Warenwirtschaftssystem Einzelhandel

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems im Einzelhandel

Ein Warenwirtschaftssystem ist für den Einzelhandel weit mehr als nur eine elektronische Lagerverwaltung; es strukturiert Abläufe, verkürzt die Prozesslaufzeiten und schafft reproduzierbare Vorgänge. Im Einkauf sticht ein WWS vor allem durch die elektronische Erfassung sowie beleglose Logistikprozesse hervor. In der Lagerhaltung gewährt es hingegen komplette Transparenz auf Artikelebene, Einblicke in Lagerorte, einfache Auswertungen und eine schnelle Scannerunterstützte Inventur. Auch im Verkauf bringt es einige Vorteile, so produziert das System artikelgenaue Kassenbons, automatische Rechnungen und minimiert das Risiko von Leerverkäufen.

Eines der wichtigsten Argumente für ein WWS ist allerdings, dass es durch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen eine deutliche Zeitersparnis mit sich bringt und somit langfristig auch die Kosten senkt.

Das sind die Vorteile im Überblick:

• Klar strukturierte Abläufe
• Kürzere Prozesslaufzeiten
• Einheitliche Datenpflege
• Echtzeit-Dokumentation des Warenflusses
• Sortimentsoptimierung
• Ersparnis von Zeit und Kosten

Bereichsspezifische Vorteile:

• Einkauf: Elektronische Warenerfassung, beleglose Logistikprozesse
• Lagerhaltung: Komplette Transparenz, Einblick in Lagerorte, einfache Auswertungen, schnelle Inventur durch Scanner
• Verkauf: Artikelgenaue Kassenbons, automatische Rechnungserstellung, geringes Risiko von Leerverkäufen
• Buchhaltung: Detaillierte Lagerauswertungen, Einblick in wichtige Lager-KPIs, einfaches Berichtswesen

Welche Funktionen hat ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel?

Die Nutzung eines Warenwirtschaftssystems im Einzelhandel optimiert den gesamten Einkaufsprozess und zeichnet sich vor allem durch diese sechs klaren Funktionen aus.

• Bedarfsermittlung: Das System unterstützt bei der quantitativen Ermittlung des Warenbedarfs.
• Bestellunterstützung: Automatische Generierung von Bestellvorschlägen, Benachrichtigungen bei niedrigem Bestand, basierend auf historischen Verkaufsdaten.
• Anfrage: Versenden von Anfragen an Lieferanten, Bewertung der eingehenden Angebote anhand von Preis und Lieferzeit.
• Verkäufe: Klärung der Rahmenbedingungen und Auslösung der Bestellung, Generierung einer eindeutigen Bestellnummer.
• Wareneingang: Erfassung der gelieferten Waren im System, Zuordnung zum Lagerbestand, Wareneingangskontrolle.
• Rechnungsprüfung oder Reklamation: Überprüfung der Rechnungen, Erfassung von Reklamationen, automatische Weiterleitung an Lieferanten.

Diese grundlegenden Funktionen gewährleisten, dass die gesamte Kommunikation im Bereich Warenwirtschaft zentralisiert ist und wichtige Daten transparent sowie in Echtzeit einsehbar sind. Im Detail lassen sich die Funktionen eines WaWi in folgende Abschnitte unterteilen:

Lagerverwaltung

Als Kernfunktion eines WWS bietet die Lagerverwaltung entscheidende Vorteile für die Optimierung der Warenflüsse:

• Transparenz
• Erfassung der Ware nach Stückzahl oder Gewicht
• Variantenhinterlegung
• Dokumentation des Lagerbestandes

Verkaufsprozess

Das WWS unterstützt den Verkaufsprozess im Einzelhandel durch klare Schritte, die sowohl im Business-to-Business (B2B) als auch im Business-to-Consumer (B2C) Modell Anwendung finden:

• Anfrage und Angebotserstellung (B2B)
• Bestellung und Auftrag der Produkte
• Versandabwicklung und Warenausgang
• Rechnungserstellung
• Forderungsmanagement
• Reklamation und Retouren

 Inventur:

• Laufende Inventur
• Stichtagsinventur
• Jahresinventur

Integration von Kassensystemen

• Schnittstellen oder integrierte Systeme
• Echtzeit-Überprüfung von Lagerbeständen
• Ganzheitliches Management

Welche WWS Arten gibt es?

