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Sie sind am Überlegen, wie Sie die Abläufe in Ihrem Einzelhandel optimieren können? Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) könnte die Antwort sein. Denn im zunehmend digitalisierten und konkurrenzintensiven Einzelhandel ist eine flexible und zukunftssichere Software für die Warenwirtschaft der Schlüssel zum Erfolg. Wir beleuchten die Vorteile, die eine solche Software für Unternehmen haben kann, ab welcher Größe sie sinnvoll ist und erklären, wie Sie damit Ihren Einkaufs- und Verkaufsprozess revolutionieren.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?

Ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel, auch als Warenwirtschaft, WWS oder WaWi bekannt, ist eine computergestützte Lösung zur Optimierung von Handelsprozessen. Dies umfasst vor allem Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf. Durch strukturierte Prozesse werden Abläufe genau definiert und somit ein effizienter Umgang mit Gütern gewährleistet. Vorrangiges Ziel ist, alle Warenbestands- und Bewegungsdaten zu dokumentieren und den Warenfluss präzise zu steuern. Von der Bestellung bis zum Verkauf unterstützt ein WaWi für den Einzelhandel alle Warenprozesse, ermöglicht die genaue Verfolgung von Artikelbewegungen und bietet Auswertungsmöglichkeiten.

Ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem verfügt darüber hinaus über Schnittstellen zu verschiedenen Programmen und kann sich so zu einem umfassenden ERPSystem entwickeln, das sämtliche organisatorischen Abläufe im Unternehmen verwaltet.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems im Einzelhandel

Ein Warenwirtschaftssystem ist für den Einzelhandel weit mehr als nur eine elektronische Lagerverwaltung; es strukturiert Abläufe, verkürzt die Prozesslaufzeiten und schafft reproduzierbare Vorgänge. Im Einkauf sticht ein WWS vor allem durch die elektronische Erfassung sowie beleglose Logistikprozesse hervor. In der Lagerhaltung gewährt es hingegen komplette Transparenz auf Artikelebene, Einblicke in Lagerorte, einfache Auswertungen und eine schnelle Scannerunterstützte Inventur. Auch im Verkauf bringt es einige Vorteile, so produziert das System artikelgenaue Kassenbons, automatische Rechnungen und minimiert das Risiko von Leerverkäufen.

Eines der wichtigsten Argumente für ein WWS ist allerdings, dass es durch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen eine deutliche Zeitersparnis mit sich bringt und somit langfristig auch die Kosten senkt.

 

Das sind die Vorteile im Überblick:

  • Klar strukturierte Abläufe
  • Kürzere Prozesslaufzeiten
  • Einheitliche Datenpflege
  • Echtzeit-Dokumentation des Warenflusses
  • Sortimentsoptimierung
  • Ersparnis von Zeit und Kosten

Bereichsspezifische Vorteile:

  • Einkauf: Elektronische Warenerfassung, beleglose Logistikprozesse
  • Lagerhaltung: Komplette Transparenz, Einblick in Lagerorte, einfache Auswertungen, schnelle Inventur durch Scanner
  • Verkauf: Artikelgenaue Kassenbons, automatische Rechnungserstellung, geringes Risiko von Leerverkäufen
  • Buchhaltung: Detaillierte Lagerauswertungen, Einblick in wichtige Lager-KPIs, einfaches Berichtswesen
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Welche Funktionen hat ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?

Die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems im Einzelhandel optimiert den gesamten Einkaufsprozess und zeichnet sich vor allem durch diese sechs klaren Funktionen aus.

  • Bedarfsermittlung: Das System unterstützt bei der quantitativen Ermittlung des Warenbedarfs.
  • Bestellunterstützung: Automatische Generierung von Bestellvorschlägen, Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand, basierend auf historischen Verkaufsdaten.
  • Anfrage: Versenden von Anfragen an Lieferanten, Bewertung der eingehenden Angebote anhand von Preis und Lieferzeit.
  • Verkäufe: Klärung der Rahmenbedingungen und Auslösung der Bestellung, Generierung einer eindeutigen Bestellnummer.
  • Wareneingang: Erfassung der gelieferten Waren im System, Zuordnung zum Lagerbestand, Wareneingangskontrolle.
  • Rechnungsprüfung oder Reklamation: Überprüfung der Rechnungen, Erfassung von Reklamationen, automatische Weiterleitung an Lieferanten.

