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Moderne Handelsunternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Aufgaben effizient bewältigen zu müssen, wenn sie auf dem Markt konkurrenzfähig bleiben wollen. In diesem Kontext haben sich Warenwirtschaftssysteme als unverzichtbare Instrumente erwiesen. Warenwirtschaftssysteme unterstützen Unternehmen dabei, ihre Handelsprozesse nahtlos zu gestalten und entlasten verschiedene Betriebsbereiche, einschließlich Lagerbewegungen, Disposition, Einkauf, Produktion und Verkauf

Eine leistungsfähige Warenwirtschaft bildet die Grundlage, um die Supply Chain zu optimieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren – das schafft wiederum mehr Raum für das eigentliche Unternehmenswachstum.

Warenwirtschaftssystem Aufbau

Das Herzstück eines Warenwirtschaftssystems ist seine zentrale Datenbank. Hier finden zwei Arten von Daten ihre Heimat: Stammdaten und Bewegungsdaten. Die Stammdaten sind die stabilen Grundpfeiler, zu denen Kunden, Lieferanten und Artikel gehören. Auf der anderen Seite stehen die Bewegungsdaten wie Lagerbestände und Geschäftsbelege. Das Zusammenspiel dieser Daten ermöglicht eine effiziente, organisierte und stets aktuelle Verwaltung der Geschäftsprozesse.

Alle Daten und durchgeführten Aktionen werden im Warenwirtschaftssystem gespeichert und dokumentiert, wodurch eine Grundlage für Auswertungen, Statistiken und die Buchhaltung entsteht. Auf Basis dieser Daten können Unternehmen unter anderem fundierte unternehmerische Entscheidungen treffen.

Moderne Warenwirtschaftssysteme sind modular aufgebaut, was heißt, dass für jede betriebswirtschaftliche Aufgabe ein eigenes Modul existiert.

Wie wird ein Warenwirtschaftssystem definiert?

Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi oder WWS, ist ein IT-Anwendungssystem, das zur Steuerung des Warenflusses in Handelsunternehmen eingesetzt wird. Es fungiert als zentrale Software, die verschiedene Bereiche eines Unternehmens, darunter Beschaffung, Lagerwirtschaft und Verkauf, miteinander verbindet. Dabei unterstützt das System die Pflege von Lieferantenbeziehungen, Buchung von Wareneingängen, Kontrolle von Rechnungen sowie die Erfassung, Überwachung und Optimierung von Lagerbewegungen, einschließlich Ein-, Um- und Auslagerung.

Als Softwarelösung hilft das System Unternehmen bei der nachhaltigen Verwaltung von Waren, Ressourcen und Geschäftsprozessen und kann zudem in ein ERPSystem (Enterprise Resource Planning) integriert sein.

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Warenwirtschaftssystem Einsatzbereiche

Warenwirtschaftssysteme haben im Regelfall in Handelsunternehmen ihren Einsatz, die Waren beziehen und diese an Dritte weiterverkaufen. Dabei reicht die Bandbreite von Einzelunternehmen bis zu multinationalen sowie verschiedenen Vertriebskanälen wie stationäre Geschäfte, Online-Shops und E-Commerce-Marktplätze. Sowohl Online- als auch Einzelhändler sind auf ein System zur Warenwirtschaft angewiesen, denn dieses ist darauf ausgerichtet, eine Vielfalt an Vertriebskanälen und Logistikkonzepten zu unterstützen.

