Warenwirtschaft ist von zentraler Bedeutung in ERP-Systemen von Handels- und Industrieunternehmen. Geprägt von raschen Veränderungen, wachsender Komplexität und einem intensiven Wettbewerbsumfeld, stehen moderne Unternehmen vor der Herausforderung, ihre internen Abläufe effektiv zu gestalten und ihre Ressourcen optimal zu nutzen. Zentrale Fragen, die viele Unternehmer beschäftigen, ist die Wahl zwischen einem Warenwirtschaftssystem (WaWi) und einem Enterprise Resource Planning (ERP)-System und ob das ERP System oder die Warenwirtschaft in der Cloud oder on-premises eingesetzt werden. Diese Entscheidungen haben weitreichende Auswirkungen auf die Effizienz, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.
In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den Unterschieden zwischen ERP– und Warenwirtschaftssystemen. Wir beleuchten die spezifischen Merkmale beider Ansätze, zeigen auf, welche Vorteile sie bieten und welche Entscheidungsfaktoren für die Auswahl des passenden Systems wirklich relevant sind. Im Artikel Migration von Microsoft Dynamics 365 BC on-premises in die Microsoft Dynamics 365 BC Cloud erfahren Sie mehr über die Vorteile einer ERP Software in der Cloud vs. on-premises.
ERP vs. WaWi – den Unterschied verstehen
Die Entscheidung zwischen einem Enterprise Resource Planning (ERP) und einem Warenwirtschaftssystem (WaWi) ist für viele kleine und mittelständische Betriebe wesentlich. Zwar werden die Begriffe oft als austauschbar wahrgenommen, aber es gibt klare Unterschiede zwischen den beiden Systemen. So konzentriert sich ein Warenwirtschaftssystem auf die effiziente Steuerung von Waren- und Materialflüssen, während ein ERP–System einen erweiterten Funktionsumfang bietet und sämtliche Prozesse im Unternehmen abbildet.
Um die optimale Softwareauswahl zu treffen und Ressourcen zu sparen, ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen und Prozesse im eigenen Unternehmen zu verstehen. Ist diese Hürde erst einmal genommen, gelingt es Betrieben durch die Nutzung eines WaWi oder ERP-Systems ein umfassendes und besseres Verständnis über ihre betrieblichen Abläufe zu erfahren.
Warenwirtschaftssystem Definition
Ein Warenwirtschaftssystem (Englisch: Inventory Management System), auch als WaWi–System oder WWS abgekürzt, fungiert als Schaltzentrale, die den gesamten Warenfluss in einem Unternehmen steuert und abbildet. Von der Bedarfsermittlung und der Beschaffung von Waren über die Lagerhaltung bis hin zur Auslieferung der Endprodukte an die Kunden – diese Software begleitet die gesamte Wertschöpfungskette. In erster Linie findet ein Warenwirtschaftssystem seine Anwendung in Handelsunternehmen, wo es den Workflow im Zusammenhang mit Warenbestellungen, Lagerbewirtschaftung und dem Verkauf koordiniert.
Die essenzielle Aufgabe eines Warenwirtschaftssystems besteht darin, einen transparenten und effizienten Ablauf im Handel sicherzustellen. Dies bedeutet, Kunden pünktlich, in der gewünschten Menge und mit Produkten von hoher Qualität zu versorgen – und das zu minimalen Kosten. Die Software erfasst, dokumentiert und optimiert sämtliche Aktionen, von Bestellungen über Lieferungen bis zu Rücknahmen, und bildet so nicht nur eine Grundlage für reibungslose Geschäftsprozesse, sondern liefert auch wertvolle Daten für Auswertungen und Statistiken, die die Basis für unternehmerische Entscheidungen darstellen.
ERP-System Definition
Enterprise Resource Planning, kurz ERP, steht für Geschäftsressourcenplanung und umfasst weitaus mehr als die Abbildung von Materialflüssen. Ein ERP–System zeichnet sich durch einen erweiterten Funktionsumfang aus, der die Planung und Steuerung sämtlicher Ressourcen und betrieblicher Abläufe in einem Unternehmen ermöglicht. Im Gegensatz zur reinen Warenwirtschaftssoftware betrachtet ERP die Geschäftsprozesse in einem ganzheitlichen Kontext: Es integriert nicht nur das Warenmanagement, sondern auch Finanzen, Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung, Controlling, das Management von Kunden, Betriebsmittel, Rohstoffe und Lieferanten, Personalwesen, Produktionsplanung und –steuerung sowie die Abläufe in Vertrieb und Marketing. Somit bildet es die gesamten Unternehmensprozesse ab.