Es gibt eine Vielzahl von Warenwirtschaftssystemen für den Handel auf dem Markt. Welche Auswahl für Ihren Einzelhandel die richtige ist, hängt in erster Linie von den spezifischen Anforderungen und Größenordnungen Ihres Unternehmens ab. Hier sind einige bekannte Warenwirtschaftssystem Beispiele:

• Lexware
• SAP Business One
• DATEV
• Varial World
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Sage
• JTL-Wawi
• Xentral

Bei der Auswahl des richtigen Systems kommt es vor allem darauf an, die Anforderungen des eigenen Unternehmens zu analysieren und dann die passende Warenwirtschaftslösung zu wählen. Aspekte wie Unternehmensgröße, Branche, Integration mit anderen Systemen und Budget spielen dabei eine entscheidende Rolle. Auf kostenlose Warenwirtschaftssysteme sollten Einzelhändler besser nicht zurückgreifen, da diese in der Regel nur beschränkte Funktionen und eine geringe Sicherheit aufweisen. Wir von ags unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg zu einer automatisierten Warenwirtschaft.

Für welche Unternehmen ist ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll?

Durch die Flexibilität von Warenwirtschaftssystemen lassen diese sich an die spezifischen Anforderungen von Unternehmen anpassen und decken viele verschiedene Branchen ab. Neben dem stationären oder den E-Commerce Einzelhandel schließt das auch den Großhandel sowie produzierende Unternehmen mit ein. Selbst für Kleinunternehmen kann ein WaWi unter Umständen sinnvoll sein, allerdings sollten dort die Investitionskosten und der Nutzen gegeneinander abgewogen werden.

Unternehmen im Bereich Logistik und Lieferkette können Warenwirtschaftssysteme nutzen, um den reibungslosen Ablauf von Warenbewegungen, Lagerungen und Lieferungen zu gewährleisten. Auch im Dienstleistungssektor kann ein WWS nützlich sein, beispielsweise, um Ressourcen wie Büromaterialien oder technische Ausrüstung zu verfolgen und zu verwalten. Weiterhin findet das System Einsatz in Supermärkten, Lebensmittelgeschäften, Lebensmittelhandel, Frischdiensten, bei Lebensmittelherstellern und pharmazeutischen Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Hat ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel Nachteile?

Grundsätzlich haben Warenwirtschaftssysteme (WWS, WaWi) keine Nachteile, da sie dazu beitragen, Verkaufs- und Lagerprozesse sowie Bestellungen im Unternehmen effizienter zu gestalten und zu automatisieren. In der Regel sind Warenwirtschaftssysteme allerdings darauf spezialisiert, nur den Bereich der Warenwirtschaft abzudecken. Somit bieten sie keine ganzheitliche Business–Software für die umfassende Steuerung des gesamten Unternehmens. Dies führt zu geringerer Flexibilität und kann zusätzliche Software nötig machen, beispielsweise eine umfassende ERP–Lösung.

Sind Warenwirtschaft und ERP dasselbe?

Die Warenwirtschaft (WaWi) und Enterprise Resource Planning (ERP) sind nicht identisch, aber stehen in einer Beziehung zueinander. Die Warenwirtschaft konzentriert sich speziell auf die Verwaltung von Waren und Beständen, einschließlich Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf. Sie ist ein Teilsystem innerhalb eines umfassenderen ERP-Systems. ERP wiederum integriert verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzmanagement, Personalwesen, Produktion und Vertrieb. Während die Warenwirtschaft einen spezifischen Bereich abdeckt, strebt ERP eine ganzheitliche Steuerung sämtlicher Ressourcen in einem Unternehmen an. In vielen ERP–Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central ist die Warenwirtschaft bereits als Modul enthalten.

Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel?

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem im Einzelhandel können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter:

• Funktionsumfang
• Nutzeranzahl
• Skalierbarkeit
• Bereitstellungsmodell (On-premise oder Cloud) 
• Individuelle Anpassungen

Welche Aufgaben übernimmt ein WaWi?

Ein Warenwirtschaftssystem erfasst viele Daten und übernimmt verschiedene zentrale Aufgaben. Es unterstützt den Einkaufsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung und bietet eine umfassende Lagerverwaltung, die Transparenz über Bestände und Lagerorte ermöglicht. Im Verkaufsprozess integriert es Kassen und Shopsysteme, verwaltet Verkäufe und erleichtert das Retourenmanagement. Das System unterstützt auch bei der Inventur, ermöglicht Statistik und Controlling mit Auswertungen zu Abverkauf, Lagerbeständen und Effizienzstatistiken. Zudem bietet es Schnittstellen zu Buchhaltung, CRM und anderen Systemen und unterstützt das Management in der Entscheidungsfindung.