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Warenwirtschaftssystem Ziele

Die Ziele von Warenwirtschaftssystemen umfassen verschiedene Aspekte, die darauf abzielen, den gesamten Warenfluss in einem Unternehmen effizient zu gestalten. Hier sind einige der Hauptziele:

  • Effiziente Lagerverwaltung: Die optimale Organisation und Kontrolle von Lagerbeständen, um Engpässe zu vermeiden und einen reibungslosen Betriebsablauf sicherzustellen.
  • Präzise Bestandsführung: Die genaue Erfassung und Überwachung von Warenmengen für eine ausgewogene Bestandsführung und um Überbestände oder Engpässe zu minimieren.
  • Beschleunigte Geschäftsprozesse: Die Automatisierung von Abläufen, beispielsweise durch schnelle Bestellvorgänge und reibungslose Lagerbewegungen.
  • Optimierung der Lieferkette: Die Sicherstellung eines effizienten Warenflusses von der Beschaffung über die Lagerung bis hin zum Verkauf.
  • Verbessertes Kundenbeziehungsmanagement: Die Unterstützung bei der Pflege von Kundenbeziehungen durch effiziente Verfolgung von Bestellungen, Erstellung von Angeboten und Verwaltung von Kundendaten.
  • Qualitätssicherung: Die Gewährleistung der Qualität der gelagerten und verkauften Waren durch die Verfolgung von Chargen, Überwachung von Verfallsdaten und Sicherstellung von Produktstandards.
  • Flexibilität für verschiedene Vertriebskanäle: Die Fähigkeit, unterschiedliche Vertriebskanäle, wie stationären Handel, Online-Shops oder E-Commerce-Marktplätze, zu unterstützen und zu integrieren.
  • Datengrundlage für Entscheidungen: Die Bereitstellung einer zuverlässigen Datenbasis für unternehmerische Entscheidungen durch die Speicherung und Dokumentation von Transaktionen für Auswertungen und Analysen.

 

 

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Anforderungen Warenwirtschaftssystem

Grundsätzlich werden die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems stark beeinflusst durch:

  • Handelsbranche: Unterschiede in den Anforderungen für Lebensmittel-, Kleider-, Elektrobranche oder anderweitigem Gebiet.
  • Vertriebswege: Die Unterscheidung zwischen Einzelhandel, Großhandel und Onlinehandel.
  • Sortimente: Die Art des Sortiments, sei es Kernsortiment, Vollsortiment oder Spezialsortiment.

Dementsprechend sind auch die Anforderungen eines WaWi von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

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Funktionsumfang und Funktionen Warenwirtschaftssystem

Handelsunternehmen ohne WWS sind heutzutage kaum vorstellbar. Das Warenwirtschaftssystem fungiert schließlich als zentrales Werkzeug für die effiziente Informationsverarbeitung und den Datenaustausch. Warenwirtschaftssysteme basieren auf Datenbanken und speichern sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten. Diese umfassen Artikel, Lieferanten, Kunden und betriebswirtschaftliche Vorgänge wie Aufträge und Rechnungen.

Eine intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht die Verwaltung dieser Daten und wird durch diverse Analysen und Reports ergänzt, darunter Verkaufsstatistiken, Lagerbestandslisten und Kennzahlen wie Lagerumschlagshäufigkeit. Diese Auswertungen ermöglichen fundierte unternehmerische Entscheidungen auf Basis der gespeicherten Daten.

Die Hauptbereiche, die von der Warenwirtschaft abgedeckt werden, sind die Warenbeschaffung, die Lagerwirtschaft und der Warenabsatz. Je nach Branche und gehandelten Produkten sind spezielle Zusatzfunktionen wie Chargenverwaltung, Serialisierung und Leergutverwaltung nötig.

Typische Module und Funktionen

Die verschiedenen Funktionen eines Warenwirtschaftssystems lassen sich in mehrere Module gliedern. Das sind:

Beschaffungen

  • Verwaltung von Lieferanten und Einkaufskonditionen
  • Planung und Bestellung von Waren
  • Wareneingangskontrolle

Lagerwesen

  • Erfassung von Zugängen, Abgängen, Umlagerungen und weiteren Vorgängen
  • Überwachung vorhandener Bestände
  • Durchführung von permanenter und stichprobenartiger Inventur

 

 

Verkauf

  • Kundenmanagement
  • Auftragsabwicklung
  • Organisation des Versands und Rechnungsstellung.