Diese grundlegenden Funktionen gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation im Bereich Warenwirtschaft zentralisiert ist und wichtige Daten transparent sowie in Echtzeit einsehbar sind. Im Detail lassen sich die Funktionen eines WaWi in folgende Abschnitte unterteilen:

 

 

 

 

Lagerverwaltung

Als Kernfunktion eines WWS bietet die Lagerverwaltung entscheidende Vorteile für die Optimierung der Warenflüsse:

  • Transparenz
  • Erfassung der Ware nach Stückzahl oder Gewicht
  • Variantenhinterlegung
  • Dokumentation des Lagerbestandes

Verkaufsprozess

Das WWS unterstützt den Verkaufsprozess im Einzelhandel durch klare Schritte, die sowohl im Business-to-Business (B2B) als auch im Business-to-Consumer (B2C) Modell Anwendung finden:

  • Anfrage und Angebotserstellung (B2B)
  • Bestellung und Auftrag der Produkte
  • Versandabwicklung und Warenausgang
  • Rechnungserstellung
  • Forderungsmanagement
  • Reklamation und Retouren

 Inventur:

  • Laufende Inventur
  • Stichtagsinventur
  • Jahresinventur

Integration von Kassensystemen

  • Schnittstellen oder integrierte Systeme
  • Echtzeit-Überprüfung von Lagerbeständen
  • Ganzheitliches Management
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Wie ist ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel aufgebaut?

Grundsätzlich lassen sich Warenwirtschaftssysteme mit Modulen individuell zusammenstellen. Diese Module sollten in jedem WaWi vorhanden sein:

  1. Stammdatenverwaltung

Die Basis eines jeden Warenwirtschaftssystems. Hier werden Lieferantendaten, Artikelinformationen, Lagerorte und Mitarbeiterdaten zentral verwaltet. Stammdaten bilden die Grundlage für alle folgenden Prozesse.

  1. Wareneingang

Dieses Modul ermöglicht die schnelle Erfassung von Waren im System. Es kann elektronische Lieferscheine verarbeiten und unterstützt eine effiziente Integration von Artikelinformationen, beispielsweise durch das Einlesen von CSV-Dateien.

  1. Lagerhaltung

Unverzichtbar, wenn mehrere Lagerorte verwaltet werden, denn die Lagerhaltung erlaubt das problemlose Umbuchen von Waren zwischen verschiedenen Lagerorten.

  1. Verkauf & Anbindung Kasse und Shopsystem

Dieser Baustein bildet die Schnittstelle zur Kasse und integriert nahtlos den Verkaufsprozess. Im Idealfall spiegelt jeder verkaufte Artikel unmittelbar eine Aktualisierung des Lagerbestands wieder. Ebenso erfolgt die Anbindung an E-Commerce-Plattformen wie Onlineshop oder Marktplätze.

  1. Retourenmodul

Retouren sind speziell für einen Warenwirtschaft Onlineshop relevant. Ein effizientes Retourensystem erleichtert die organisatorische Bewältigung von Retouren und trägt zur Zufriedenheit der Kunden bei.

  1. Inventur-Modul

Spätestens am Ende des Geschäftsjahres ist die Inventur unvermeidlich: Das Inventur-Modul ermöglicht eine effiziente Durchführung, da es die Erfassung der aktuellen Bestände unterstützt und mit den rechnerischen Beständen abgleicht.

  1. Statistik & Controlling

Ziel ist es, mithilfe eines Warenwirtschaftssystems sämtliche Prozesse zum Einkaufsverhalten durch Statistiken und Controlling rationaler zu gestalten. Helfen sollen dabei unter anderem Abverkaufsstatistiken, Lagerbestandslisten und Effizienzstatistiken.

  1. Schnittstellen zu Buchhaltung und CRM

Jedes Warenwirtschaftssystem benötigt eine Schnittstelle zur Buchhaltung. Dadurch werden zeitraubende Arbeiten im Rahmen der monatlichen Buchhaltung automatisiert. Ebenso ist eine Verbindung zum Customer Relationship Management (CRM) für eine professionelle Kundenverwaltung wichtig. Eine reibungslose Kommunikation zwischen diesen Systemen ermöglicht einen effizienten Datenfluss und trägt dazu bei, den gesamten Betriebsablauf zu optimieren.

