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ERP-Software Dienstleistungsunternehmen und Handelsunternehmen: Projektsteuerung und Projektcontrolling
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Projektsteuerung und Projektcontrolling sind zentrale Erfolgsfaktoren für jedes Unternehmen, das sich mit komplexen Projekten auseinandersetzt – auch im Besonderen bei Dienstleistungen im B2B-Bereich. Diese Unternehmen benötigen ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System mit einer leistungsstarken Lösung zur Projektsteuerung, die sich nahtlos in andere ERP-Module wie Debitoren, Einkauf, Lager und Finanzbuchhaltung integriert. Der Nutzen dieser umfassenden Softwarelösung liegt nicht nur in der Verwaltung von Projekten, sondern auch in der Erfassung, Analyse und Auswertung von Daten über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.
Projektcontrolling als Teil des ERP-Systems
Projektcontrolling ist ein wesentliches Element des Projektmanagements und bezieht sich auf die Überwachung und Steuerung von Projektkosten, -erlösen und -fortschritten. Als Teilfunktion eines ERP-Systems sorgt Projektcontrolling dafür, dass Projekte finanziell im Rahmen bleiben, Budgets eingehalten werden und Ressourcen optimal genutzt werden. In einem leistungsfähigen ERP-System wird das Projektcontrolling meist über integriertes Modul abgebildet, welches alle relevanten Informationen zentral verwaltet und durch eine tiefe Integration mit den Finanz- und Logistikprozessen des Unternehmens für Transparenz sorgt.
Verwaltung und Unterteilung von Projekten
Die Verwaltung eines Projekts beginnt, in dem grundlegende Informationen wie Projektname, Kunde, Projektleiter und das Start- sowie Enddatum im ERP-System erfasst werden. Dies bildet die organisatorische Grundlage für die weiterführende Projektplanung.
Ein mittelständisches Handels- und Dienstleistungsunternehmen im B2B-Bereich, das sowohl Beratung als auch Produkte anbietet, kann beispielsweise ein Projekt für die Implementierung eines neuen Systems bei einem Kunden anlegen. Innerhalb des Projekts werden dann einzelne Projektaufgaben definiert, die die Arbeitsschritte und Aufgabenpakete widerspiegeln, die zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts erforderlich sind – von der Beratung über die Lieferung bis zur finalen Abnahme.
Die Aufgaben selbst werden in detaillierte Angaben über Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, Maschinen), Materialien und Dienstleistungen unterteilt. Hier können auch Pauschalen für bestimmte Leistungen definiert oder aber spezifische Materialverbräuche und Stunden erfasst werden. Jede dieser Angaben bildet einen entscheidenden Bestandteil des Projektplans und wird später für die Überwachung von Kosten und Erlösen relevant.
Kosten- und Erlösverwaltung: Von Planwerten zum tatsächlichen Projektverlauf
Ein zentraler Aspekt der Projektsteuerung ist die Verwaltung der Kostenseite (Einstandsbeträge) und der Erlösseite (fakturierbare Verkaufsbeträge). Das Unternehmen kann zunächst Planwerte als Budget für jedes Projekt und jede Projektaufgabe festlegen. Diese umfassen sowohl die geschätzten Kosten für Material, Dienstleistungen und interne Ressourcen als auch die erwarteten Erlöse, die durch die Abrechnung beim Kunden erzielt werden.
Während des Projektverlaufs können diese Planwerte kontinuierlich mit den tatsächlich anfallenden Kosten und Erlösen verglichen werden. Beispielsweise könnte das Unternehmen Materialkosten erfassen, indem es den Verbrauch von Lagerartikeln auf bestimmte Projektaufgaben bucht. Materialverbräuche können direkt über Artikelnummern aus dem Lagermodul des ERP-Systems gebucht werden, was eine enge Verzahnung zwischen Projektsteuerung und Lagerverwaltung sicherstellt.
Erlöse werden schrittweise erfasst, sobald Projektleistungen erbracht und beim Kunden abgerechnet werden. Dies kann auf Basis des tatsächlichen Fortschritts erfolgen, indem etwa bereits geleistete Stunden oder verbrauchte Materialien abgerechnet werden, oder durch Pauschalbeträge, die nach Erreichen bestimmter Meilensteine in Rechnung gestellt werden. Die flexible Abrechnungsmethode ermöglicht es dem Unternehmen, entweder nach Aufwand oder nach vereinbarten Pauschalen abzurechnen.
Mobile Leistungserfassung und Fortschrittsüberwachung
Ein besonderer Vorteil ist die mobile Leistungserfassung, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre geleisteten Stunden und den Materialverbrauch direkt vor Ort – beispielsweise bei Kundenbesuchen – zu erfassen. Über den Webbrowser oder Apps auf Smartphones und Tablets können sie auf das Cloud ERP-System und die zugewiesenen Projekte und Aufgaben zugreifen und die erbrachten Leistungen eintragen.
