Inventur: Effiziente Inventurprozesse mit Microsoft Dynamics 365 Business Central – ein Leitfaden

Inventurverfahren: Definitionen, Vorteile und Voraussetzungen

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist die klassische Form der Bestandsaufnahme, bei der alle Artikel an einem festgelegten Datum gezählt werden. Sie bietet den Vorteil, dass alle Lagerbestände zu einem einheitlichen Zeitpunkt erfasst und dokumentiert werden. Voraussetzung ist, dass alle Buchungen im ERP-System abgeschlossen sind, um eine konsistente Bestandsaufnahme zu gewährleisten.

Stichtagsinventur: Vorteile

• Klare Abgrenzung der Bestände zu einem definierten Zeitpunkt
• Vollständige Dokumentation und rechtliche Nachvollziehbarkeit

Stichtagsinventur: Nachteile

• Hoher Aufwand, da das gesamte Lager gleichzeitig gezählt werden muss

Betriebsunterbrechungen während der Zählung

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur werden Bestände über das Jahr verteilt gezählt. Voraussetzung ist eine laufende Buchführung, die alle Zugänge und Abgänge detailliert dokumentiert.

Permanente Inventur: Vorteile

• Vermeidung von Betriebsunterbrechungen
• Bessere Verteilung des Arbeitsaufwands

Permanente Inventur: Nachteile

• Erfordert eine strenge Kontrolle der Buchungsprozesse

Nicht für alle Branchen geeignet (z. B. bei verderblicher Ware)

Zyklische Inventur

Die zyklische Inventur basiert auf der regelmäßigen Zählung bestimmter Artikelgruppen. Diese Methode eignet sich besonders für Unternehmen mit umfangreichem Artikelstamm und unterschiedlichen Lagerbewegungen.

Zyklische Inventur: Vorteile

• Hohe Aktualität der Bestandsdaten
• Fokussierung auf wertvolle oder bewegte Artikel

Zyklische Inventur: Nachteile

• Erfordert detaillierte Planung und Priorisierung

Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur wird auf Basis statistischer Methoden durchgeführt und ist für Unternehmen geeignet, die ihre Lagerbestände zuverlässig dokumentieren können.

Stichprobeninventur: Vorteile

• Reduzierter Aufwand bei der Zählung
• Besonders geeignet für Unternehmen mit stabilen Lagerprozessen

Stichprobeninventur: Nachteile

• Abweichungen können schwer nachvollziehbar sein

Zulässigkeit muss mit gesetzlichen Anforderungen abgestimmt werden

Nulldurchgangs-Inventur

Diese Methode integriert die Bestandsaufnahme in den laufenden Lagerbetrieb. Artikel werden gezählt, wenn ein Lagerplatz leer wird.

Nulldurchgangs-Inventur: Vorteile

• Keine Unterbrechung des Betriebs
• Kontinuierliche Aktualisierung der Bestandsdaten

Nulldurchgangs-Inventur: Nachteile

Abhängig von gut durchdachter Lagerplatzverwaltung und mobiler Datenerfassung

Inventur mit Lagerorten in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Die Konfiguration von Lagerorten und Lagerplätzen in Microsoft Dynamics 365 Business Central hat wesentlichen Einfluss auf die verfügbaren Inventuroptionen und deren Handhabung. Ein typisches Szenario könnte wie folgt aussehen.

Lagerorte

• Lager 1: Hauptlager
• Lager 2: Nebenlager
• Sperrlager: Für defekte Artikel
• Transit-Lagerort: Für Artikel in Bewegung

Lagerorte mit Lagerplätzen

Die Lagerorte können weiter in Lagerplätze unterteilt sein. Ein typisches Szenario könnte sein:

• Lager 1: Hauptlager.
  • Lagerplatz 01-01-01
  • Lagerplatz 01-01-02
  • Lagerplatz 01-01-03
  • Lagerplatz 01-02-01
  • usw.