Zusatzfunktionen

  • Logistische Zusatzfunktionen wie Seriennummern- oder Chargenverwaltung, Leergutverwaltung.
  • Projektmanagement Service wie Customer Relationship Management und Supply Chain Management.

 

 

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Beliebte WaWi Zusatzmodule

Die Zusatzmodule des Systems variieren je nach Anbieter und können individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten. Hier sind einige Beispiele für sinnvolle Zusatzmodule:

  1. CRM-Modul (Customer Relationship Management)

Eine integrierte Lösung zur Pflege von Kundenbeziehungen, die es ermöglicht, Kundenkontakte, Verkaufschancen und Serviceanfragen effizient zu verwalten.

  1. Rücksendeverwaltung (RMA)

Ein Modul, das zur Unterstützung von Rücksendungen beiträgt, indem es den Prozess der Rücksendeanfrage, -genehmigung und -verfolgung automatisiert.

  1. Plantafel

Vor allem wichtig für produzierende Unternehmen. Ist eine Plantafel vorhanden, ermöglicht sie die visuelle Planung und Steuerung von Produktionsabläufen und Ressourcen.

  1. Kassensystem (PC-Kasse)

Eine Funktion zur Abwicklung verschiedener Prozesse im Verkauf direkt am Point of Sale (POS). Es erleichtert das Kassieren, die Bestandsverwaltung und ermöglicht schnelle Transaktionen.

  1. Offene Posten Verwaltung

Dieses Modul unterstützt die Verwaltung offener Posten und damit verbundene Finanztransaktionen.

  1. Buchhaltungssoftware mit Anbindung zur Warenwirtschaft

Eine Integration mit Buchhaltungssoftware erleichtert den Datenaustausch zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung deutlich und sorgt für mehr Effizienz.

  1. Mobile Lösungen für unterwegs

Tools für den Außendienst, die es ermöglichen, von unterwegs auf wichtige Warenwirtschaftsdaten zuzugreifen und Geschäftsprozesse zu verwalten.

  1. Integrierter Online-Shop

Dieses Modul bietet die Möglichkeit, direkt aus der Warenwirtschaft heraus einen eigenen Online-Shop zu betreiben und damit den Vertrieb zu erweitern.

  1. Ganzheitliche E-CommerceLösung

Eine umfassende Integration von Online-Vertriebskanälen, einschließlich Marktplätzen wie Amazon und eBay sowie gängigen Online-Shop-Plattformen wie Shopware und anderen.

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Vorteile Warenwirtschaftssystem

Für den Unternehmenserfolg ist ein Warenwirtschaftssystem längst unverzichtbar geworden, denn es bietet eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählen:

  • Ersparnis von Zeit: Schnelle Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.
  • Einfache Datenpflege: Ordentliche Verwaltung aller relevanten Daten in einem System.
  • Optimierte Lagerverwaltung: Möglichkeit zur Verwaltung mehrerer Lager.
  • Echtzeit-Transparenz: Höchstmögliche Transparenz durch Echtzeit-Auswertungen.
  • Sortimentsoptimierung: Tägliche Statistiken ermöglichen eine optimale Anpassung des Sortiments.

 

 

Einige fortschrittliche Warenwirtschaftssysteme integrieren darüber hinaus Funktionen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und unterstützen die Steuerung von Marketingaktionen. Dies trägt zur Pflege von Kundenbeziehungen bei und unterstützt gezielte Marketingstrategien.

Weitere Vorteile eines Warenwirtschaftssystems sind

  • elektronische Erfassung im Einkauf
  • Überblick über die Lagerhaltung
  • effizienterer Verkauf
  • verbessertes Controlling
  • und schnellere Bilanzierung.

 

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Welche Warenwirtschaftssystem Arten gibt es?

Warenwirtschaftssysteme lassen sich grundsätzlich in drei Hauptkategorien unterteilen: geschlossene, offene und integrierte Systeme.