Welche WWS Arten gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Warenwirtschaftssystemen für den Handel auf dem Markt. Welche Auswahl für Ihren Einzelhandel die richtige ist, hängt in erster Linie von den spezifischen Anforderungen und Größenordnungen Ihres Unternehmens ab. Hier sind einige bekannte Warenwirtschaftssystem Beispiele:

  • Lexware
  • SAP Business One
  • DATEV
  • Varial World
  • Microsoft Dynamics 365 Business Central
  • Sage
  • JTL-Wawi
  • Xentral

 

 

Bei der Auswahl des richtigen Systems kommt es vor allem darauf an, die Anforderungen des eigenen Unternehmens zu analysieren und dann die passende Warenwirtschaftslösung zu wählen. Aspekte wie Unternehmensgröße, Branche, Integration mit anderen Systemen und Budget spielen dabei eine entscheidende Rolle. Auf kostenlose Warenwirtschaftssysteme sollten Einzelhändler besser nicht zurückgreifen, da diese in der Regel nur beschränkte Funktionen und eine geringe Sicherheit aufweisen. Wir von ags unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zu einer automatisierten Warenwirtschaft.

 

 

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Für welche Unternehmen ist ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll?

Durch die Flexibilität von Warenwirtschaftssystemen lassen diese sich an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen anpassen und decken viele verschiedene Branchen ab. Neben dem stationären oder den E-Commerce Einzelhandel schließt das auch den Großhandel sowie produzierende Unternehmen mit ein. Selbst für Kleinunternehmen kann ein WaWi unter Umständen sinnvoll sein, allerdings sollten dort die Investitionskosten und der Nutzen gegeneinander abgewogen werden.

 

 

 

Unternehmen im Bereich Logistik und Lieferkette können Warenwirtschaftssysteme nutzen, um den reibungslosen Ablauf von Warenbewegungen, Lagerungen und Lieferungen zu gewährleisten. Auch im Dienstleistungssektor kann ein WWS nützlich sein, beispielsweise, um Ressourcen wie Büromaterialien oder technische Ausrüstung zu verfolgen und zu verwalten. Weiterhin findet das System Einsatz in Supermärkten, Lebensmittelgeschäften, Lebensmittelhandel, Frischdiensten, bei Lebensmittelherstellern und pharmazeutischen Unternehmen.

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Warenwirtschaftssystem Einzelhandel in der Cloud

Die Nutzung eines cloudbasierten Warenwirtschaftssystems im Einzelhandel hat eine Reihe Vorteile. So erfolgt die Datenspeicherung und -verarbeitung online, was den Zugriff von verschiedenen Standorten und Geräten ermöglicht, Stichwort „Home-Office“. Dies steigert die Flexibilität und Mobilität im Einzelhandel erheblich.

Mit einer cloudbasierten Warenwirtschaftslösung haben Einzelhändler aber vor allem die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Die zentrale Verwaltung von Daten in der Cloud ermöglicht Echtzeit-Updates: Lagerbestände, Verkaufsdaten und andere relevante Informationen sind jederzeit und von überall aus abrufbar. Ein weiterer Pluspunkt ist die erhöhte Sicherheit durch Cloud-Systeme, da Daten regelmäßig automatisch gesichert werden. Gleichzeitig ermöglichen Cloud-Lösungen eine kostengünstige Skalierbarkeit und werden vom Anbieter gewartet und upgedatet, was den Aufwand im Unternehmen deutlich reduziert. Cloudbasierte Systeme werden in der Regel gegen eine monatliche Gebühr vom Anbieter bezogen.

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WaWi: Aufgaben verteilen durch Nutzerverwaltung

Die effiziente Organisation von Aufgaben in der Warenwirtschaft ist sehr wichtig, da in der Regel verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Funktionen im Unternehmen übernehmen. Die Nutzerverwaltung in Warenwirtschaftssystemen ermöglicht es, klare Aufgabenbereiche zuzuweisen und den Zugriff entsprechend zu regeln. Jedem beteiligten Mitarbeiter kann dabei eine bestimmte Rolle zugeordnet sein, sei es in der Administration, Buchhaltung, im Backoffice, an der Kasse, im Management, im Marketing, im Vertrieb oder im Lager.

Diese Zuordnung erlaubt eine klare Definition von Verantwortlichkeiten sowie die lückenlose Nachverfolgung sämtlicher Aktionen im System. Durch die Nutzerverwaltung ist stets ersichtlich, wer welche Aufgabe initiiert oder bearbeitet hat, was die Transparenz und Verantwortlichkeit im Unternehmen stärkt. Zusätzlich zur Nutzerverwaltung bieten moderne Warenwirtschaftssysteme eine Aufgabenverwaltung: Durch diese Funktion können Aufgaben manuell oder automatisch erstellt und dann den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden.

Diese Kombination von Nutzer- und Aufgabenverwaltung fördert eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Diese Struktur fördert die Effizienz und hält darüber hinaus alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand.