Als Softwarelösung über alle Abteilungen hinweg, agiert ein ERP–System als Datendrehscheibe, die betriebswirtschaftliche und produktionsrelevante Prozesse und Anwendungen in einer zentralen Plattform integriert. Nutzer haben jederzeit Zugriff auf eine einheitliche Datenbasis, und durch Schnittstellen lassen sich Drittsysteme nahtlos an die ERP–Lösung anbinden. Auf diese Weise kann das System den individuellen Anforderungen von Unternehmen angepasst werden und die Art und Weise, wie Controller ihre Ressourcen planen und einsetzen, revolutionieren.
Warenwirtschaftssystem vs. ERP
Sowohl Warenwirtschaftssysteme als auch ERP–Systeme sind leistungsstarke Softwarelösungen – doch sie unterscheiden sich in ihrer Ausrichtung und Funktionalitäten erheblich. Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich auf die Abbildung von Waren- und Materialflüssen und ist ideal für Handelsunternehmen, die sich auf Bereiche wie Beschaffung, Lagerhaltung, Logistik und Disposition konzentrieren. Es ist jedoch begrenzt, wenn es um die Integration anderer Unternehmensbereiche wie Finanz– und Lohnbuchhaltung, Personalwirtschaft oder Produktion geht.
Ein ERP–System ist hingegen komplexer und beinhaltet sämtliche Unternehmensbereiche, wobei der Fokus auf der Planung und Integration aller relevanten Daten für eine umfassende Ressourcenplanung liegt. Im Gegensatz zu einem reinen Warenwirtschaftssystem unterstützt ein ERP–System auch Kunden, Lieferanten, Niederlassungen und Tochterunternehmen und bindet diese nahtlos ein. Diese ganzheitliche Herangehensweise ermöglicht es, über das Unternehmen hinaus zu denken und sämtliche Prozesse zu optimieren.
Warenwirtschaftssysteme und ERP-Lösungen – Funktionen und Vorteile
Warenwirtschaftssysteme punkten durch ihren klaren Fokus auf den Waren- und Materialfluss, was ihnen eine kostengünstige und leicht erlernbare Struktur verleiht. Ihre Vorteile liegen in ihrer Anpassungsfähigkeit an Handelsunternehmen, wo sie durch Digitalisierung und Automatisierung für eine effiziente Optimierung sorgen. Die Prozessabdeckung und Verwaltung umfassen Bereiche wie Auftragswesen, Beschaffung, Lagerverwaltung, Verkauf, Ersatzteile, Retourenmanagement und Inventur. Durch Automatisierung von Routineaufgaben ermöglichen sie eine Zeitersparnis und stellen Informationen über Lagerbestände und -bewegungen transparent in Echtzeit zur Verfügung.
Die Vorteile von WaWi im Überblick:
- Fokussierung auf Waren- und Materialfluss
- Kostengünstige Struktur
- Anpassungsfähig
- Umfassende Prozessabdeckung
- Automatisierung von Routineaufgaben
- Informationen in Echtzeit
- Transparenz über Lagerbestände und Warenbewegungen
- Optimiertes Bestellmanagement
Enterprise Resource Planning geht einen Schritt weiter und bietet branchenübergreifend einen umfassenden Funktionsumfang für sämtliche Unternehmensprozesse. Ganz gleich welcher Bereich – die zentrale Datenhaltung ermöglicht Einblicke in Warenströme, Finanzen und Personalressourcen. Mit einer einheitlichen Oberfläche vereinfacht es Prozesse und Aufgaben, sorgt für eine produktive Datenauswertung und fördert eine höhere Wettbewerbsfähigkeit. Durch die optimale Steuerung von Ressourcen lassen sich Firmenprozesse präzise abwickeln und Trends sowie Kundenbedürfnissen flexibel begegnen. Das ERP–System ist somit eine umfassende Lösung, die die Unternehmensperformance auf breiter Basis verbessert.
Die Vorteile von ERP im Überblick:
- Branchenübergreifender Funktionsumfang
- Zentrale Datenhaltung
- Einheitliche Oberfläche
- Optimierte Ressourcen und Firmenprozesse
- Ganzheitliche Lösung
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Einheitliche Steuerung mit ERP und Warenwirtschaft
Neben einer kontinuierlichen Entwicklung und einem flexiblen sowie ortsunabhängigen Zugriff auf Lösungen in der Cloud integriert ein ERP-System Warenwirtschaftsmodule mittlerweile nahtlos. Die Verbindung von ERP– und Warenwirtschaftssystemen revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Prozesse steuern; die perfekte Abstimmung dieser Module kreiert Synergien und schafft das umständliche Nebeneinander unterschiedlicher Systeme endgültig ab. Auf diese Weise erhöhen ERP–Systeme mit voll integrierter Warenwirtschaft die Systemverfügbarkeit, minimieren Anfälligkeiten für Störungen und reduzieren den Schulungsaufwand erheblich.