Inventur: Die alternativen Optionen von Microsoft Dynamics 365 Business Central

Vor dem Hintergrund der Lagerorte und Lagerplatzkonfiguration und der organisatorischen Herangehensweise (zum Beispiel Einsatz von Zählteams) bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central unterschiedliche Funktonalität für die Inventur an.

1. Inventur Buch.-Blatt: Das Inventur Buch.-Blatt vereinfacht die manuelle Bestandskorrektur für Lagerorte ohne Lagerplatzsteuerung. Lagerbestände werden direkt über Artikelnummern und Lagerort erfasst.
2. Logistik Buch.-Blatt: Für Lagerorte mit Lagerplatzsteuerung ermöglicht das Logistik Buch.-Blatt die Erfassung auf Lagerplatzebene. Es dient der detaillierten Anpassung von Beständen unter Berücksichtigung der Lagerplatzkonfiguration.
3. Inventurauftrag mit Inventurerfassungen: Diese erweiterte Funktionalität kann anstelle von Inventur Buch.-Blatt und Logistik Buch.-Blatt verwendet werden und berücksichtiget Lagerorte und Lagerplätze und bietet eine strukturierte Arbeitsweise durch Zählblätter. Die Verwendung von Inventurauftrag mit Inventurerfassungen ist insbesondere geeignet, wenn mehrere Zählteams beteiligt sind, deren Zählungen einzeln erfasst und im Ergebnis zusammengefasst werden sollen.

Die Lagerkonfiguration bestimmt also den Detaillierungsgrad und die Flexibilität der Inventur, passend zur Komplexität der Lagerstruktur.

Inventur: Mobile Datenerfassung

Die Erfassung kann manuell auf gedruckten Zähllisten oder digital mit mobiler Datenerfassung erfolgen.

Mobile Datenerfassung:

• Technische Voraussetzungen: Lagerorte mit WLAN ausstatten; Barcodescanner verwenden
• Barcode-Label: Artikel mit Barcodes (z. B. EAN-13) versehen. Berücksichtigung unterschiedlicher Verpackungsebenen wie Stück, Karton und Umkarton

Vorteile der mobilen Datenerfassung:

• Reduzierte Fehlerquote

Schnellerer und effizienterer Erfassungsprozess

Chargenrückverfolgung im Überblick: Upstream-Tracing und Downstream-Tracing

Upstream-Tracing: Vom Verbraucher zum Erzeuger

Beim Upstream-Tracing liegt der Fokus darauf, ein Produkt oder einige bestimmte Betriebsstoffe vom Verbraucher bis zum Erzeuger zurückzuverfolgen. Das Hauptziel besteht darin, Probleme mit einem Produkt und deren Ursachen schnell zu identifizieren. Verbraucher werden dadurch vor potenziellen Schäden geschützt und erhalten gleichzeitig detaillierte Informationen über das Produkt.

Downstream-Tracing: Die Lieferkette im Blick

Das Downstream-Tracing bezieht sich auf die Kennzeichnung von Chargen oder Einzelprodukten, um die Produkte über die gesamte Lieferkette hinweg zu verfolgen. Dies ist besonders relevant für Produkte wie Haushalts- und Elektrogeräte, Autos und Softwareprogramme, die mit Herstellergarantien verbunden sind. Im Falle von Qualitätsmängeln können Hersteller Produkte gezielt zurückrufen und somit Schäden verhindern.

Kennzeichnung durch Chargennummer

Die Chargennummer, auch als Losnummer, Seriennummer, Batchnummer oder Lotnummer bekannt, ist bei der Chargenrückverfolgung zentral. Diese Nummern sind immer einer bestimmten Produktionscharge zugeordnet und erlauben somit eine eindeutige Identifizierung. Oft auf der Verpackung vermerkt, werden sie in Warenwirtschaftssystemen, auch als „Tracking- und Tracing–Systeme“ verwaltet. Eine Charge repräsentiert Produktionseinheiten, die unter denselben Bedingungen erzeugt wurden, und bildet somit die Basis für eine präzise Rückverfolgung.

