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Da die Geschäftswelt von ständig wandelnden Rahmenbedingungen und steigenden Anforderungen geprägt ist, ist die effektive Steuerung von Produktions-, Logistik- und Vertriebsprozessen für Unternehmen unerlässlich. Eine zentrale Komponente dabei ist die Chargenrückverfolgung. Diese sichert Qualitätsstandards und trägt zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei. Die Chargenrückverfolgung ermöglicht es Unternehmen, jederzeit transparent und rechtssicher nachzuvollziehen, wo und wie Produkte verarbeitet oder bewegt wurden. 

In unserem aktuellen Beitrag erfahren Sie, weshalb die Rückverfolgbarkeit von Chargen in bestimmten Branchen unabdingbar ist und wie sie zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen kann.

 

Chargenrückverfolgung: Definition und Nutzen

Die Chargenrückverfolgung (englisch: Batch Tracking) ist ein Prozess, durch den Produkte oder Chargen bis zu ihrem Ursprung – seien es Hersteller oder Lieferanten, spezifische Inhaltsstoffe oder besondere Produktmerkmalelückenlos zurückverfolgt werden können. Bekannt ist dieser Prozess auch als Herkunftskennzeichnung. Eine solche Rückverfolgung dient dazu, Fehler während der Produktion sowie Qualitätsmängel zu identifizieren und zu beheben. Die gezielte Anwendung der Chargenrückverfolgung deckt somit Schwachstellen auf und offenbart auch Optimierungspotenziale, die zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse genutzt werden können. 

Für Hersteller ist die Rückverfolgung von Chargen von besonderer Bedeutung, da sie es möglich macht, im Falle von Mängeln gezielte Rückrufaktionen für bestimmte Produkte einzuleiten. Aus diesem Grund spielt die Chargenrückverfolgung eine zentrale Rolle in Branchen wie der Lebensmittelwirtschaft und Pharmaindustrie sowie im Maschinenbau. In der Praxis werden Chargen häufig mit eindeutigen Identifikationsmerkmalen wie Chargennummern versehen, um ihre lückenlose Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

 

Was ist eine Charge?

Eine „Charge“ ist eine Menge eines Produkts, die in einem einheitlichen Vorgang hergestellt oder verarbeitet wird. Der Begriff stammt aus dem Französischen und bedeutet wörtlich „aufladen“ oder „beladen“. In der Logistik gewinnt die Charge vor allem in den Bereichen Fertigung, Lagerhaltung und Rückverfolgung an Bedeutung. Ein konkretes Beispiel für eine Charge sind Medikamente, die in einem einheitlichen Prozess hergestellt wurden. In Branchen wie der Arzneimittelwirtschaft und anderen, beispielsweise der Lebensmittelindustrie, ist die gesetzliche Rückverfolgbarkeit von einzelnen Chargen vorgeschrieben, um bei Problemen mit einer Charge alle betroffenen Artikel anhand der Chargennummer leicht zu identifizieren, aus dem Verkehr zu ziehen und Informationen über mangelhafte Produkte effektiv an die Käufer weiterzugeben.

Chargenrückverfolgung im Überblick: Upstream-Tracing und Downstream-Tracing

Upstream-Tracing: Vom Verbraucher zum Erzeuger

Beim Upstream-Tracing liegt der Fokus darauf, ein Produkt oder einige bestimmte Betriebsstoffe vom Verbraucher bis zum Erzeuger zurückzuverfolgen. Das Hauptziel besteht darin, Probleme mit einem Produkt und deren Ursachen schnell zu identifizieren. Verbraucher werden dadurch vor potenziellen Schäden geschützt und erhalten gleichzeitig detaillierte Informationen über das Produkt.