Ein weiteres Plus: Durch die Funktionsvielfalt solcher Systeme können Unternehmen schneller und flexibler auf aktuelle Marktanforderungen reagieren. Die Einheitlichkeit der Datenbasis sorgt zudem für eine transparente Sicht auf alle Unternehmensprozesse und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit.
Die Integration von Customer Relationship Management (CRM) in moderne Warenwirtschafts- und ERP-Systeme ermöglicht Unternehmen zusätzlich eine ganzheitliche Sicht auf ihre Kundeninteraktionen, optimiert die Bestandsverwaltung und stärkt gleichzeitig die Effizienz aller betrieblichen Abläufe.
ERP oder Warenwirtschaftssystem: Die passenden Systeme für Ihr Unternehmen
Die Frage, ob ein Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem oder ein Enterprise Resource Planning benötigt, hängt stark von den individuellen Anforderungen ab. In Branchen wie dem klassischen Einzelhandel oder Großhandel genügen oft die Funktionen einer WaWi, die sich auf Lagerhaltung, Artikelverwaltung und Auftragsabwicklung konzentriert. Hier steht die effiziente Steuerung der Warenbewegungen im Vordergrund.
Jedoch sollten Unternehmen, gerade Einzelhandelskonzerne mit nationaler oder internationaler Reichweite, ihre Entscheidung sorgfältig abwägen. Komplexe Prozesse rund um Einkauf, Personal, Finanzen, Vertrieb und Marketing erfordern einen erweiterten Funktionsumfang, dem nur ein leistungsfähiges ERP–System gerecht wird. Die Investition in ein ERP ist vor allem dann sinnvoll, wenn Unternehmen neben dem reinen Produktverkauf auch Services wie Reparaturen, Support oder Workshops anbieten.
Die Entscheidung zwischen WaWi und ERP sollte also auf einer gründlichen Analyse der Unternehmensprozesse basieren. Je nach individueller Ausgangslage kann ein intelligenter Ansatz
auch die Kombination beider Systeme sein, um die Vorteile einer abteilungsübergreifenden Datenbasis zu nutzen.
In 3 Schritten zur optimalen Softwarelösung
Die Wahl zwischen einem Warenwirtschafts- und ERP–System entscheidet über den reibungslosen Betrieb Ihres Unternehmens. Hier sind drei unverzichtbare Tipps, mit denen Sie das passende System finden:
- Teamarbeit für erfolgreiche Auswahl: Integrieren Sie Fachbereiche, IT-Verantwortliche und Key-User in den Auswahlprozess. Ein vielseitiges Team bringt verschiedene Perspektiven ein und gewährleistet eine umfassende Beurteilung der Softwareoptionen.
- Analyse der Unternehmensprozesse: Nehmen Sie sich Zeit für eine eingehende Analyse Ihrer Unternehmensprozesse. Entscheiden Sie nicht allein aufgrund von Funktionen, sondern prüfen Sie, ob das System Ihre internen Abläufe optimal abbilden und automatisieren kann. Eine Soll-Analyse hilft Ihnen, den gewünschten Zustand nach der Systemimplementierung zu visualisieren.
- Präzise Anforderungen und Lastenheft: Formulieren Sie Ihre Anforderungen an ein ERP System vor dessen Einführung möglichst präzise und erstellen Sie ein detailliertes Lastenheft. Berücksichtigen Sie alle Unternehmensbereiche wie Lager, Einkauf, Verkauf und denken Sie auch an individuelle Anforderungen Ihrer Branche.
Mit diesen drei Schritten legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Auswahl und Implementierung Ihrer Business–Software.
Fazit
Die Wahl zwischen Warenwirtschaftssystem (WaWi) und Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist nicht immer leicht, hat allerdings einen großen Einfluss auf die Effizienz aller Unternehmensprozesse. Ein WaWi fokussiert sich auf die Steuerung von Waren- und Materialflüssen, ideal für Handelsunternehmen. Im Gegensatz dazu bietet ein ERP–System einen umfassenden Funktionsumfang, integriert sämtliche Unternehmensbereiche und gewährleistet somit eine ganzheitliche Ressourcenplanung.
Die Vorteile beider Lösungen sind deutlich: WaWi–Systeme optimieren Handelsprozesse kostengünstig, während ERP–Systeme die Wettbewerbsfähigkeit durch umfassende Integration und Datenanalyse steigern. Unternehmen, die ein ERP–System in Betracht ziehen, positionieren sich optimal für die Herausforderungen des Marktes, besonders in Zeiten des Omnichannel-Vertriebs.Mit dem ERP System Microsoft Dynamics Business Central vernetzen Sie alle Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Sprechen Sie uns noch heute an und gestalten Sie Ihre abteilungsübergreifenden Prozesse in Zukunft effizienter und nachhaltiger.