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Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist eine Softwarelösung zur Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen im Bereich des Handels und der Warenwirtschaft. Das System unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Warenbeständen, der Planung und Steuerung von Einkauf und Verkauf, der Abwicklung von Aufträgen sowie bei der Buchhaltung und der Erfassung von Daten.

Das Warenwirtschaftssystem ist in der Regel eng mit anderen Systemen wie dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) oder dem Kassensystem verknüpft und ermöglicht eine nahtlose Integration von Geschäftsprozessen. Die meisten WWS bieten auch Funktionen wie Lagerverwaltung, Bestellwesen, Lieferantenmanagement, Kundenmanagement, Rechnungsstellung und Reporting.

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems liegen in einer verbesserten Effizienz und Effektivität bei der Verwaltung von Warenbeständen und Geschäftsprozessen, einer höheren Transparenz der Geschäftsvorgänge sowie einer besseren Informationsbasis für Entscheidungen.

Warenwirtschaftssysteme für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) helfen dabei, die Wettbewerbsfähigkeit eines Betriebs langfristig zu erhalten. Mit der Softwarelösung ist es möglich, alle betrieblichen Funktionen rund um Warenwirtschaft und Bestandsmanagement zu verwalten und zu überwachen. Dadurch können Kleinunternehmen schneller und flexibler agieren sowie Fehler minimieren.

Erfahren Sie hier alles zu den Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems und welche Vorteile das Softwareprodukt kleinen und mittelständischen Betrieben bietet.

Einfache Bestandsverwaltung dank Warenwirtschaftssystem

Bei einem Warenwirtschaftssystem, auch WWS oder WaWi genannt, handelt es sich um eine Software für die Bestandsverwaltung von Betrieben mit Handels- und Produktionsschwerpunkt. Dazu zählen beispielsweise Unternehmen, die im Onlinehandel tätig sind. Eine zentrale Aufgabe des Warenwirtschaftssystems ist die Steuerung und Abbildung von Prozessen rund um Logistik, Einkauf, Lagerung, Verkauf, Abrechnung und Materialplanung.

Im Einzelnen umfasst das Warenwirtschaftssystem unter anderem Funktionen wie Beschaffung, Inventur und Abwicklung von Retouren. Lagerbestände sowie Zu- und Abgänge können in dem System ebenfalls erfasst werden. Mit einem WWS ist es zudem möglich, automatisierte Bestellungen anzulegen und Berichte zu erstellen.

Ein Warenwirtschaftssystem kann in die ERP Software eines Unternehmens integriert werden und bietet einen vollständigen Überblick über das Inventar. Oft ist auch die Lagerverwaltungssoftware in die Warenwirtschaft integriert, wodurch sich umfassendere Handlungsoptionen erschließen.

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Das spricht für ein WWS für Kleinunternehmen

Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems ist es für ein kleines Unternehmen leichter, immer ausreichend Produkte auf Lager zu haben und schnell auf Kundennachfragen zu reagieren. Durch eine passgenaue Bedarfssteuerung werden Lagerkosten und Risiken minimiert. Darüber hinaus helfen professionelle Warenwirtschaftssysteme bei der Automatisierung und Optimierung von Warenbewegungs-Prozessen. Mit dem System können stark und schwach nachgefragte Artikel schnell identifiziert werden, wodurch sich Entscheidungen faktenbasierter treffen lassen. Das System lässt sich sowohl online in der Cloud verwenden als auch lokal installieren.

 

Das bieten Warenwirtschaftssysteme Kleinunternehmen:

  • Effizienzsteigerung
  • Verbesserte Prozessqualität durch Automatisierung
  • Höhere Kundenzufriedenheit dank kurzer Lieferzeiten
  • Berichte in Echtzeit
  • Integration in ERP Software
  • Schnelle Auftragsabwicklung
  • Überblick über Warenbestand
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Diese 5 Hauptfunktionen besitzt ein WWS

Grundsätzlich ist ein Warenwirtschaftssystem für kleine Unternehmen mit diesen fünf Hauptfunktionen ausgestattet:

Einkauf: Bei dieser Funktion geht es darum, den Bedarf zu ermitteln sowie die Bestellung zu regulieren. Anhand von Verkaufsdaten und Lagerbeständen ist es möglich, Bestellungen automatisch auszulösen.

Verkauf: Über das Warenwirtschaftssystem können Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden. Daten zu Kunden und Außendienst werden erfasst.

 

 

 

Wareneingang: Lieferscheine, Rechnungskontrolle, Wareneinlagerung sowie die Erfassung von geplanten und ungeplanten Wareneingängen – das WWS bietet viele Tools rund um die Warenbeschaffung.

Warenausgang: Im WaWi werden alle Warenausgänge dokumentiert.

Lagerwirtschaft: Mithilfe des Warenwirtschaftssystems ist es möglich, die unternehmensinterne Bestandsführung zu überwachen, zu optimieren und zu automatisieren.

 

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Nützliche Zusatzfunktionen für kleine Unternehmen

Neben den Hauptfunktionen variieren die weiteren Funktionen je nach System und Anbieter. Einige Softwarelösungen enthalten beispielsweise ein Kundenportal oder die Verfolgung von Lieferanten. Warenwirtschaftssysteme für kleine Unternehmen sind in der Regel einfach zu bedienen und bieten bei der Funktionsauswahl viel Flexibilität, sodass es möglich ist, das System auf die jeweilige Branche und Ihre individuellen Bedürfnisse zuzuschneiden. Vor Auswahl eines WWS sollten Sie alle Eigenschaften der Software genau in Augenschein nehmen. Nur so können Sie eine Lösung finden, die genau zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Meistens im WWS enthaltene Funktionen:

  • Logistik
  • CRM
  • Seriennummern und Chargen
  • Produktion
  • Kassensoftware

 

 

 

Um die Betriebsprozesse noch sinnvoller und effizienter steuern zu können, ist es möglich, das Warenwirtschaftssystem in andere Unternehmens-Software zu integrieren. Mögliche sinnvolle Anbindungen sind:

  • Finanzbuchhaltung
  • Mobile Funktion und mobile Anbindungen
  • Shopsysteme
  • Onlinebanking und Zahlungsdienstleister
  • Anlagenbuchhaltung
  • Kostenrechnung
  • Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme

 

 

 

 

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Vorteile von WWS für kleine und mittlere Betriebe

Allgemein gesagt sorgt ein Warenwirtschaftssystem dafür, Betriebsabläufe effizienter zu gestalten und Prozesse nachhaltig zu beschleunigen. Außerdem unterstützt ein WWS Sie aktiv im Geschäftsalltag, beispielsweise bei der Preiskalkulation oder der Rechnungslegung. Darüber hinaus lassen sich unternehmerische Prozesse transparenter gestalten und somit fundiertere Entscheidungen treffen.

Die Softwarelösung kann auch dazu beitragen, Kundenbeziehungen langfristig zu verbessern, da sich optimierte Lieferketten und ein verbesserter Handel positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirken.

 

Vorteile WWS auf einen Blick

  • Effizienzsteigerung im Unternehmen
  • Optimierter Kundendienst
  • Aufdecken von Kosteneinsparpotenzialen entlang der Lieferketten
  • Umsatzsteigerung
  • Individuell anpassbare Software
  • Verbesserte Prozesse

 

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