 

Downstream-Tracing: Die Lieferkette im Blick

Das Downstream-Tracing bezieht sich auf die Kennzeichnung von Chargen oder Einzelprodukten, um die Produkte über die gesamte Lieferkette hinweg zu verfolgen. Dies ist besonders relevant für Produkte wie Haushalts- und Elektrogeräte, Autos und Softwareprogramme, die mit Herstellergarantien verbunden sind. Im Falle von Qualitätsmängeln können Hersteller Produkte gezielt zurückrufen und somit Schäden verhindern.

 

Kennzeichnung durch Chargennummer

Die Chargennummer, auch als Losnummer, Seriennummer, Batchnummer oder Lotnummer bekannt, ist bei der Chargenrückverfolgung zentral. Diese Nummern sind immer einer bestimmten Produktionscharge zugeordnet und erlauben somit eine eindeutige Identifizierung. Oft auf der Verpackung vermerkt, werden sie in Warenwirtschaftssystemen, auch als „Tracking- und TracingSysteme“ verwaltet. Eine Charge repräsentiert Produktionseinheiten, die unter denselben Bedingungen erzeugt wurden, und bildet somit die Basis für eine präzise Rückverfolgung.

Weshalb ist die Chargenrückverfolgung für Unternehmen wichtig?

Die Chargenrückverfolgung ist für Unternehmen deshalb wichtig, da sie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit von Produktionschargen ermöglicht. Vor allem in Branchen wie Lebensmittel, Pharmazie und Kosmetik, in denen es auf die Qualität und Sicherheit der Produkte ankommt, ist eine transparente Rückverfolgbarkeit essenziell. Die Tatsache, dass eine Charge von der Rohstoffbeschaffung bis zur Auslieferung verfolgt werden kann, ermöglicht bei Rückrufen oder Qualitätsproblemen schnelles Handeln, sodass potenziell schädliche Produkte umgehend aus dem Verkehr gezogen werden können. Darüber hinaus bietet die Chargenverwaltung die Möglichkeit, die Produktions- und Lieferkette zu optimieren. Durch die genaue Überwachung von Chargen können Engpässe, Verzögerungen und Fehlerquellen identifiziert und behoben werden, was zur Steigerung von Effizienz, Kostenkontrolle und Kundenzufriedenheit beiträgt.

Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Qualitätsstandards ist ein weiterer wichtiger Aspekt für produzierende Unternehmen: In vielen Branchen sind Unternehmen dazu verpflichtet, eine detaillierte Nachverfolgung ihrer Produkte zu gewährleisten und bestimmte Dokumentationsanforderungen zu erfüllen. Eine effiziente Chargenverwaltung erleichtert die Erfüllung dieser Anforderungen und trägt dazu bei, die Einhaltung von Produktions- und Sicherheitsvorschriften sicherzustellen. Moderne Technologien und Automatisierung können dabei helfen, diesen Prozess zu optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit sowie den Ruf eines Unternehmens zu stärken.

 

Wann gilt die Chargenpflicht?

Die Chargenpflicht in der Lebensmittelindustrie gilt gemäß der EG-Verordnung Nr. 178/2002, Artikel 18. Diese gesetzliche Grundlage legt fest, dass jedes Unternehmen in der Lebensmittelindustrie dafür verantwortlich ist, die Rückverfolgbarkeit seiner Lebensmittel sicherzustellen. Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen nachweisen müssen, woher ihre Lebensmittel und Rohstoffe stammen und an wen sie weitergegeben werden. Diese Informationen müssen gemäß Artikel 18 auf Aufforderung den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden. Seit dem 1. September 2022 müssen diese Angaben innerhalb von 24 Stunden bereitgestellt werden. Neben den eigentlichen Lebensmitteln betrifft dies auch Materialien und Gegenstände, die mit den Lebensmitteln in direkten Kontakt kommen. 

Wo wird die Rückverfolgung für Produkte angewendet?

