Warenwirtschaftssystem

Warenwirtschaftssystem Ziele

Die Ziele von Warenwirtschaftssystemen umfassen verschiedene Aspekte, die darauf abzielen, den gesamten Warenfluss in einem Unternehmen effizient zu gestalten. Hier sind einige der Hauptziele:

• Effiziente Lagerverwaltung: Die optimale Organisation und Kontrolle von Lagerbeständen, um Engpässe zu vermeiden und einen reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen.
• Präzise Bestandsführung: Die genaue Erfassung und Überwachung von Warenmengen für eine ausgewogene Bestandsführung und um Überbestände oder Engpässe zu minimieren.
• Beschleunigte Geschäftsprozesse: Die Automatisierung von Abläufen, beispielsweise durch schnelle Bestellvorgänge und reibungslose Lagerbewegungen.
• Optimierung der Lieferkette: Die Sicherstellung eines effizienten Warenflusses von der Beschaffung über die Lagerung bis hin zum Verkauf.
• Verbessertes Kundenbeziehungsmanagement: Die Unterstützung bei der Pflege von Kundenbeziehungen durch effiziente Verfolgung von Bestellungen, Erstellung von Angeboten und Verwaltung von Kundendaten.
• Qualitätssicherung: Die Gewährleistung der Qualität der gelagerten und verkauften Waren durch die Verfolgung von Chargen, Überwachung von Verfallsdaten und Sicherstellung von Produktstandards.
• Flexibilität für verschiedene Vertriebskanäle: Die Fähigkeit, unterschiedliche Vertriebskanäle, wie stationären Handel, Online-Shops oder E-Commerce-Marktplätze, zu unterstützen und zu integrieren.
• Datengrundlage für Entscheidungen: Die Bereitstellung einer zuverlässigen Datenbasis für unternehmerische Entscheidungen durch die Speicherung und Dokumentation von Transaktionen für Auswertungen und Analysen.

Typische Module und Funktionen

Die verschiedenen Funktionen eines Warenwirtschaftssystems lassen sich in mehrere Module gliedern. Das sind:

Beschaffungen

• Verwaltung von Lieferanten und Einkaufskonditionen
• Planung und Bestellung von Waren
• Wareneingangskontrolle

Lagerwesen

• Erfassung von Zugängen, Abgängen, Umlagerungen und weiteren Vorgängen
• Überwachung vorhandener Bestände
• Durchführung von permanenter und stichprobenartiger Inventur

Verkauf

• Kundenmanagement
• Auftragsabwicklung
• Organisation des Versands und Rechnungsstellung.

Zusatzfunktionen

• Logistische Zusatzfunktionen wie Seriennummern- oder Chargenverwaltung, Leergutverwaltung.
• Projektmanagement Service wie Customer Relationship Management und Supply Chain Management.

Vorteile Warenwirtschaftssystem

Für den Unternehmenserfolg ist ein Warenwirtschaftssystem längst unverzichtbar geworden, denn es bietet eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählen:

• Ersparnis von Zeit: Schnelle Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
• Einfache Datenpflege: Ordentliche Verwaltung aller relevanten Daten in einem System.
• Optimierte Lagerverwaltung: Möglichkeit zur Verwaltung mehrerer Lager.
• Echtzeit-Transparenz: Höchstmögliche Transparenz durch Echtzeit-Auswertungen.
• Sortimentsoptimierung: Tägliche Statistiken ermöglichen eine optimale Anpassung des Sortiments.

Einige fortschrittliche Warenwirtschaftssysteme integrieren darüber hinaus Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und unterstützen die Steuerung von Marketingaktionen. Dies trägt zur Pflege von Kundenbeziehungen bei und unterstützt gezielte Marketingstrategien.

Weitere Vorteile eines Warenwirtschaftssystems sind

• elektronische Erfassung im Einkauf
• Überblick über die Lagerhaltung
• effizienterer Verkauf
• verbessertes Controlling
• und schnellere Bilanzierung.

Welche Warenwirtschaftssystem Arten gibt es?

Warenwirtschaftssysteme lassen sich grundsätzlich in drei Hauptkategorien unterteilen: geschlossene, offene und integrierte Systeme.

Geschlossene Warenwirtschaftssysteme

Hier werden sämtliche betriebswirtschaftlichen Aufgaben innerhalb des Unternehmens von einem einzigen System abgedeckt. Das umfasst den Einkauf, Vertrieb, die Produktion und Lagerverwaltung. Ein geschlossenes System benötigt Module wie Wareneingang, Warenausgang, Disposition, Bestellwesen, Versand, Verkaufsabwicklung und ein Managementinformationssystem.