Geschlossene Warenwirtschaftssysteme

Hier werden sämtliche betriebswirtschaftlichen Aufgaben innerhalb des Unternehmens von einem einzigen System abgedeckt. Das umfasst den Einkauf, Vertrieb, die Produktion und Lagerverwaltung. Ein geschlossenes System benötigt Module wie Wareneingang, Warenausgang, Disposition, Bestellwesen, Versand, Verkaufsabwicklung und ein Managementinformationssystem.

Offene Warenwirtschaftssysteme

Im Gegensatz zum geschlossenen System wird bei offenen Systemen mindestens eine der genannten Funktionen durch ein separates System abgedeckt. Diese Funktionen können durch Schnittstellen mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden werden und ermöglichen eine flexible Anbindung verschiedener Anwendungen.

 

Integrierte Warenwirtschaftssysteme

Integrierte Systeme vereinen sämtliche Kernprozesse der Warenwirtschaft und ermöglichen obendrein Verbindungen nach außen. Das bedeutet, dass es Schnittstellen zu externen Diensten wie Online-Banking, E-CommerceLösungen, Steueranwendungen oder Finanzbuchhaltungssystemen gibt, was das alltägliche Geschäft effizienter und zeitsparender gestaltet.

Darüber hinaus unterscheiden sich WWS im Spezialisierungsgrad und Funktionsumfang.

  • Standardsoftware: Allgemein einsetzbare Software mit begrenzter Anpassbarkeit. Relativ geringe Kosten, schnelle Verfügbarkeit, aber eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten.
  • Branchensoftware: Spezialisierte Lösungen, die die Anforderungen einer bestimmten Branche abdecken; enthält oft bewährte Praktiken.
  • Individualsoftware: Maßgeschneiderte Lösungen für spezifische Unternehmen. Bietet vollständige Passgenauigkeit, erfordert jedoch längere Entwicklungszeiten und in der Regel höhere Kosten.

Es fällt Ihnen schwer bei der ganzen Auswahl den Überblick zu behalten? Wir von ags beraten Sie gerne und finden für Sie die passende Lösung.

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Warenwirtschaft – online oder offline?

Unternehmen haben grundsätzlich die Wahl zwischen zwei Betriebsmodellen: On-premise und Cloud WWS.

On-premise-Warenwirtschaftssysteme

On-premise Systeme werden auf den Servern des Unternehmens installiert. Das hat den Vorteil, dass das System auch ohne Internetverbindung nutzbar ist. Unternehmen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und die Software. Darüber hinaus bieten On-Premise-Lösungen hervorragende Individualisierungsmöglichkeiten.

Nachteilig ist, dass lokale Software mit beträchtlichen Investitionen in die eigene Hardware und IT Infrastruktur verbunden ist.

 

CloudWarenwirtschaftssysteme 

Bei einem Online-Warenwirtschaftssystem sind weder Investitionen in eigene Server erforderlich, noch eigene IT-Kräfte. Die CloudSoftware wird von dem Anbieter betreut, regelmäßig mit Updates versorgt und gewartet. Im Gegensatz zu lokal installierter Software sind CloudLösungen besser mit webbasierten Drittsystemen kompatibel und weisen eine Reihe von Schnittstellen auf. Die Software wird nicht einmalig zu hohen Kosten erstanden, sondern gegen ein monatliches Entgelt vom Anbieter zur Verfügung gestellt und ist jederzeit auf dem aktuellen Stand. Zudem haben Mitarbeiter auch aus dem Home-Office heraus Zugriff auf alle relevanten Daten.

Oftmals befürchten Unternehmen, dass ihre Daten in der Cloud weniger sicher sind, was jedoch nicht der Fall ist, denn CloudLösungen sind oft sicherer als viele Unternehmen in Eigenregie gewährleisten können.

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Vergleich Warenwirtschaftssystem und ERP-Lösung – Was ist der Unterschied?