Inventur: Was ist die geeignete App für mobile Datenerfassung in Microsoft Dynamics 365 Business Central?

Die mobile Datenerfassung kann in Microsoft Dynamics 365 Business Central in den Standard-Bildschirmseiten des Systems erfolgen, zum Beispiel durch Verwendung der Business Central Tablet App auf mobilen Computern und Tablets, welche optional mit einem Barcodeleser verbunden werden.

Noch besser geeignet ist die Verwendung von speziell auf die mobile Datenerfassung zugeschnittenen MDE-Apps wie beispielsweise die MDE-Dialoge in der von Microsoft zertifizierten ERP Branchensoftware move)food® für die Lebensmittelindustrie und den Lebensmittelhandel und der von Microsoft zertifizierten ISV Branchensoftware für lagerführende Unternehmen und Lagerdienstleister dem Warehouse Management System move)log®.

Diese MDE-Dialoge stehen in der Branchensoftware zur Verfügung und sind speziell auf die unterschiedlichen Lagervorgänge wie Einlagerung, Kommissionierung, Umlagerung und Inventur zugeschnitten und können optimal auf Handscannern, Tablets, Smartphones und Staplerterminalen eingesetzt werden.

Die MDE-Dialoge verfügen zudem bereits über out of the box Funktionen zur Decodierung spezieller Barcode-Typen wie EAN-128 / GTIN-128 oder von strukturierten QR-Codes.

Erfahren Sie mehr über die von Microsoft zertifizierte Branchensoftware von ags oder nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Inventur mit Microsoft Dynamics 365 Business Central: Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur ist ein Inventurverfahren, bei dem alle Bestände eines Unternehmens zu einem festgelegten Stichtag vollständig erfasst und dokumentiert werden, um gesetzliche und buchhalterische Anforderungen zu erfüllen.

Stichtagsinventur: Vorteile

• Einfache Planung und Durchführung: Alle Bestände werden zu einem einzigen, festgelegten Zeitpunkt erfasst, was die Organisation und Abstimmung erleichtert.
• Rechtliche Sicherheit: Die vollständige und zeitlich klare Erfassung aller Bestände erfüllt die gesetzlichen Anforderungen für Buchhaltung und Steuerprüfung.
• Transparenz und Vergleichbarkeit: Die Erfassung zu einem bestimmten Stichtag ermöglicht einen direkten Vergleich der Ist-Bestände mit den Soll-Beständen und sorgt so für hohe Transparenz.
• Identifizierung systematischer Fehler: Abweichungen zwischen Soll-Bestand und Ist-Bestand lassen sich direkt erkennen, was Rückschlüsse auf Prozessfehler ermöglicht.
• Klare Abgrenzung von Verantwortlichkeiten: Das gesamte Team arbeitet am selben Datum an der Bestandsaufnahme, wodurch Zuständigkeiten klar zugewiesen sind.

Stichtagsinventur: Voraussetzungen

• Alle Lagerbewegungen und Buchungen müssen abgeschlossen sein.
• Bestände sollten stabil sein, um korrekte Zählergebnisse zu gewährleisten.

Inventur mit Microsoft Dynamics 365 Business Central: Permanente Inventur

Die permanente Inventur ist durch das kontinuierliche Zählen einzelner Artikel charakterisiert. Eine Anzahl von Artikeln wird im System regelmäßig, laufend gezählt. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Artikel („Lagereinheit“) während des Geschäftsjahres mindestens einmal vollständig gezählt wurde.

Permanente Inventur: Vorteile

• Keine Unterbrechung des Betriebs
• Stets aktuelle Bestandsdaten

Permanente Inventur: Besonderheiten

• Lagerplätze erleichtern die Zuordnung der Lagerbestände und Organisation der Lagerprozesse.

