Warenwirtschaftssystem Großhandel

Warenwirtschaftssystem für den Großhandel – Definition

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi) für den Großhandel hilft dabei, die Warenströme in Unternehmen über verschiedene Handelsstufen hinweg zu organisieren und zu verwalten. Die essenziellen Bestandteile eines WWS umfassen Verkauf, Einkauf, Wareneingang, Warenausgang und Lagerhaltung.

Moderne Warenwirtschaftssysteme bieten eine breite Palette von Funktionen. Sie können Angebote erstellen, Aufträge und Bestellungen mithilfe von Workflow-Komponenten automatisiert abwickeln sowie Lieferscheine und Rechnungen verarbeiten. Durch Lagerverwaltungskomponenten ermöglichen sie eine proaktive Steuerung der Warenbestände und die Durchführung von Inventuren. Typische Anwendungsgebiete für WWS erstrecken sich über verschiedene Sektoren, darunter Fertigungsbetriebe, Einzelhandel und Großhandel.

Warenwirtschaftssystem vs. ERP – ein und dasselbe?

Die Begriffe Warenwirtschaftssystem (WWS) und Enterprise Resource Planning (ERP) werden oft synonym verwendet, allerdings existieren einige Unterschiede zwischen den beiden Systemen. Das Warenwirtschaftssystem konzentriert sich primär auf die Verwaltung von Warenströmen und Lagerprozessen; hierbei werden Aufgaben wie Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung und Versand effizient koordiniert. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Optimierung der Warenbewegung im Unternehmen.

Im Gegensatz dazu beruht das Enterprise Resource Planning auf einem umfassenderen Ansatz. Großhandel ERP integriert nicht nur die Warenwirtschaft, sondern auch weitere Unternehmensbereiche wie Finanzwesen, Personalmanagement, Produktion und mehr. Somit bieten ERP-Systeme eine ganzheitliche Sicht auf sämtliche Ressourcen eines Unternehmens und optimieren Prozesse über die komplette Organisation hinweg.

Warenwirtschaftssystem Großhandel: Ziele

Die Kernziele der Warenwirtschaft lassen sich auf folgende Weise definieren:

• Nachhaltige Mengen- und Produktbeschaffung
• Qualitätssicherung
• Richtige Bereitstellung am Ort
• Zeitnahe Verfügbarkeit
• Kostengünstige Beschaffung
• Optimierung der Supply Chain
• Automatisierung von Prozessen

Um diese Ziele zu erreichen, müssen qualitativ hochwertige Daten, darunter Artikel-, Kunden– und Lieferantenstammdaten, zur Verfügung stehen. Transaktionsinformationen, die anzeigen, wer, wann, welches Produkt oder welche Dienstleistung benötigt, sind ebenso wichtig. Die Warenwirtschaftssoftware ist in der Lage, diese Daten zu generieren und bereitzustellen, um die Interessen im Unternehmen sowohl auf der Lieferanten– als auch auf der Kundenseite zu bedienen.

Leistungen Warenwirtschaftssystem Großhandel: Effiziente Warenbeschaffung und Auftragsabwicklung

Ein integraler Bestandteil eines leistungsstarken Warenwirtschaftssystems im Großhandel ist das Einkaufssystem, dessen zentrale Aufgaben in der Aufteilung und Verarbeitung von Bestellungen und Reklamationen bestehen. Insgesamt baut ein WWS auf diese vier Säulen auf:

Verkauf

Der Verkauf fokussiert sich auf kundenzentrierte Prozesse. Von der Erfassung von Kundendaten über die Planung von Verkaufsaktionen bis zur Verarbeitung verkaufsrelevanter Informationen leistet es einen entscheidenden Beitrag zur Prozessoptimierung. Es stellt Daten für Verkäufer bereit und kümmert sich um die Organisation von Retouren, wodurch ein nahtloser Verkaufsprozess gewährleistet wird.

Wareneingang

Das Wareneingangssystem bildet die Schnittstelle zwischen gelieferten Waren und dem Unternehmen. Es überprüft eingehende Rechnungen, nimmt Waren entgegen, prüft ihre Qualität und regelt bei Bedarf den Transport von Produkten. Somit sorgt es für eine effiziente und kontrollierte Abwicklung des Wareneingangs.

Lagerwirtschaft

Dieser Bereich ist zuständig für die effektive und nachhaltige Verwaltung des Lagerbestands. Von der Auszeichnung von Waren über die Verwaltung von Lagerplätzen bis hin zur Regelung von Umlagerungen und der Durchführung von Inventurmaßnahmen ermöglicht das WWS eine präzise und gut organisierte Lagerhaltung.

Warenausgang

Das WaWi kontrolliert den Warenausgang und bearbeitet Aufträge. Es stellt das Sortiment bereit und gewährleistet eine effiziente Abwicklung des Versandes – dadurch wird eine reibungslose Auftragsabwicklung bis hin zum Versand sichergestellt.

Warenwirtschaft Lagerverwaltung: Diese Aufgaben haben Warenwirtschaftssysteme

Im Großhandel spielen Warenwirtschaftssysteme eine entscheidende Rolle bei der effizienten Steuerung komplexer Geschäftsprozesse. Die Funktionalitäten dieser Systeme erstrecken sich über mehrere Schlüsselbereiche:

Stammdatenverwaltung

Die Stammdatenverwaltung bildet das solide Fundament eines jeden Warenwirtschaftssystems im Großhandel.