Warenwirtschaftssysteme, ERP – obwohl sie oft synonym genutzt werden, sind sie nicht identisch. Klassische WaWi-Systeme fokussieren auf den Materialfluss, während ERPSysteme die Planung und Steuerung aller Ressourcen, einschließlich Waren, Personal, Anlagegüter und Finanzen, ermöglichen. Moderne WaWi-Systeme decken jedoch oft ERP-Bereiche ab, wodurch die Grenzen zwischen den beiden Systemen verschwimmen. Der Übergang von WaWi zu ERP ist fließend, wenngleich moderne WaWi-Systeme aufgrund ihrer modularen Bauweise häufig bevorzugt werden.

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Warenwirtschaftssystem Trends

Die Entwicklung der Warenwirtschaftssysteme spiegelt eine kontinuierliche Anpassung an technologische Fortschritte und Marktanforderungen wider. Von den Anfängen in den 1960er-Jahren bis heute haben sich Warenwirtschaftssysteme stetig weiterentwickelt, um den sich wandelnden Bedürfnissen gerecht zu werden. Aktuelle Trends in der Warenwirtschaft betonen die Automatisierung von Prozessen, die zunehmende Vernetzung über Unternehmensgrenzen hinweg, papierlose Kommissionierung mit Barcode-Scannern oder Smartphone-Apps, sowie die Bedeutung von Echtzeitdaten und mobilem Arbeiten. – Unternehmen setzen verstärkt auf cloudbasierte Warenwirtschaftslösungen, damit sie flexibler und mobil agieren können.

ags und Microsoft Dynamics™ 365 Business Central: Flexibilität für Ihr Wachstum

ags bietet mit der Integration von Microsoft Dynamics™ 365 Business Central eine hochmoderne und flexible Lösung für Ihr Warenwirtschaftsmanagement. Egal, ob Sie die Vorzüge einer On-premise-Installation oder die Flexibilität der Cloud bevorzugen, Microsoft Dynamics™ 365 Business Central passt sich Ihren Anforderungen an. Die nahtlose Integration bietet Ihnen nicht nur eine umfassende Kontrolle über Ihre Daten, sondern ermöglicht auch eine agile Skalierung. Entscheiden Sie sich für ags und Microsoft Dynamics™ 365 Business Central, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Ihr Unternehmen nachhaltig zukunftssicher zu gestalten.

Erfahren Sie in einer persönlichen Beratung, wie Sie mit uns und Microsoft Dynamics™ 365 Business Central Ihre Warenwirtschaft auf die nächste Stufe heben können. Kontaktieren Sie uns jetzt für weitere Informationen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Schnittstellen sollte ein Warenwirtschaftssystem aufweisen?

Wichtig sind essenzielle Schnittstellen wie EDI für die standardisierte Übermittlung von Daten und Rechnungen, DATEV für die Anbindung an Buchhaltungssoftware, sowie CRM-Schnittstellen für ein effizientes Kundenbeziehungsmanagement. Die Integration von Versanddienstleister-Schnittstellen optimiert die Versandprozesse, während die Verbindung zu ShopSystemen wie Shopware, Marktplätzen wie Amazon und Zahlungsdienstleistern wie PayPal einen reibungslosen E-Commerce ermöglicht. Zusätzlich spielt die Anbindung von Marketing-Tools eine entscheidende Rolle für eine ganzheitliche und effektive Unternehmensstrategie.

 

 

Wie hoch sind die Preise für ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

  • Funktionsumfang
  • Nutzeranzahl
  • Skalierbarkeit
  • Bereitstellungsmodell (On-premise oder Cloud) 
  • Individuelle Anpassungen

Eine Warenwirtschaftssystem Freeware wird in der Regel nicht empfohlen, da diese nur eingeschränkt nutzbar ist und Unternehmen mit hohen Verkaufsprozessen nicht weiterhilft.

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Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics 365 Business Central

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Das Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics 365 BC bietet umfassende Tools für die Warenwirtschaft und ist auch sonst eine clevere Lösung zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Vertrauen Sie unserem umfassenden Know-how rund um das Warenwirtschaftssystem Dynamics Business Central und kommen Sie bei Fragen jederzeit auf uns zu – wir beraten Sie gerne.

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