Eine Lagereinheit beschreibt die kleinste logische oder physische Menge eines Artikels, die in einem Lager als Ganzes gezählt wird. Bei der permanenten Inventur muss üblicherweise sichergestellt werden, dass jede Lagereinheit vollständig und korrekt erfasst wird, ohne sie in kleinere Teile zu zerlegen.

Inventur mit Microsoft Dynamics 365 Business Central: Zyklische Inventur

Die zyklische Inventur ist ideal für Unternehmen mit einem umfangreichen Artikelstamm. Artikel werden nach Prioritäten wie ABC-Kategorisierung gezählt. Hochwertige oder häufig bewegte Artikel (A-Klasse) werden häufiger gezählt als weniger relevante (C-Klasse).

Zyklische Inventur: Voraussetzungen

• Klare Definition der Zählzyklen
• Regelmäßige Überprüfung der Zählhäufigkeit

Zyklische Inventur: Vorteile

• Kontinuierliche Kontrolle der Bestände
• Geringerer Aufwand als bei einer Stichtagsinventur

Inventur mit Microsoft Dynamics 365 Business Central: Stichprobeninventur

Die Stichprobeninventur basiert auf statistischen Methoden und eignet sich für Unternehmen mit stabilen Lagerprozessen.

Stichprobeninventur: Voraussetzungen

• Gesetzliche Zulässigkeit muss geprüft werden
• Zuverlässige Buchungsprozesse und Bestandsdaten

Stichprobeninventur: Vorteile:

• Geringer Zeit- und Arbeitsaufwand
• Gute Alternative zur vollständigen Bestandsaufnahme

Inventur mit Microsoft Dynamics 365 Business Central: Nulldurchgangs-Inventur

Bei der Nulldurchgangs-Inventur werden Bestände gezählt, wenn ein Lagerplatz leergeräumt wird. Diese Methode ist besonders effizient in Kombination mit mobiler Datenerfassung.

Nulldurchgangs-Inventur: Voraussetzungen

• Lagerplätze müssen mit Barcodes ausgestattet sein
• Mobile Datenerfassungsgeräte und ein stabiles WLAN-Netzwerk sind notwendig

Nulldurchgangs-Inventur: Vorteile

• Nahtlose Integration in den Lagerbetrieb

Kontinuierliche Bestandskontrolle

Buchung und Protokollierung der Inventur in Dynamics 365 Business Central

Nach der Zählung werden die Bestände in Dynamics 365 Business Central verbucht. Dabei erstellt Business Central Inventurposten bzw. Gebuchte Inventurerfassungen, die detailliert dokumentieren, welche Artikel gezählt und gebucht wurden. Zusätzlich stehen Berichte zur Analyse und Auswertung zur Verfügung, z. B. Differenzberichte oder Inventurauswertungen nach Lagerorten.

Fazit

Die Wahl des geeigneten Inventurverfahrens hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet umfassende Funktionen, um die Inventur effizient und digital abzuwickeln. Ob Stichtagsinventur, permanente Inventur, zyklische Inventur oder Nulldurchgangsinventur, Unternehmen können ihre Bestandsführung optimal an ihre individuellen Anforderungen anpassen. Insbesondere die Kombination der Inventur mit modernen Technologien steigert die Effizienz und Genauigkeit der Inventurprozesse erheblich. Moderne Technologien, die eine Inventur unterstützen, sind die mobile Datenerfassung, Barcode-Scanner und ein automatisierter Workflow.

Unternehmen, die ihre Inventurprozesse digitalisieren und modernisieren möchten, profitieren langfristig von niedrigeren Fehlerquoten, schnellerer Durchführung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Wahl des passenden Inventurverfahrens und die technische Ausstattung sind dabei entscheidend für den Erfolg und die Effizienz der Bestandsaufnahme. Dynamics 365 Business Central dient als Werkzeug, um diese Prozesse nicht nur effizient, sondern auch zukunftssicher zu gestalten.