Offene Warenwirtschaftssysteme

Im Gegensatz zum geschlossenen System wird bei offenen Systemen mindestens eine der genannten Funktionen durch ein separates System abgedeckt. Diese Funktionen können durch Schnittstellen mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden werden und ermöglichen eine flexible Anbindung verschiedener Anwendungen.

Integrierte Warenwirtschaftssysteme

Integrierte Systeme vereinen sämtliche Kernprozesse der Warenwirtschaft und ermöglichen obendrein Verbindungen nach außen. Das bedeutet, dass es Schnittstellen zu externen Diensten wie Online-Banking, E-Commerce–Lösungen, Steueranwendungen oder Finanzbuchhaltungssystemen gibt, was das alltägliche Geschäft effizienter und zeitsparender gestaltet.

Darüber hinaus unterscheiden sich WWS im Spezialisierungsgrad und Funktionsumfang.

• Standardsoftware: Allgemein einsetzbare Software mit begrenzter Anpassbarkeit. Relativ geringe Kosten, schnelle Verfügbarkeit, aber eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten.
• Branchensoftware: Spezialisierte Lösungen, die die Anforderungen einer bestimmten Branche abdecken; enthält oft bewährte Praktiken.
• Individualsoftware: Maßgeschneiderte Lösungen für spezifische Unternehmen. Bietet vollständige Passgenauigkeit, erfordert jedoch längere Entwicklungszeiten und in der Regel höhere Kosten.

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Warenwirtschaft – online oder offline?

Unternehmen haben grundsätzlich die Wahl zwischen zwei Betriebsmodellen: On-premise und Cloud WWS.

On-premise-Warenwirtschaftssysteme

On-premise Systeme werden auf den Servern des Unternehmens installiert. Das hat den Vorteil, dass das System auch ohne Internetverbindung nutzbar ist. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und die Software. Darüber hinaus bieten On-Premise-Lösungen hervorragende Individualisierungsmöglichkeiten.

Nachteilig ist, dass lokale Software mit beträchtlichen Investitionen in die eigene Hardware und IT Infrastruktur verbunden ist.

Cloud–Warenwirtschaftssysteme 

Bei einem Online-Warenwirtschaftssystem sind weder Investitionen in eigene Server erforderlich, noch eigene IT-Kräfte. Die Cloud–Software wird von dem Anbieter betreut, regelmäßig mit Updates versorgt und gewartet. Im Gegensatz zu lokal installierter Software sind Cloud–Lösungen besser mit webbasierten Drittsystemen kompatibel und weisen eine Reihe von Schnittstellen auf. Die Software wird nicht einmalig zu hohen Kosten erstanden, sondern gegen ein monatliches Entgelt vom Anbieter zur Verfügung gestellt und ist jederzeit auf dem aktuellen Stand. Zudem haben Mitarbeiter auch aus dem Home-Office heraus Zugriff auf alle relevanten Daten.

Oftmals befürchten Unternehmen, dass ihre Daten in der Cloud weniger sicher sind, was jedoch nicht der Fall ist, denn Cloud–Lösungen sind oft sicherer als viele Unternehmen in Eigenregie gewährleisten können.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Schnittstellen sollte ein Warenwirtschaftssystem aufweisen?

Wichtig sind essenzielle Schnittstellen wie EDI für die standardisierte Übermittlung von Daten und Rechnungen, DATEV für die Anbindung an Buchhaltungssoftware, sowie CRM-Schnittstellen für ein effizientes Kundenbeziehungsmanagement. Die Integration von Versanddienstleister-Schnittstellen optimiert die Versandprozesse, während die Verbindung zu Shop–Systemen wie Shopware, Marktplätzen wie Amazon und Zahlungsdienstleistern wie PayPal einen reibungslosen E-Commerce ermöglicht. Zusätzlich spielt die Anbindung von Marketing-Tools eine entscheidende Rolle für eine ganzheitliche und effektive Unternehmensstrategie.

Wie hoch sind die Preise für ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

• Funktionsumfang
• Nutzeranzahl
• Skalierbarkeit
• Bereitstellungsmodell (On-premise oder Cloud) 
• Individuelle Anpassungen

Eine Warenwirtschaftssystem Freeware wird in der Regel nicht empfohlen, da diese nur eingeschränkt nutzbar ist und Unternehmen mit hohen Verkaufsprozessen nicht weiterhilft.