerecht bei ihren Kunden ankommen. Dabei kann die Übertragung entweder über E-Mail, spezielle elektronische Plattformen oder andere Kommunikationswege erfolgen.
Der Empfang von E-Rechnungen ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Eingehende Rechnungen können in Dynamics 365 Business Central direkt verarbeitet werden, sodass eine manuelle Eingabe überflüssig wird. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler bei der Erfassung von Rechnungsdaten.
Automatisierung und Workflow Microsoft Dynamics 365 Business Central
Ein wesentlicher Vorteil von Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud und on-premises ist die Möglichkeit, Rechnungsprozesse zu automatisieren. Workflows können so gestaltet werden, dass Rechnungen nach bestimmten Kriterien automatisch erstellt, freigegeben und versendet werden. So lässt sich zum Beispiel ein Workflow einrichten, bei dem eine Rechnung automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung weitergeleitet wird, bevor sie an den Kunden versandt wird. Ebenso können eingehende E-Rechnungen automatisch in die Buchhaltung aufgenommen und zur Zahlung freigegeben werden.
Integration mit anderen Systemen
Ein großer Vorteil von Dynamics 365 Business Central ist die nahtlose Integration mit anderen Systemen, einschließlich Plattformen zur Verarbeitung von E-Rechnungen. Dies umfasst sowohl internationale Standards als auch länderspezifische Lösungen wie Peppol (Pan-European Public Procurement Online) oder nationale Plattformen zur Übermittlung von Rechnungen.
Durch diese Integration können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen immer in dem erforderlichen Format vorliegen und rechtzeitig an die entsprechenden Behörden oder Geschäftspartner übermittelt werden. Zudem lassen sich durch die Verbindung mit ERP-Systemen wie Dynamics 365 Business Central Cloud und on-premises nicht nur Rechnungen erstellen und versenden, sondern auch Zahlungen nachverfolgen und Mahnungen automatisiert erstellen.
Vorteile der E-Rechnung in Dynamics 365 Business Central
Die Nutzung von E-Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud und on-premises bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Rechtssicherheit: Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, können sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnungspflicht erfüllen.
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung des Rechnungswesens können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen, da manuelle Arbeitsschritte entfallen und Fehler minimiert werden.
Effizienz: E-Rechnungen können schneller verarbeitet und verschickt werden, was die Effizienz der Buchhaltungsprozesse erhöht.
Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Da alle Rechnungsdaten in Dynamics 365 Business Central gespeichert werden, können Unternehmen jederzeit nachvollziehen, wann eine Rechnung erstellt, verschickt und bezahlt wurde.
Integration: Die tiefe Integration mit anderen Microsoft-Produkten und externen Plattformen erleichtert die Nutzung von E-Rechnungen und die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Behörden.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber gleichzeitig auch enorme Chancen zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Mit einer umfassenden Lösung wie Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud und on-premises können Unternehmen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht nur erfüllen, sondern ihre Prozesse effizienter gestalten und dabei Kosten sparen. Die enge Integration mit anderen Microsoft-Diensten und externen Plattformen ermöglicht es, die E-Rechnung nahtlos in die bestehenden Abläufe zu integrieren und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.