Warenwirtschaftssystem Einzelhandel on-premise

Die „on-premise“-Variante einer Warenwirtschaft für Einzelhändler bezieht sich auf eine lokal installierte Softwarelösung. Im Gegensatz zur Cloud-basierten Option befindet sich die gesamte Warenwirtschaftssoftware auf den eigenen Servern des Einzelhändlers. On-premise-Warenwirtschaftssysteme bieten eine höhere Kontrolle über die Daten, da sie vollständig in den Händen des Unternehmens liegen. Dies kann besonders für Unternehmen relevant sein, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllen oder spezielle Datenschutzbestimmungen einhalten müssen.

Ein Vorteil von On-Premise-Lösungen ist auch die Unabhängigkeit von einer konstanten Internetverbindung, was in Bereichen mit unzuverlässiger Netzabdeckung von Vorteil sein kann. Allerdings erfordert diese Art der Warenwirtschaftssoftware auch eine stärkere Investition in lokale IT-Infrastruktur, Wartung und Aktualisierungen. Zudem bietet sie wenig Flexibilität hinsichtlich der Gerätenutzung. Was die Kosten angeht, erfordern On-Premise-Lösungen höhere Investitionen, da es sich um einen einmaligen Kauf der Software handelt.

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Optimieren Sie Ihre Warenwirtschaft mit ags und Microsoft Dynamics

Ein leistungsstarkes Warenwirtschaftssystem sorgt für nachhaltige und effiziente Lösung bei den Herausforderungen moderner Handelsunternehmen. Durch die nahtlose Integration verschiedener Module wie Stammdatenverwaltung, Lagerhaltung, Verkaufsanbindung und Statistik-Controlling bietet es Transparenz und Flexibilität, sich an unterschiedliche Unternehmensanforderungen anzupassen. Um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Einzelhandels zu steigern, ist ein modernes Warenwirtschaftssystem unverzichtbar – hier kommt das ERPSystem Microsoft Dynamics BC ins Spiel. Als Experte für Microsoft Dynamics 365 Business Central helfen wir bei ags Ihnen dabei, Ihre Prozesse in der Warenwirtschaft zu optimieren und Ihr Unternehmen in die digitale Zukunft zu führen.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hat ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel Nachteile?

Grundsätzlich haben Warenwirtschaftssysteme (WWS, WaWi) keine Nachteile, da sie dazu beitragen, Verkaufs- und Lagerprozesse sowie Bestellungen im Unternehmen effizienter zu gestalten und zu automatisieren. In der Regel sind Warenwirtschaftssysteme allerdings darauf spezialisiert, nur den Bereich der Warenwirtschaft abzudecken. Somit bieten sie keine ganzheitliche BusinessSoftware für die umfassende Steuerung des gesamten Unternehmens. Dies führt zu geringerer Flexibilität und kann zusätzliche Software nötig machen, beispielsweise eine umfassende ERPLösung.

Sind Warenwirtschaft und ERP dasselbe?

Die Warenwirtschaft (WaWi) und Enterprise Resource Planning (ERP) sind nicht identisch, aber stehen in einer Beziehung zueinander. Die Warenwirtschaft konzentriert sich speziell auf die Verwaltung von Waren und Beständen, einschließlich Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf. Sie ist ein Teilsystem innerhalb eines umfassenderen ERP-Systems. ERP wiederum integriert verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzmanagement, Personalwesen, Produktion und Vertrieb. Während die Warenwirtschaft einen spezifischen Bereich abdeckt, strebt ERP eine ganzheitliche Steuerung sämtlicher Ressourcen in einem Unternehmen an. In vielen ERPSystemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ist die Warenwirtschaft bereits als Modul enthalten.

Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel?

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

  • Funktionsumfang
  • Nutzeranzahl
  • Skalierbarkeit
  • Bereitstellungsmodell (On-premise oder Cloud) 
  • Individuelle Anpassungen

Welche Aufgaben übernimmt ein WaWi?

Ein Warenwirtschaftssystem erfasst viele Daten und übernimmt verschiedene zentrale Aufgaben. Es unterstützt den Einkaufsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung und bietet eine umfassende Lagerverwaltung, die Transparenz über Bestände und Lagerorte ermöglicht. Im Verkaufsprozess integriert es Kassen und Shopsysteme, verwaltet Verkäufe und erleichtert das Retourenmanagement. Das System unterstützt auch bei der Inventur, ermöglicht Statistik und Controlling mit Auswertungen zu Abverkauf, Lagerbeständen und Effizienzstatistiken. Zudem bietet es Schnittstellen zu Buchhaltung, CRM und anderen Systemen und unterstützt das Management in der Entscheidungsfindung.

 

 

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