• Kunden– und Lieferantenverwaltung: Hier werden sämtliche relevanten Informationen zu Kunden und Lieferanten zentral erfasst. Das System regelt die effiziente Verwaltung von Kontaktdaten, Vertragsinformationen und Historien.
• Artikel– und Produktdatenpflege: Die systematische Erfassung von Artikel– und Produktdaten gewährleistet eine klare Übersicht über das Sortiment. Informationen wie Artikelnummer, Beschreibung, Preise und Lieferantenbeziehungen werden hier sorgfältig gepflegt.

Auftragsabwicklung

Mit einer Auftragsabwicklung wird dafür gesorgt, dass Bestellungen reibungslos bearbeitet und verarbeitet werden.

• Automatische Auftragserfassung und -verarbeitung: Durch Automatisierung werden manuelle Schritte minimiert, was die Bearbeitungszeit von Bestellungen verkürzt und Fehler reduziert.
• Anbindung von Ecommerce Plattformen: Die Integration von E-Commerce-Plattformen ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch zwischen dem Warenwirtschaftssystem und Onlineshops

Lagerverwaltung

Funktionen zur Warenwirtschaft Lagerverwaltung gewährleisten eine optimale Steuerung der physischen Warenbestände.

• Effiziente Lagerhaltung und -steuerung: Intelligente Lagerplatzverwaltung und -steuerung sorgen für eine effiziente Nutzung von Lager und Ware.
• Verwaltung von Lagerbeständen: Das System überwacht kontinuierlich den Lagerbestand, gleicht diesen mit den Verkaufsdaten ab und führt Nachbestellungen bei Bedarf automatisch durch.

Verkaufsprozesse

Hier werden Daten aus Vertrieb und Verkauf nahtlos integriert.

• Integration von Vertriebs- und Verkaufsdaten: Durch den Austausch von Vertriebs- und Verkaufsdaten erhält das Großhandelsunternehmen jederzeit Echtzeitinformationen über den Absatz und Umsatz.
• Unterstützung von Versand und Logistik: Die Verkaufsprozesse werden durch eine effektive Logistikunterstützung abgerundet, was die Versandvorgänge optimiert.

Anbindung von Kassensystemen

Das Hinzuziehen eines Kassensystems gewährleistet einen reibungslosen Datenaustausch zwischen dem Point of Sale (POS) und dem Warenwirtschaftssystem.

• Integration von Kassenlösungen im Einzelhandel: Einbindung von Kassensoftware, um den Verkaufsprozess am physischen Verkaufspunkt effizienter zu gestalten und Produkte besser zu verwalten.
• Synchronisation von Verkaufsdaten: Die synchronisierten Verkaufsdaten ermöglichen eine Echtzeitaktualisierung der Lagerbestände und Umsatzdaten.

Sind Zusatzfunktionen bei einer Warenwirtschaft Software sinnvoll?

Ein Warenwirtschaftssystem mit zusätzlichen Funktionen kann äußerst sinnvoll sein. Da das WWS modular aufgebaut ist, können Unternehmen spezifische Zusatzfunktionen individuell hinzubuchen und sich ihr System damit maßgeschneidern. Hier sind einige zusätzliche Module, die für Großhändler besonders nützlich sind:

• Rücksende-Verwaltung (Logistik und QM-Funktionen): Ein spezialisiertes Modul zur Verwaltung von Rücksendungen kann die Abwicklung von Retouren optimieren und Logistikprozesse nachhaltig verbessern.
• Finanzbuchhaltung: Die Integration mit der Finanzbuchhaltung ist dann sinnvoll, wenn das Warenwirtschaftssystem nicht bereits eine integrierte Finanzbuchhaltung aufweist. Dies vereinfacht die Buchhaltungsprozesse und gewährleistet eine konsistente Finanzverwaltung.
• Mobilitätslösungen: Mobilitätslösungen sind heutzutage sehr wichtig. Dadurch erhalten Mitarbeiter von verschiedenen Orten Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem, sei es innerhalb des Unternehmens, im Home-Office oder im Außendienst.
• Ecommerce Großhandel Anbindung: Für Unternehmen mit eigenem Onlineshop kommt es auf eine direkte Anbindung an E-Commerce Plattformen an. Dies erleichtert den Datenaustausch zwischen dem Warenwirtschaftssystem und verschiedenen Onlineverkaufsportalen und Shopsystemen wie Amazon, eBay, Magnet, Shopware und anderen.
• Anbindung an Zahlungssysteme: Sind verschiedene Zahlungssysteme in das WaWi integriert, läuft die Abwicklung von Transaktionen reibungsloser ab, da eine Vielzahl von Zahlungsmethoden unterstützt

Schnittstellen zu CRM: Customer Relationship Management (CRM) Schnittstellen helfen bei der effizienten Kundenverwaltung.

Geschäftsabläufe immer im Blick – Warenwirtschaft Software Großhandel

Moderne Warenwirtschaftssysteme sind das Rückgrat für effiziente Geschäftsprozesse im Großhandel. Ein beliebtes Beispiel für nachhaltige Warenwirtschaftssysteme ist Microsoft Dynamics 365 Business Central, das vielseitige ERP System und WaWi-Lösung. Diese Software bietet eine umfassende Verwaltung von Lagerbeständen, Kundenbeziehungen und Bestellabläufen und integriert sich zudem nahtlos in die leistungsstarke Microsoft-Produktlandschaft.

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