Die Anwendung der Chargenrückverfolgung erstreckt sich über verschiedene Branchen, wobei sie in Bereichen mit hohen Gesundheits-, Qualitäts- und Sicherheitsstandards besonders relevant ist. Die ISO 9001 dient häufig als Grundlage für die Implementierung dieser Rückverfolgung und ist vor allem in diesen Sektoren wichtig:

  • Lebensmittelindustrie
  • Arzneimittelindustrie und Medizintechnik
  • Kosmetikindustrie
  • Chemieindustrie
  • Automobilbranche
  • Bahn- und Flugzeugbau

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Chargenrückverfolgung: Welche Vorteile hat sie für Unternehmen?

Die Einführung einer effizienten Chargenrückverfolgung bringt vielfältige Vorteile für Unternehmen mit sich, die sich in verschiedenen Geschäftsbereichen positiv auswirken. Zu den positiven Auswirkungen gehören:

  • Mehr wirtschaftliche Effizienz durch Vermeidung von Auslieferungsstopps
  • Rechtssicheres Qualitätsmanagement
  • Langfristige Steigerung der Produktsicherheit
  • Mehr Transparenz für Kunden
  • Vereinfachte Abläufe durch ERPSystem kombiniert mit Chargenrückverfolgung
  • Reibungslose Prozesse für mehr Kundenzufriedenheit
  • Optimierte Produktions- und Lieferkette
  • Risikominderung und seltener Qualitätsmangel

Effiziente Chargenrückverfolgung mit ERP-Systemen: Fehlerfrei und transparent

Die manuelle Chargenrückverfolgung birgt Herausforderungen und Fehlerpotenzial. Aus diesem Grund setzen die meisten Unternehmen auf Software für die Warenwirtschaft, die eine integrierte Chargenrückverfolgung beinhaltet. Eingebettet in ERPSysteme wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 BC, erfüllt die Chargenverfolgung einige zentrale Funktionen: Sie erfasst jede Charge im Wareneingang, berücksichtigt sie im Laufe der Prozesse bis hin zum Warenausgang, bietet eine umfassende Übersicht über alle Chargen im Unternehmen und gewährleistet eine vollständige Rückverfolgbarkeit

Die ERPSysteme agieren dabei als zentrale Datenbank, in der alle Informationen unter der jeweiligen Chargennummer zusammengefasst werden. Damit können Nutzer mühelos auf alle relevanten Informationen zugreifen, von der automatischen Generierung von Chargen bis zur Erfassung im gesamten Produktionsprozess, unterstützt durch Barcode-Tracking mittels mobiler Endgeräte. Dieser integrierte Ansatz bildet die Grundlage für eine fehlerfreie und transparente Chargenrückverfolgung.

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Fazit

Als entscheidende Komponente für Unternehmen hilft die Chargenrückverfolgung bei der präzisen und transparenten Nachverfolgung von Produkten, beginnend bei der Herstellung bis zur Auslieferung. Die Rückverfolgung geht über eine schlichte Identifikation von Fehlern hinaus; sie gibt Einblicke in Optimierungspotenziale und fördert kontinuierliche Verbesserungen in den Produktions- und Lieferketten. Besonders in hochregulierten Branchen wie Lebensmittel, Pharmazie und Kosmetik ist die Rückverfolgbarkeit von Chargen gesetzlich vorgeschrieben.

Die klare Identifikation von Chargen durch eindeutige Nummern ist dabei grundlegend, denn diese Nummern ermöglichen eine lückenlose Zuordnung und Identifikation im Fall von Rückrufen oder Qualitätsproblemen. In ein ERPSystem integriert, minimiert die Chargenrückverfolgung Fehlerpotenziale und erleichtert eine fehlerfreie sowie transparente Verfolgung. Mit dem ERPSystem Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud oder On-Premise helfen wir von ags Ihnen dabei, Ihre Produktions- und Lieferprozesse zu optimieren und für langfristige Zufriedenheit Ihrer Kunden zu sorgen – wir sind Ihr Partner für Business-Lösungen mit Zukunft.

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