Dieser Ansatz ist für ein mittelständisches Unternehmen besonders wertvoll, da der Projektfortschritt aktualisiert wird. So haben die Projektleitung und das Controlling stets einen aktuellen Überblick über den Status jedes Projekts. Vor der endgültigen Freigabe der erfassten Leistungen stellt die Software Workflows und Genehmigungsprozesse bereit. Projektleiter können die gemeldeten Stunden und Materialverbräuche überprüfen und genehmigen, bevor sie in die Abrechnung einfließen.
Integration mit Lager, Einkauf und Materialwirtschaft des ERP-Systems
Ein weiterer Vorteil einer Projektsteuerungssoftware im ERP-System ist die tiefe Integration mit anderen ERP-Modulen, insbesondere dem Lagermodul und dem Einkaufsmodul. Materialverbräuche können direkt aus dem Lagerbestand gebucht werden. Dies sorgt für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit der genutzten Materialien und verhindert Doppelbuchungen oder Bestandsabweichungen.
Für die Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen von Lieferanten kann das Unternehmen Bestellungen direkt im Zusammenhang mit dem jeweiligen Projekt und den spezifischen Projektaufgaben erstellen. Diese Bestellungen werden dann bei Eintreffen der Ware als Projektverbrauch gebucht, was die Nachvollziehbarkeit der Kosten erhöht. Einkaufsrechnungen können somit direkt für das Projekt oder bestimmte Projektaufgaben zugeordnet werden, was die Effizienz in der Materialbeschaffung und -verwaltung erhöht.
Reporting und Projektanalyse: Budget, Kosten und Erlöse im Überblick
Die Projektkarte im ERP-System dient als zentrale Anlaufstelle für das Reporting und die Projektanalyse. Hier werden die budgetierten Kosten und Erlöse den fakturierbaren und bereits fakturierten Beträgen gegenübergestellt. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, den Finanzstatus eines Projekts in Echtzeit zu überwachen und potenzielle Kostenüberschreitungen frühzeitig zu identifizieren.
Darüber hinaus können die noch offenen Posten und die für den Restverlauf des Projekts geplanten Beträge erfasst und analysiert werden. Diese Transparenz hilft nicht nur der Projektleitung, sondern auch der Geschäftsführung und dem Controlling, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Erfolg des Projekts sicherzustellen.
Zusammenspiel mit Finanzbuchhaltung und Controlling
Eine enge Verzahnung zwischen dem Projektmodul und der Finanzbuchhaltung stellt sicher, dass alle Projektkosten und -erlöse in der Finanzberichterstattung korrekt erfasst werden. Noch nicht abgerechnete Leistungen können zum Periodenabschluss als Work in Progress bilanziert werden, was eine präzise Darstellung des Unternehmensergebnisses ermöglicht.
Darüber hinaus sollte das ERP-System die Möglichkeit bieten, alle Leistungen und Verbräuche nicht nur auf Debitoren und Konten, sondern auch auf Kostenstellen und Kostenträger zu verbuchen. Dies ermöglicht eine detaillierte Kosten- und Leistungsrechnung, die besonders für Unternehmen, die eine klare Trennung von Projekten und internen Kostenstellen benötigen, von Vorteil ist.
Empfehlungen zur organisatorischen Integration der Projektsteuerung
Auf Basis der beschriebenen Funktionen und Vorteile ergeben sich klare Empfehlungen für die organisatorische Integration der Projektsteuerung im ERP-System:
Integration von Projekten und Materialwirtschaft: Durch die enge Verzahnung von Projekten, Lager und Einkauf können Materialverbräuche effizient erfasst und die Beschaffung optimiert werden. Dies führt zu einer Reduzierung von Fehlern und einer höheren Kostentransparenz.
Mobile Leistungserfassung und Fortschrittsüberwachung: Die Einführung mobiler Lösungen zur Leistungserfassung sollte in die Unternehmensstrategie integriert werden, um eine zeitnahe und genaue Erfassung von Leistungen und Verbräuchen sicherzustellen. Dies trägt maßgeblich zur Effizienzsteigerung bei.
Transparente Projektanalyse: Durch regelmäßige Berichte und Analysen auf Basis der Projektkarte erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über den Status ihrer Projekte und können frühzeitig auf Abweichungen reagieren.
Verzahnung von Projektsteuerung und Controlling: Die enge Anbindung an das Finanzwesen ermöglicht eine exakte Zuordnung der Projektkosten und -erlöse und sollte in die unternehmensweite Controlling-Strategie integriert werden.